Case: Airbus

Plan voor succes

Met een zorgvuldige voorbereiding en een duidelijke visie zijn fantastische interieuroplossingen mogelijk. Dat bewees Airbus met het ontwerp van 18.000 m² nieuwe werkruimte in vier gebouwen buiten Madrid. De wens om doeltreffender te werken met een betere ergonomie en meer comfort op de werkplek benadrukte het belang van het verzamelen en optimaal benutten van gegevens.

Airbus is een pionier in de lucht- en ruimtevaartsector, met een rijke geschiedenis in het ontwerpen, produceren en leveren van toonaangevende commerciële vliegtuigen van alle types. Met al een groot Europees knooppunt in Spanje was het bedrijf op zoek naar een bijkomende vestiging in Getafe, net buiten Madrid, een project waarbij vier nieuwe gebouwen werden gebouwd.

Naast de eigenlijke bouw van de nieuwe site engageerde Airbus zich ook om een nieuwe manier van werken in te voeren die de efficiëntie zou verbeteren en een reorganisatie van het personeel en de afdelingen mogelijk zou maken. Daarvoor stond een fundamentele hertekening van de inrichting en het ontwerp op de planning.

Nieuwe manieren van denken

Met het oog op een interne kickstart van het project lanceerde Airbus in 2019 het initiatief 'Werkplek van de toekomst'. Het doel was om een gemeenschappelijke visie voor het project vast te stellen en alle partijen intern op elkaar af te stemmen. In het kader van dit werk werden verschillende bedrijven uitgenodigd voor een leveranciersconferentie, waarbij de opdracht was om Airbus uit te dagen en nieuwe denkwijzen voor te stellen die de bredere ambities van het bedrijf voor het project zouden kunnen ondersteunen. Kinnarps heeft meegedacht over de werkplek van de toekomst en hoe die kan worden ontworpen. Daarnaast presenteerde het zijn werkplekanalyse Next Office®, waarmee kennis en gegevens kunnen worden vergaard om geslaagde werkplekken te creëren.

Met zijn duidelijke proces en slimme tools paste de analytische aanpak van Kinnarps perfect bij de ambities van Airbus en werd de analyse uitgevoerd.

"We zijn dit avontuur gestart voordat COVID-19 in ons leven kwam. We spraken over nieuwe manieren van werken, digitalisering en telewerken bijna als sciencefiction, tot die manier van werken tijdens de pandemie de dagelijkse realiteit werd. Dat heeft ons ongetwijfeld veel geholpen bij het nieuwe concept van de kantoren, de mentaliteitsverandering en de aanpassing van de teams aan het ontwerp op basis van de werkzaamheden die we uitvoeren met alle collega's die in onze nieuwe gebouwen werken. We hadden geanticipeerd op een toekomst waarvan we niet wisten dat die voor de deur stond. De nieuwe meubels, de nieuwe ruimtes om activiteiten te ontwikkelen, de samenwerkings- en concentratieruimtes werden zeer goed ontvangen en onze medewerkers hebben zich zeer snel aangepast aan hun gebruik. De werkplek gebaseerd op de werking van de teams is zonder twijfel een methodiek die niet meer weg te denken is. We hebben trouwens steeds meer vragen naar informatie en mensen die eraan willen beginnen", zegt Lourdes Perez Duran, Space Manager bij Getafe.

Gegevens benutten om het kantoor van de toekomst te creëren

De Next Office®-werkplekanalyse start begin 2020 en werkt nauw samen met het management van Airbus en het projectteam. Via die samenwerking start ook een betrokkenheidsproces, met verschillende workshops, voor medewerkers met als doel de behoeften en werkpatronen in kaart te brengen. Aan de hand van presentaties met ideeën over het kantoor van de toekomst wordt het personeel opengesteld voor nieuwe manieren van denken en aangemoedigd om na te denken over gerelateerde kwesties, zoals waar ze specifieke werkactiviteiten het meest efficiënt uitvoeren en welk niveau van focus ze nodig hebben. Via een online enquête worden waardevolle inzichten verzameld over onderwerpen als samenwerking, creativiteit, productiviteit en welzijn. Dat proces wordt aangevuld met diverse interviews met belangrijke medewerkers van Airbus. De Spaanse Kinnarps-vertegenwoordiger benadrukt de waarde van de werkplekanalyse.

"De werkplekanalyse is een krachtige tool. Zo weten onze opdrachtgevers precies wat hun behoeften zijn om een doeltreffende en bloeiende werkplek te creëren. Ze gaf ons een grondig overzicht van hoe de verschillende afdelingen van Airbus werken en samenwerken, waardoor we de uitdagingen van het project konden begrijpen en ideeën konden ontwikkelen die de visie van de klant ondersteunden."

Na afronding van de analyse worden de tijdens de werkplekanalyse verzamelde gegevens samengevat in een rapport, samen met uitvoerige adviezen over de fysieke omgeving in de nieuwe kantoorruimte. Na ontvangst van het rapport stuurt Airbus een offerteaanvraag uit naar partijen die meubilair voor het project kunnen leveren. Kinnarps is erg blij dat zijn oplossing wordt gekozen. Door de wereldwijde coronapandemie valt het project echter een hele tijd stil. Eind 2020 wordt dan eindelijk de aanbesteding afgerond en kan Kinnarps de resultaten van de werkplekanalyse vertalen in concrete ontwerpen en interieurontwerpen van de nieuwe omgevingen. In februari 2021 komen de eerste meubels aan in het nieuwe pand van meer dan 18.000 m² en kunnen meer 1.600 Airbus-medewerkers aan de slag op hun nieuwe werkplek.