Case: The Technical Department

Een Nieuw Gevoel van Gemeenschap

Lange tijd waren de medewerkers van de technische dienst van de gemeente Mörbylånga verspreid over zes verschillende locaties. Het besluit om iedereen onder één dak te brengen, markeerde het begin van een ingrijpende transformatie. Met behulp van Kinnarps' werkplekanalyse Next Office® kon de gemeente haar behoeften in kaart brengen en analyseren en een werkomgeving ontwerpen die een geheel nieuwe manier van werken ondersteunt.

Van persoonlijke bureaus naar flexibele ruimtes

Voorheen had elke medewerker een eigen vaste werkplek. In het nieuwe kantoor is in plaats daarvan een activiteitgerichte manier van werken geïntroduceerd, waarbij medewerkers hun werkplek kunnen kiezen op basis van de taak en hun behoeften. Dit betekent een verscheidenheid aan omgevingen voor verschillende soorten werk – van individuele taken met hoge focus tot informele vergaderingen en samenwerking. De verandering vereiste nieuwe routines en een gedeelde mentaliteit, maar heeft ook de deur geopend naar meer flexibiliteit, interactie en een sterker gevoel van samenhorigheid in het dagelijks leven.

Gemeenschap en productiviteit versterken

Het resultaat is een kantoor dat zowel de productiviteit als de samenhang binnen de organisatie verbetert. Gesprekken en samenwerkingen vinden nu op natuurlijke wijze plaats tussen afdelingen die voorheen gescheiden waren. De nabijheid van collega's maakt het stellen van korte vragen gemakkelijker en heeft gezorgd voor een werkdag waarop ervaringen en ideeën spontaner worden gedeeld. Door de gevarieerde omgevingen kan iedereen bovendien de ruimte kiezen die het beste bij zijn of haar werk past.

Niclas Beermann, hoofd van de technische afdeling van de gemeente Mörbylånga, beschrijft het als een palet van verbeteringen – van hogere productiviteit tot meer welzijn:

“De omgevingen voelen fris en aantrekkelijk aan en er zijn volledig nieuwe mogelijkheden voor contact en samenwerking. Ik zie elke dag vergaderingen die vóór de verandering nooit hadden kunnen plaatsvinden. Mensen hebben een gevoel van verbondenheid gekregen en de kans om nieuwe vriendschappen te sluiten”, zegt hij.

De Werkplekanalyse legt de Basis

Tijdens een inspiratieseminar bij Kinnarps in Kalmar realiseerde de gemeente Mörbylånga zich het belang van grondig voorbereidend werk. Daarom kozen ze voor Kinnarps' werkplekanalyse Next Office® – een tool die diepgaand inzicht geeft in de behoeften en werkwijzen van een organisatie. Henrik Axell, werkplekstrateeg bij Kinnarps, was een van de leiders van het proces.

“Met Next Office® kreeg het managementteam ondersteuning bij het verduidelijken van hun visie en doelstellingen. Vervolgens werden de medewerkers op een gestructureerde en doordachte manier betrokken via workshops, lezingen en enquêtes, waardoor behoeften konden worden geïdentificeerd en betrokkenheid kon worden gecreëerd”, legt hij uit.

Datagestuurde Basis voor Interieurontwerp

De analyse resulteerde in een ruimteplan en uitgebreid besluitvormingsmateriaal op basis van feiten en inzichten van zowel het management als het personeel. Het liet zien hoe de ruimte het best kon worden gebruikt en welke soorten omgevingen nodig waren om de nieuwe activiteitsgerichte manier van werken te ondersteunen. Dit vormde de basis voor de volgende stap: het ontwerpen van de definitieve interieuroplossing.

De resultaten werden gepresenteerd tijdens een gezamenlijke bijeenkomst voor managers en medewerkers. Volgens Niclas Beermann was dit een belangrijke stap die zorgde voor begrip en betrokkenheid tijdens het hele proces:

“We kregen een duidelijk beeld van wat er zou komen en hoe de nieuwe omgevingen eruit zouden zien. Dat gaf een gevoel van zekerheid en zorgde ervoor dat iedereen zich voorbereid voelde op de verandering”, zegt hij.

Een Succesvol Proces

Vandaag waarderen de medewerkers hun nieuwe werkomgeving, maar in de beginfase van het project waren er vragen en enige scepsis – een natuurlijke reactie op grote veranderingen. Niclas Beermann benadrukt het belang van respect voor het proces:

“Zelfs als je als manager een duidelijk en positief beeld hebt van de doelstellingen en visie van het project, moet je niet vergeten dat niet iedereen dat op dezelfde manier ziet”, legt hij uit.

Hij is van mening dat de analyse van de werkplek cruciaal was voor het succes van het project:

“De analyse gaf me een geheel nieuwe manier om op een gestructureerde manier naar werknemers te luisteren. Toen iedereen erbij betrokken was, ontwikkelden ze een sterker gevoel van eigenaarschap en kreeg ik hun steun tijdens de hele verandering.”