Case: Elgiganten

Gegevens

Klant:
Elgiganten Logistics

Locatie:
Jönköping, Zweden

Oppervlakte:
1.300 m2

Verdiepingen:
3

Aantal werknemers:
ca 130

Voltooid:
Lente 2022

Veranderingstraject met hoge scores

Het aantal werknemers nam toe, waardoor het bedrijf werd gedwongen tot tijdelijke kantooroplossingen die zowel de efficiëntie als de arbeidsvreugde belemmerden . Om dit probleem op te lossen, schakelde Elgiganten Logistics de hulp in van Kinnarps' Next Office®-werkplekanalyse. "De grondige beoordeling van onze behoeften en kansen was essentieel voor ons hele veranderingstraject", zegt Technisch Manager Andreas Alm.

Bij Elgiganten Logistics in Jönköping was het personeel vroeger verspreid over meerdere panden. Op sommige plaatsen was het krap, op andere was het leeg, er waren geen belangrijke functies en de formele of informele vergaderruimtes waren niet bijzonder functioneel. "Het was geen goede situatie. Onze werkomgeving voelde niet goed aan en vormde meer een obstakel dan een ondersteuning voor onze medewerkers. Desondanks vonden we dat het pand potentieel had, maar dat we hulp nodig hadden om het beste uit het pand te halen", zegt Andreas Alm.

ONDERSTEUNING VOOR WERKPLEKDESIGN

Een werkplekanalyse brengt de noden en werkpatronen in kaart en analyseert ze voor we een nieuw kantoor ontwerpen. Dankzij specifieke tools en workshops wordt het personeel betrokken bij het hele proces, wat het engagement vergroot. Op basis van deze resultaten geven we aanbevelingen over de lay-out, spaceplanning en manier van werken. Lees hier meer over onze Next Office® werkplekanalyse.

De inrichting van de omgeving was vrij traditioneel, met kleine kantoorruimtes en open landschapskantoren. De managementgroep zat ver van de rest van de organisatie en de vergaderzalen waren niet geschikt voor de huidige manier van werken en vergaderen. "Efficiëntie, creativiteit en arbeidsvreugde werden belemmerd en we zagen ook een gebrek aan gemeenschapszin, samenwerking en kennisdeling tussen afdelingen. Vanuit HR-oogpunt is het belangrijk dat we een aantrekkelijke werkgever zijn als we personeel willen aanwerven en behouden. De werkomgeving is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat onze mensen gelukkig en gezond zijn", aldus Marie-Louise Gotmark, Head of HR bij Elgiganten Logistic.

Hoewel ze het inzicht hadden, had het bedrijf begeleiding nodig om verder te gaan. Niet in de laatste plaats beseften ze dat ze vanaf nul moesten beginnen. Andreas Alm hoorde over Next Office®, Kinnarps' werkplekanalyse voor het creëren van bedrijfsspecifieke werkomgevingen. Bij deze methode worden de behoeften en de werkpatronen van het bedrijf in kaart gebracht en geanalyseerd, en worden het managementteam en de medewerkers betrokken bij het veranderingsproces. Op basis van die kennis worden duurzame werkomgevingen voor de lange termijn gecreëerd.

Image 3 column_elgiganten3.jpg

Het nieuwe kantoor heeft verschillende werkplekken in ruimtes waar je individueel en met hoge concentratie kan werken. Serie P tafel met Vibe scherm en Capella bureaustoel.

Image 3 column_elgiganten4.jpg

Met een digitaal boekingssysteem kunnen medewerkers gemakkelijk vrije ruimtes in het gebouw vinden en boeken.

"De werkplekanalyse legde de basis voor het volledige project. Om te slagen, wisten we dat we een veranderingstraject moesten maken en ervoor moesten zorgen dat onze medewerkers het begrepen en erin geloofden."

Andreas Alm, Technisch Manager bij Elgiganten Logistics

Van werkplekanalyse tot opvolging

De analyse is in het voorjaar van 2020 van start gegaan. Hier begeleidden de werkplekstrategen van Kinnarps het managementteam bij het opstellen van de visie, doelen en het kader van het project. De inspanningen werden voortgezet met het in kaart brengen van behoeften en gewoonten. Kinnarps heeft het personeel betrokken via verschillende lezingen, workshops en een online enquête. Dit hielp om de werkpatronen van de organisatie te identificeren, ideeën, uitdagingen en kansen vast te leggen en het hele team in dezelfde richting te krijgen.

Kinnarps heeft ook een actuele situatieanalyse van het kantoor uitgevoerd op basis van volgende factoren: productiviteit en creativiteit, samenwerking, welzijn, akoestiek, licht- en luchtkwaliteit. De resultaten werden verzameld en in de zomer van 2020 in een eindrapport aan Elgiganten gepresenteerd. "We kregen vrij lage scores, wat ons er nog meer van overtuigde dat de investering juist en noodzakelijk was. De analyse gaf ook belangrijke inzichten in wat het de medewerkers ontbrak en welke functies we moesten verbeteren", zegt Marie-Louise Gotmark.

In het najaar van 2020 begon de volgende stap toen de interieurontwerpers van Kinnarps de opdracht kregen om een ontwerpconcept en een interieurontwerpoplossing uit te werken op basis van de resultaten van het eindrapport en de visie, doelen en het kader van het management. In 2021 werd het pand herbouwd en in het voorjaar van 2022 was het tijd voor Kinnarps om de oplossing te implementeren. Ten slotte heeft Kinnarps een follow-up uitgevoerd om de resultaten van de verandering te analyseren.

Tijdslijn – de analyse toont de weg

2020

Zomer

De resultaten van de analyse worden verzameld en voorgelegd aan Elgiganten.

2020

Herfst

Op basis van de resultaten van het eindrapport wordt een ontwerpconcept en een interieurontwerpoplossing gemaakt.

2021

Het hele jaar

Het pand wordt herbouwd.

2022

Lente

Kinnarps implementeert de oplossing in het nieuwe pand van Elgiganten en voert een evaluatie uit.

   

Hoge en lage zitplaatsen worden gecombineerd in de werklounge. Hier kun je een kop koffie drinken met collega's, even gaan zitten en een paar e-mails doornemen of een korte vergadering houden. Vagabond tafel, Motus kruk, Motus stoel, Vibe scheidingswanden, Point sofa, Matsumoto tafel, Fields poefs, Neo Lite fauteuils.

Een kantoor waar mensen naartoe willen

De medewerkers van Elgiganten Logistics hebben de mogelijkheid om twee dagen per week thuis te werken en worden verwacht drie dagen per week op kantoor te zijn. Andreas Alm is van mening dat deze regeling niet zou hebben gewerkt op het voormalige kantoor met persoonlijke werkplekken. In de nieuwe, bedrijfsspecifieke ruimte is het kantoor onderverdeeld in drie zones die bedoeld zijn voor verschillende niveaus van geconcentreerd werk. In de hoge concentratiezone werk je volledig ongestoord in geluidsisolerende ruimtes. Voor werk dat semi-concentratie vereist, zit je in ruimtes die enigszins afgeschermd, maar niet volledig stil en geïsoleerd zijn. In de actieve zone, zoals de lounge, krijg je positieve energie van gesprekken en andere omgevingsgeluiden.

"We hebben uitnodigende ruimtes gecreëerd voor zowel formele als informele vergaderingen. Gezien de ontwikkeling van telewerken tijdens en na de pandemie, moet het kantoor meer bieden dan alleen een werkplek. Het moet mensen verleiden om naar het werk te komen en samen te komen met hun collega's. Ik denk dat iedereen het leuker vindt om nu op het werk te zijn en dat ze hun collega's beter hebben leren kennen."

Marie-Louise Gotmark, Head of HR bij Elgiganten Logistics

Image_elgiganten.jpg

Design met als thema "Småland"

Het thema dat is ontworpen voor het interieurontwerp in samenwerking met Kinnarps en dat is gebaseerd op de locatie van het bedrijf in het Zweedse Småland, draagt ook bij aan de positieve ervaring. Aardetinten en natuurlijke materialen weerspiegelen de ruimte en creëren een gepersonaliseerde omgeving. Zo zijn bijvoorbeeld oppervlakken van puur hout en kleurkeuzes zoals mos en weide, bosbessen en lingonberry's, meren en graniet een knipoog naar de omgeving. "Voor medewerkers is het uiterst belangrijk om trots en samenhorigheidsgevoel te voelen. We zijn gevestigd in Jönköping, Småland in Zweden, en we willen dat tonen als je ons gebouw binnenkomt", zegt Andreas Alm.

Image_elgiganten2.jpg

Holistische benadering van ergonomie

Het concept is gecoördineerd aan de hand van de totaaloplossing van Kinnarps, die rekening houdt met de algehele ergonomie van de werkplek. In hoogte verstelbare bureaus voor werk- en vergaderruimtes maken het eenvoudig om te wisselen tussen zitten en staan. De werkplekken hebben aanpasbare bureaustoelen met de hoogste mate van ergonomie, waardoor elk individu een goede werkpositie heeft. De vergaderzalen zijn voorzien van bekleed meubilair, zodat ze ook tijdens langere bijeenkomsten comfort bieden. Er zijn ook krukken die een actievere zithouding bieden, en er is een fitnessruimte met loopbanden en bureaufietsen.

Column var.1_elgiganten5.jpg

Middelgrote vergaderruimte met de Xact stoel en Nexus tafel.

Column var.1_elgiganten6.jpg

Kleine vergaderruimte met Pax stoel en Uni tafel.

Column var.1_elgiganten3.jpg

De werkplekken in de hoge concentratiezone zijn ingericht met het Serie P bureau, de Plus bureaustoel en de geluidsabsorbeerders van Vibe.

Benieuwd hoe ergonomie je werkomgeving kan verbeteren?

Ontdek holistische ergonomie

Een reserveerbare ruimte met twee werkplekken vergemakkelijkt zaken als projectwerk. Nexus tafel, 5000 stoel, Cap krukken.

De scores werden verdubbeld

De positieve verandering is te zien in de follow-upanalyse die met de hulp van Kinnarps werd uitgevoerd toen het nieuwe kantoor ongeveer zes maanden in gebruik was. De scores van de medewerkers voor het kantoor en de nieuwe manier van werken stegen aanzienlijk. De score voor hoe goed de omgeving geconcentreerd en creatief werk ondersteunt, is bijna verdubbeld – en de score voor samenwerking tussen afdelingen steeg met meer dan 100 procent!

"Dit bewijst hoe belangrijk een werkplekanalyse is als je je kantoor wilt veranderen. Door alles goed in kaart te brengen en ons te baseren op kennis, kunnen we gepersonaliseerde oplossingen creëren die voldoen aan de daadwerkelijke behoeften van het bedrijf. De investering in deze oplossingen is duurzaam", aldus Henrik Axell, Head of Workplace Strategy en verantwoordelijk voor Kinnarps Next Office®.

Uit de follow-upanalyse blijkt dat de score voor het kantoor van 4,0 naar 7,0 is gestegen. Op basis van de gegevens die in de Next Office® werkplekanalyse van Kinnarps worden verzameld, kan er gemakkelijk worden nagegaan hoe verschillende zones werken.

"We hebben een interieurontwerp gekregen dat precies is afgestemd op onze behoeften en de activiteiten die hier plaatsvinden, en we weten dat we met deze oplossing kunnen meegroeien. Dit geeft ons zowel een duurzame organisatie als duurzame medewerkers. We weten ook dat we hebben geïnvesteerd in hoge kwaliteit, omdat het interieurontwerp van Kinnarps kan worden onderhouden en gerenoveerd om een lange levensduur te garanderen. Dat maakt het ook economisch en ecologisch duurzaam."

Andreas Alm, Technisch Manager bij Elgiganten Logistics

Met textiel hebben we een vergaderruimte in een open ruimte gecreëerd – een effectieve manier om de ruimte flexibel te optimaliseren. Fendo vergaderstoel en Vibe scherm op wielen met schrijfbord. Rechts bevindt zich een pauzezone. De Fields fauteuil met hoge rugleuning nodigt je uit om bijvoorbeeld te telefoneren. Hopper tafel, Vibe scherm op wielen met schrijfbord.

Hulp nodig bij het ontwikkelen van je werkplekken?

Neem contact met ons op

Gerelateerde producten

Capella

Capella

264 Kleuren & Materialen | 4 Varianten

Plus

Plus

324 Kleuren & Materialen | 12 Varianten

Vibe

Vibe

Vibe Focus Bureauscherm

141 Kleuren & Materialen | 41 Varianten

Serie P

Serie P

17 Kleuren & Materialen | 42 Varianten

Vagabond

Vagabond

Vibe

Vibe

Vibe Scheidingswand

141 Kleuren & Materialen | 110 Varianten

Hal

Hal

Pax

Pax

Rocca

Rocca

Motus

Motus

Fields

Fields

297 Kleuren & Materialen | 23 Varianten

Fendo

Fendo

Neo Lite

Neo Lite

Point

Point

Matsumoto

Matsumoto

Motus

Motus