Ontwerp voor hybride vergaderingen

De pandemie heeft veel veranderd – vooral onze vergadercultuur. Bijna van de ene op de andere dag werd het volkomen normaal om deel te nemen aan vergaderingen op afstand. Teams, Zoom, Google Meet en een aantal andere digitale tools werden plots standaard. Zouden we altijd zo werken? Op afstand? Nooit meer pendelen, klagen over de koffie of een hele ochtendvergadering zitten geeuwen?

Dat is niet gebeurd. Toen de pandemie voorbij was, ontdekten we dat de geruchten over het verdwijnen van het kantoor enorm overdreven waren. Soms moeten we elkaar IRL ontmoeten. Gewoon niet zo vaak als voordien? Op sommige dagen is het beter om thuis te werken.

Plotseling ontstond het concept 'hybride vergaderen'. Met andere woorden, vergaderingen waarbij sommige mensen in de ruimte zijn, terwijl anderen verbinding maken via Teams of een andere oplossing. Maar hybride vergaderingen brengen hun eigen uitdagingen met zich mee. Hoe betrek je deelnemers op afstand? Hoe zorg je voor een creatief en constructief gesprek?

Mia Holmlund is verantwoordelijk voor het kantoorsegment bij Kinnarps. Ze benadrukt dat het belangrijkste aspect is om ervoor te zorgen dat alle deelnemers elkaar kunnen zien.

"Je moet ervoor zorgen dat zelfs deelnemers op afstand oogcontact kunnen maken. We communiceren niet alleen met onze stemmen, maar ook met onze lichaamstaal. Daarom is het heel belangrijk dat iedereen elkaar kan zien", legt ze uit.

Dit is een situatie die iedereen die een hybride vergadering heeft bijgewoond, zeker zal herkennen. Iemand plaatst een laptop aan het korte uiteinde van de tafel. Terwijl mensen die op afstand aanwezig zijn als gigantische hoofden op een groot scherm verschijnen, kunnen ze slechts een kleine zwerm hoofden langs een lange tafel zien. Het is lastig om precies te weten wie wat zegt. Bij gesprekken zijn meestal de aanwezigen in de ruimte betrokken –  de deelnemers op afstand hebben moeite om in het gesprek te komen.

Het belang van de juiste technologie

Maar er zijn een paar eenvoudige trucjes. Nina Rapp is Business Area Manager voor 'Modern Work' bij Microsoft in Zweden. Dit betekent dat ze verantwoordelijk is voor de werkplekoplossingen van Microsoft, waaronder Teams. Ze is het ermee eens dat de inclusie van deelnemers op afstand een groot probleem is.

"Er moet veel worden gedaan om de hybride vergaderervaring te verbeteren. We weten dat 43 procent van alle deelnemers aan hybride vergaderingen zich niet betrokken voelt", merkt ze op.

Volgens Nina Rapp is technologie essentieel om ervoor te zorgen dat hybride vergaderingen werken! Hoewel het eenvoudig en elementair klinkt, wordt het door veel werkgevers over het hoofd gezien – maar liefst 90 procent van de vergaderruimtes in de westerse wereld is niet uitgerust voor moderne samenwerking. 

"Als je niet gezien of gehoord kunt worden, is het heel moeilijk om erbij te worden betrokken. We praten veel over het 'front row' concept. Dit plaatst de deelnemers op afstand op de front row, zodat ze zich op hetzelfde niveau bevinden als iedereen in de ruimte en op ooghoogte zijn met de deelnemers aan de andere kant van het scherm. Je voelt je dus eigenlijk alsof je samen rond een tafel zit – om een 'zij en wij'-gevoel te vermijden." 

Interieurontwerp dat bijdraagt aan beter hybride vergaderen

Hoe gaat het nu verder? Zolang de technologie werkt, loopt het dan van een leien dakje? Nee. Het interieurontwerp in de vergaderruimte is net zo belangrijk om een goede hybride vergadering te creëren. Mia Holmlund meldt dat iets zo eenvoudigs als de vorm van de tafel erg belangrijk is.

"Een U-vormig of V-vormig bovenblad is de beste optie. Dit betekent dat de mensen die zich het dichtst bij de camera bevinden, aan de uiteinden zitten. Dit maakt het gemakkelijker voor deelnemers op afstand om oogcontact te hebben met de mensen die in de vergaderruimte zitten", zegt Mia Holmlund.

En wat is de volgende stap om ervoor te zorgen dat het interieurontwerp zo goed mogelijk is voor hybride vergaderingen?

"Er zijn veel aspecten om rekening mee te houden. Het licht bijvoorbeeld – welke schaduwen het op de deelnemers aan tafel werpt. Als het licht van achteren komt, ben je nauwelijks zichtbaar. En denk na over het soort plafondlampen dat je hebt.  Verzonken lampen in het plafond zijn goed, ze zorgen meestal voor voldoende algemene verlichting."

Ze voegt hieraan toe:

"En wat voor soort stoelen heb je? Het is belangrijk om stil rond de tafel te kunnen bewegen om afleiding tijdens de vergadering tot een minimum te beperken. Stoelen zijn bij voorkeur uitgerust met wielen. Een goede akoestiek in de vergaderruimte is belangrijk voor de vergadering. Dit kan met behulp van geluidsabsorberende wandpanelen en bekleed meubilair. Kijk ook naar de muren. Ze moeten zo neutraal mogelijk zijn – muren die te 'druk' zijn, nemen de focus weg."

Nina Rapp van Microsoft is het ermee eens dat meubilair en interieurontwerp een  grote rol spelen in succesvolle hybride vergaderingen – meubilair met de juiste vorm en functionaliteit, gecombineerd met de juiste technologie, levert een grote bijdrage aan een goede vergadering voor zowel fysieke deelnemers als deelnemers op afstand.

"Maar dan is er nog een uitdaging. Zelfs als je over goede technologie en een goed doordacht interieurontwerp beschikt, moet je ook inclusieve werkmethoden en richtlijnen voor het gebruik van de beschikbare tools aanbieden. Als je een goed interieurontwerp en volledig functionele technologie hebt, heb je de lat vanaf het begin hoger gelegd. Het is dan tijd om te bespreken hoe de vergadering wordt gehouden en welke vergadercultuur inclusief is. We mogen de mens niet vergeten."