Case: Nieuw kantoor voor betalingsoperator Tpay

Betalingsoperator Tpay is een dynamisch Pools bedrijf uit de financieel-technische sector, waarvan het nieuwe kantoor in Poznań het team functionele werkruimte biedt die is aangepast aan de huidige behoeften. Het bedrijf investeerde in het kantoor en gaf tegelijkertijd zijn werknemers de mogelijkheid om te kiezen voor een thuiskantoor of een aantrekkelijke werkomgeving in een van de meest prestigieuze kantoorgebouwen in Poznań. Tpay vertrouwde de werking van de apparatuur en de inrichting van zijn kantoor in de Andersia Tower toe aan experts van Kinnarps.

Ruimte voor relaties

Omdat de oplossingen van het bedrijf op de e-commercesector zijn gericht, zag Tpay zijn personeelsbestand tijdens de pandemie met 50 procent toenemen. Het nieuwe kantoor moest een flexibele, communicatievriendelijke ruimte vormen die gemakkelijk kan worden herschikt om er een conferentie, grote bijeenkomst of workshop te houden. Het bedrijf wilde een kantoor creëren dat openstaat voor de huidige behoeften van de werknemers – zoals werken in verschillende modi (hybride, team en individueel) – en voor de behoeften van gasten en zakenpartners.

"Het projectteam waarmee we tijdens de inrichting van het nieuwe kantoor van Tpay samenwerkten, stond erg open voor onze ideeën en luisterde in de eerste plaats aandachtig naar de behoeften van de werknemers van het bedrijf. We hebben deze allemaal in het ontwerp van het nieuwe kantoor meegenomen, wat tot een aantrekkelijke en vriendelijke ruimte met diverse functies leidde. Door de subtiele kleuren van de meubels konden er met tapijten en accessoires sterkere accenten worden aangebracht. Zo creëerden we een unieke, diverse werkomgeving die een coherent geheel vormt", aldus architecte Agata Nowakowska van OOSTU.STUDIO en tevens projectontwerper.

Duidelijke functionele indeling

Een van de grootste uitdagingen bij het ontwerp van het kantoor van Tpay was de indeling van de open ruimte in kleinere ruimtes zodat iedereen, ongeacht de uitgevoerde taken, in comfortabele omstandigheden kan werken. Van bij het begin van het project moest er rekening worden gehouden met de akoestiek en met de keuze van de juiste meubels en andere inrichtingselementen, zoals geluidsabsorberende panelen, tapijten enz. De nieuwe ruimte werd volgens het concept Activity Based Working (ABW) ingericht, waarbij ervan wordt uitgegaan dat de ruimte wordt aangepast aan het soort taken dat de werknemers uitvoeren.

De kantoorruimte is onderverdeeld in functionele zones voor werken in stilte en voor samenwerken tijdens vergaderingen en creatieve sessies, die door akoestische panelen en planten van elkaar worden gescheiden. Werknemers hebben geen eigen bureaus – ze boeken werkstations en vergaderruimtes via een applicatie. Bovendien maakt mobiel meubilair het mogelijk om de opstelling aan de huidige behoeften aan te passen.

Het nieuwe kantoor van Tpay is een antwoord op de veranderingen die het jaar 2020 met zich meebracht. Het bedrijf heeft voor het hybride werkmodel gekozen, waarbij het team de mogelijkheid heeft om in eender welke verhouding thuiswerken met werken op kantoor te combineren. Alle gebruikte oplossingen werden geanalyseerd op het vlak van mobiliteit en aanpassingsvermogen aan veranderingen in de dynamisch evoluerende organisatie.

"Zowel de werkstijl als de taken van het Tpay-team worden ondersteund door verschillende soorten ruimtes in het kantoor en de juiste keuze van meubilair. We hebben veel mobiele elementen gebruikt om de ruimte gemakkelijk te kunnen herschikken. Een bijkomend voordeel is de ergonomie die wordt gewaarborgd door bureaustoelen die zich automatisch aan het gewicht van gebruikers aanpassen en bureaus met elektrische hoogteverstelling, waardoor mensen van verschillende lengte in een comfortabele houding kunnen werken. We zijn erg blij dat openheid en vertrouwen een resultaat hebben opgeleverd dat voldoet aan de verwachtingen van het dynamische team", benadrukt Monika Papiernik, projectcoördinator bij Kinnarps Polska.

Samenwerking, comfort en coparticipatie

De kantoorruimte van Tpay werd in samenwerking met het team van Tpay ingericht om naar oplossingen te zoeken. Het team was zich daarbij zeer bewust van de behoeften van de werknemers, in het bijzonder met het oog op de kantoorstandaard. Tot de gekozen uitrusting behoren zowel standaardmeubels als maatwerk, zoals tapijten, akoestische panelen, borden, kasten met potten voor planten en de onthaalbalie.

Het was vooral belangrijk om het meubilair aan de diverse inrichtingen van de ruimte aan te passen. De coworkingzone is uitgerust met mobiele oplossingen, zoals mobiele Trixagon-tafels en Monroe-stoelen op wielen, terwijl in de zone waar stilte is gegarandeerd tafels van serie[P] met hoogteverstelling en ergonomische Esencia-bureaustoelen staan. In de conferentiezalen staan er Oberon-tafels en Fendo-stoelen, en in de workshopruimte bevinden zich opklapbare Foldex-tafels met stoelen van de 5000-serie. In de kantine kunnen medewerkers en gasten Oberon-tafels in twee hoogtes, Leia-stoelen en Frisbee-barkrukken gebruiken. In de grote open ruimte wordt het akoestische comfort gewaarborgd door Vibe-panelen en andere elementen. De kantoren van de bestuursleden hadden een individuele aanpak nodig. In deze ruimtes werden niet-standaardoplossingen en inrichtingselementen gebruikt die op de noden van de gebruikers zijn afgestemd. De ergonomie ervan wordt door de verstelbare Plus-bureaustoelen gewaarborgd.

"Het productaanbod van Kinnarps is zeer breed, want naast de eigen merken maakt de Kinnarps Groep ook gebruik van het aanbod van vele erkende partners. Zo kan de klant uit een brede waaier aan producten kiezen. Een groot voordeel van Kinnarps is dat het project door haar als enige leverancier kan worden uitgevoerd. Naar mijn mening vormt de aanpak van het bedrijf op het vlak van ecologie en duurzaamheid ook een belangrijk onderdeel van het Kinnarps-aanbod. Het zuinige gebruik van hulpbronnen en wegwerpverpakkingen waarvoor het bedrijf verantwoordelijkheid draagt, zijn voor mij extra belangrijke aspecten tijdens de uitvoering van het project", benadrukt architecte Agata Nowakowska.

Succesvol eindresultaat

Het nieuwe kantoor van Tpay weerspiegelt de aard van het werk en de eigenheid van het bedrijf. Het project is de belichaming van het idee van een modern kantoor dat voldoet aan de eisen van het team. Het management van Tpay is ervan overtuigd dat de voorwaarden die voor de medewerkers worden gecreëerd, een impact hebben op de toekomst van het bedrijf. De pandemie heeft de overtuiging versterkt dat er achter elke technologie een mens zit en dat het de moeite waard is om voor hun behoeften te zorgen.

"De samenwerking met Kinnarps heeft niet alleen geleid tot een uitgebreide dienstverlening in het kader van de inrichting van het interieur, maar ook tot het opbouwen van de identiteit van het nieuwe kantoor en het doorvoeren van veranderingen in de hele organisatie. We zijn blij dat we er samen met Kinnarps in geslaagd zijn om aan de verwachtingen van de werknemers te voldoen", benadrukt Monika Mróz-Durska, projectcoördinator bij Tpay.

Uit de meningen van de werknemers van Tpay die aan het einde van het project het evaluatieformulier invulden, blijkt dat het effect indrukwekkend is: