Case: Tomra

Kinnarps Next Office®

by:

Kinnarps AS

Gegevens

Architect:
In Front Design, Camilla Schønhaug

Interieurontwerper:
zie hierboven

Contactpersoon bij Kinnarps:
Wendy H. Rosenlund

Gebied:
R&D

Aantal werkplekken:
100

Voltooid:
15/1/19

Veel meer dan alleen een interieurproject

Het hoofdkantoor van Tomra Systems ASA, 's werelds grootste producent van statiegeldsystemen voor drankverpakkingen, is gevestigd in Asker, net buiten Oslo in Noorwegen. Het bedrijf is sinds de oprichting in 1972 enorm gegroeid en heeft nu een mondiaal marktaandeel van meer dan 70 procent. In 2018 groeide het bedrijf uit zijn voegen en zochten ze nieuwe manieren om zich aan deze groei aan te passen. Het bedrijf werd hierbij geholpen door Kinnarps en het Next Office-concept, dat bedrijven helpt om het perfecte kantoor te ontwerpen.

"We hadden hulp nodig om uit te zoeken hoe we de beschikbare ruimte zo goed mogelijk konden benutten. We vonden het heel nuttig om samen te werken met mensen die ons scherpe vragen stelden en ons nieuwe inzichten gaven in hoe we het gebouw het beste zouden kunnen gebruiken. En Next Office bleek een uitstekende match", aldus Kristian Hovde, Technical Manager Mechanical Design.

Next Office

Het creëren van een innovatief en efficiënt kantoor is niet slechts een kwestie van interieurontwerp, het is een veranderingsproject. De kantoorruimte moet worden aangepast aan de mensen die erin werken en moet ook de visie van het bedrijf weerspiegelen. Volgens Next Office-deskundige Kenneth Tveito is het belangrijk om samen een duidelijk beeld te hebben van wat er met de nieuwe kantoorruimte moet worden bereikt:

"De klant wilde hulp om op nieuwe manieren te denken en een agile kantoor voor de toekomst te creëren. Ze wilden dat de volledige R&D-afdeling in één ruimte op één verdieping zou worden gehuisvest; voorheen was deze afdeling verdeeld over verschillende plaatsen in het gebouw. Een van de belangrijkste eisen was dat er omgevingen moesten worden gecreëerd die samenwerking en effectieve communicatie stimuleren. Bij de ontwikkeling van indelingen en de keuze van kleuren en ontwerp hebben we ons door dit beginsel laten leiden", vertelt hij.

ONDERSTEUNING VOOR WERKPLEKDESIGN

Een werkplekanalyse brengt de noden en werkpatronen in kaart en analyseert ze voor we een nieuw kantoor ontwerpen. Dankzij specifieke tools en workshops wordt het personeel betrokken bij het hele proces, wat het engagement vergroot. Op basis van deze resultaten geven we aanbevelingen over de lay-out, spaceplanning en manier van werken. Lees hier meer over onze Next Office® werkplekanalyse.

Project Tomra

Wendy Helen Rosenlund is Project Manager en Account Manager bij Kinnarps. Zij was verantwoordelijk voor de verbouwing van de nieuwe kantoorruimte van Tomra. Gedurende de laatste zes maanden werkte ze parttime op de locatie van Tomra, zodat ze de verbouwing kon voltooien en de medewerkers kon ondersteunen bij de verandering die ze doormaakten:

"Het proces verliep van meet af aan heel goed. Tomra heeft in een vroeg stadium alle medewerkers erbij betrokken en naar hun wensen en behoeften geluisterd. Als iedereen bij het besluitvormingsproces is betrokken, vinden ze het gemakkelijker om zich aan te passen en de nieuwe kantoorruimtes en faciliteiten te gaan gebruiken. Na zes maanden voeren we nog een analyse uit om erachter te komen welke dingen werken en welke dingen kunnen worden verbeterd, zodat de medewerkers hun werk zo goed mogelijk kunnen doen", licht ze toe.

Nieuwe kantoorruimte

In eerste instantie bestond de taak in het verbouwen van een oude productiefaciliteit van 1.200 m² meter op de tweede verdieping. Het was de bedoeling om de samenwerking tussen de afdelingen te verbeteren en betere werkomstandigheden te creëren wat betreft licht, geluid en lucht. De nieuwe kantoorruimte was in januari 2019 klaar voor gebruik. Het resultaat is een combinatie van werkzones en werkplekken, vergaderruimtes, creatieve ruimtes en een zeer populaire koffiehoek, met een kleurenschema dat varieert van heldere en vrolijke tot rustigere en meer neutrale tinten.

"Voordat we begonnen, waren er hier 75 werkplekken. Na de verbouwing zijn het er 107, plus verschillende vergaderruimtes en ontmoetingsplaatsen. Ik vind het heel moedig van Tomra om voor zo'n kleurrijk kantoorontwerp te kiezen. Daardoor is het voor zowel mannen als vrouwen een aantrekkelijkere werkruimte, wat belangrijk is omdat meer dan 80 procent van de medewerkers man is", aldus Wendy Helen Rosenlund.

"De architect achter het ontwerp dat voor Tomra is ontwikkeld, Camilla Skjønhaug van In Front Design, is een expert in het omzetten van theoretische resultaten in een ontwerp en beschikt over een schat aan kennis op het gebied van activity-based werken. Tomra heeft gekozen voor een hybride ABW-oplossing (activity-based werken), die naar voren was gekomen uit de resultaten van de Next Office-analyse. Hieruit blijkt hoe belangrijk het is om naar de klant te luisteren en zijn behoeften vast te stellen. Elke organisatie is uniek en heeft een unieke oplossing nodig om het perfecte kantoor te creëren; dat is ook het uitgangspunt van Next Office."

Kenneth Tveito, Next Office Change Manager, Kinnarps AB

Vergaderruimte

We wilden een vergaderruimte creëren die zowel inspirerend als motiverend werkt. We wilden creativiteit en dialoog stimuleren. Een interieurontwerp dat flexibel is, waar medewerkers gemakkelijk dingen kunnen veranderen en de ruimte kunnen aanpassen met het oog op samenwerking. Het resultaat was een vergaderruimte voor kleine groepen, een omgeving voor zowel spontane als geplande vergaderingen, snelle briefings of telefoongesprekken. De ruimte is ook zodanig ontworpen dat ze kan worden gebruikt voor ongestoorde privégesprekken, presentaties of videoconferenties.

Creatieve zone

In de creatieve zone hebben we een aantal verschillende stijlen gecombineerd. Het interieurontwerp bestaat uit verschillende producten en oplossingen met een verschillende functionaliteit en stijl, maar die tegelijkertijd zo zijn gecombineerd dat de omgeving een uniforme uitstraling heeft. We hebben hier iets meer met de producten gespeeld en we willen creativiteit en innovatie stimuleren. Kleuren en vormen zijn op inspirerende wijze gecombineerd en het interieurontwerp is flexibel. Het is een ruimte waar korte vergaderingen kunnen worden gehouden of waar collega's met elkaar kunnen kletsen.

Aparte werkplek

Het is belangrijk om omgevingen te creëren voor geconcentreerd werk, een plek waar mensen ongestoord kunnen werken. Er is een aparte werkplek voor degenen die een afgezonderde ruimte willen waar ze zich kunnen concentreren en alleen kunnen zijn. Als iemand hier gaat werken, weten alle collega's dat ze hem of haar niet mogen storen. Het is de bedoeling om mensen een omgeving te bieden waar ze zich op hun werk kunnen concentreren zonder te worden gestoord. Hier zit u afgezonderd, kunt u alleen werken en kunt u ongestoord gebeld worden. De werkplek is ergonomisch ontworpen, met hoogwaardige bureaustoelen en bureaus die kunnen worden aangepast aan elke medewerker die hier wil werken.

Lounge

Dit is een sociale omgeving waar collega's elkaar kunnen ontmoeten bij een kopje koffie, de dag kunnen beginnen met de krant of overdag even kunnen bijpraten. Dankzij de geweldige sfeer is dit voor velen een favoriet. De lounge is een natuurlijke ontmoetingsplaats geworden, een beetje zoals een hotellobby. Het is een plaats waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten, werkgerelateerde problemen kunnen oplossen, gezellig samen kunnen zijn en kunnen bijpraten. De lounge is ook de perfecte plaats om uw e-mails te checken of uw hoofd leeg te maken.

"Ik ben heel blij met de combinatie van groepsruimtes en kleine concentratieplekken. Wij vinden het essentieel dat er een plek is om te pauzeren, dus iedereen die daar behoefte aan heeft kan zich verstoppen in een hoekje en ongestoord werken. De vergaderruimtes functioneren ook goed en de combinatie van het kleurgebruik en de creatie van nieuwe werkomgevingen is echt positief."

Kristian Hovde, Technology Manager Mechanical Design, Tomra Systems ASA

Momenteel maakt Tomra plannen om aan de slag te gaan met de verbouwing van de eerste verdieping, wederom met hulp van Kinnarps en Next Office. Het proces begint dan weer helemaal opnieuw, met nieuwe analyses en plannen. Hier worden speciaal aangepaste kantoorruimtes ontworpen voor verschillende afdelingen, met de nieuwe Tomra-look.

Kristian Hovde van Tomra is in de wolken met de nieuwe kantoorruimtes en het proces waarmee ze zijn gerealiseerd.

"De kantoorruimte is echt flexibel en we hebben voldoende mogelijkheden voor aanpassingen aan de toekomstige behoeften. We beschikken nu over de perfecte omstandigheden om efficiënter te werken en we hebben een grotere totale capaciteit dan vroeger", zegt hij.

Hij ziet ernaar uit om weer met Kinnarps en Next Office samen te werken bij de verbouwing van de eerste verdieping:

"We hebben de verbouwing van het eerste deel van het gebouw nu afgerond en we beginnen aan het volgende deel. We hopen dat we veel van de lessen die we in dit deel van het project hebben geleerd, kunnen meenemen. We zijn ons ervan bewust dat de andere afdelingen andere behoeften hebben, waaraan niet kan worden tegemoetgekomen met het ontwerp en de oplossingen die we hebben gebruikt. Maar we kunnen het beste uit dit deel van het project gebruiken voor de rest van de verbouwing!"

Samenvatting

Het kantoormeubilair van Kinnarps is gebruikt om het idee van modules te ondersteunen en om flexibiliteit en efficiëntie te creëren in een veranderende professionele wereld.
De kantoorruimte van Tomra is zo ontworpen dat afdelingen beter kunnen samenwerken en de arbeidsomstandigheden wat betreft geluid, licht en lucht zijn verbeterd.