Case: Deutsche Bahn

Deutsche Bahn verhuist naar een nieuwe werkomgeving

Kinnarps heeft een kantoorconcept voor Deutsche Bahn gelanceerd in het administratieve gebouw 'Baseler Arkaden' in het hart van Frankfurt. De creatieve werkomgeving werd voornamelijk vormgegeven door samen te werken met werknemers.

Er wordt bij Deutsche Bahn al geruime tijd gediscussieerd over nieuwe flexibele werkomgevingen. Vijf jaar geleden heeft het DB 2020-concept een uitgebreid proces in gang gezet, met diverse initiatieven om van Bahn AG een aantrekkelijke werkgever te maken. Thuiswerk en flexibele werktijden zijn inmiddels goed ingeburgerd, vooral sinds het voorjaar van 2020. Om de tevredenheid te verhogen, richt Bahn AG zich ook op het welzijn en de balans tussen werk en privé van zijn werknemers. Al snel werd duidelijk dat conventionele kantoorruimtes en -indelingen daar niet toe bijdragen. Maar wie weet, en wie bepaalt, wanneer mensen zich comfortabel voelen? Deutsche Bahn besloot dat ze maar beter bij de werknemers zelf te rade gingen, en zo werd voor de nieuwe teamkantoren van Procurement in Frankfurt am Main een uitgebreid analyseproces uitgerold: Kinnarps Next Office®. Het resultaat is een creatieve, gevarieerde en kleurrijke kantooromgeving.

Het doel

Vroeger waren de 144 medewerkers van verschillende afdelingen verspreid over vier locaties in Frankfurt. Een combinatie van verouderde structuren in celkantoren, grote hoeveelheden papieren archieven en een verblindend gebrek aan vergaderruimtes voor teamvergaderingen en projectwerk zorgde niet voor de gewenste medewerkerstevredenheid en hield ook geen rekening met nieuwe vormen van teamwerk en samenwerking.

“Ten eerste moest er een nieuw, centraal gelegen pand worden gevonden dat alle afdelingen van de divisie bij elkaar zou brengen”, vertelt Detlef Frank, Head of Facility Management and Environmental Services Procurement bij Deutsche Bahn. Deze ruimte moet nieuwe manieren van werken mogelijk maken en zowel een toenemende digitalisatie als moderne technologie voor werkplekken en werknemers omvatten. Er moeten ook flexibele werktijden worden ingevoerd en de organisatie zou enkel moeten betalen voor huurruimte die effectief wordt gebruikt.

Er was al lange tijd sprake van samenwerking met Kinnarps als contractpartner van DB AG. Het DB 2020-meubelconcept is gezamenlijk ontworpen en nu is het Kinnarps Next Office®-proces voor werkplekanalyse ook voor het eerst in gang gezet.

Het doel van het concept was een op activiteiten gebaseerde werkomgeving te creëren.

“In 2.039 vierkante meter ruimte hebben we geprobeerd de juiste werkplekken te bieden voor de grote verscheidenheid aan specifieke werkvereisten”, voegt Detlef Frank eraan toe.

Het consultatieproces

Baseler Arkaden, een kantoorgebouw dat in 2000 werd voltooid, ligt op slechts enkele minuten lopen van het hoofdstation. De werkruimtes van de afdeling bevinden zich nu op twee verdiepingen. De bovenste verdieping is enkel toegankelijk voor de 144 medewerkers van de afdeling, terwijl gasten welkom zijn op de onderste verdieping, de zogenaamde conferentieverdieping.

Omdat de medewerkers nauw bij het ontwerpproces werden betrokken, konden ze met hun eigen werkomgeving aan de slag. Het project organiseren en het veranderingsconcept ontwikkelen was bijzonder uitdagend. Een projectteam bestaande uit managers, medewerkers, ondernemingsraad en change advisors heeft zich hiermee beziggehouden. “Veel bedrijven willen dit consultatieproces graag voeren, maar durven het vaak niet volledig door te voeren”, vertelt Peter Labohm.

Kleuren, materialen, muurontwerp: naast werkplekapparatuur, waren verschillende workshops voor medewerkers op interieurontwerp gericht.

Er werden verschillende ideeën en verzoeken voorgelegd aan architect Jennifer Winkler van DB Immobilien en de interieurontwerpers van het Kinnarps Interior Design Team. Het was een gezamenlijke inspanning om ze samen te voegen, te structureren en om te zetten in een concept dat zowel haalbaar als professioneel was: “We werkten als team heel goed samen omdat we één taal spreken en we heel snel overeenstemming bereikten”, vertelt Jennifer Winkler. Maritta Kavanozis, Kinnarps, voegt eraan toe:

Ze zijn nog een stap verder gegaan en hebben de mogelijke nieuwe kantoorruimte met virtuele realiteit visueel voorgesteld, wat erg handig was. “In de showroom van Kinnarps in Frankfurt en op een beursstand tijdens een medewerkersconferentie werd een virtuele inspectie van het nieuwe kantoor op basis van de oorspronkelijke plannen georganiseerd. Met onze VR-bril konden we de kamers betreden, ze vergelijken met onze visie en aanpassingen maken”, zegt Peter Labohm, die zo een ander aspect van de deelname beschrijft.

Het resultaat

Als gevolg van alle processen en studies hebben de zeven organisatie-eenheden nu 'thuiszones'. De open kantoorzones met maximaal acht werkplekken worden flexibel gebruikt volgens de werkpatronen die werden geïdentificeerd. De technische normen voor persoonlijke apparatuur zoals headset, draadloos toetsenbord en muis, laptop, mobiele telefoon, locker en een persoonlijke tas voor deze apparatuur zijn state-of-the-art. De P-serie standaard werkstations zijn in hoogte verstelbaar en uitgerust met twee schermen. Bovendien zijn er privéwerkplekken en zijn digitale werkwijzen niet langer een futuristische droom naarmate we steeds meer papierloos werken

Als het gaat om het kiezen van communicatie- en vergaderruimtes, is er geen vraag onbeantwoord gebleven: er is een volledig scala aan formaten en apparatuur beschikbaar, inclusief creatieve ruimtes met IT-verbindingen en videotechnologie, die wachten op reservering via het nieuwe reserveringssysteem. Er is ook een grote verscheidenheid aan stille zones en privéruimtes. Detlef Frank kent de cijfers: “De zeven thuiszones bieden 88 standaard multi-space werkplekken, 14 privéwerkplekken, 9 touch-downwerkplekken, 22 vergader- en creatieve ruimtes van verschillende afmetingen, 8 communicatiezones en 4 kitchenettes met zitmogelijkheid. We hebben capaciteit voor een bezettingsgraad tot 72,3%.”

Iedereen die op de twee verdiepingen rondloopt, wordt niet alleen getroffen door het scala aan werkomgevingen, maar vooral door de creatieve, op maat gemaakte kamerontwerpen, geïnspireerd door de natuur. Grootschalige, huiselijke fotomuren vervoeren kijkers naar verschillende landschappen. Zo kan men zich in een duinlandschap in Noord-Friesland bevinden, of tussen het herfstgras staan of, net als bij het kantoor Head of Procurement, Ralf Lüthi, zweven op wolken in een blauwe lucht. Elke afdeling besloot zelf hoe haar kamers moesten worden ontworpen en Jennifer Winkler en Maritta Kavanozis brachten deze wensen samen in een totaalconcept. Sommige conferentiedeelnemers genieten van het uitzicht op een adembenemend berglandschap, terwijl anderen hun teamvergaderingen liever houden tegen de achtergrond van een Italiaanse oranjerie.

Beklede meubels van Kinnarps in een breed scala aan kleuren vullen deze landschappen aan. Het Fields-concept is verkrijgbaar in lichtgeel of in combinaties van mauve en blauw. De Fendo-stoel met zijn karakteristieke houten poten is bekleed met strandkleuren en de Pax-stoelen zijn verkrijgbaar in fel rood, helder blauw en oranje. De houten stoelen in de kitchenettes, zoals Neo Lite, zijn ook in bijpassende kleuren geschilderd. Niets is saai: alles aan dit harmonieuze kleurenconcept zorgt voor een echte feel-good sfeer.

De feedback

Veel collega's hebben ons al schriftelijk en mondeling laten weten dat ze niet hadden verwacht dat het resultaat zo geweldig zou zijn, zelfs niet met al het voorbereidende werk. Detlef Frank is blij te kunnen melden dat “de woorden die we het vaakst zien 'uitstekend' en 'geweldig' zijn. Ik zou het proces in de toekomst zeker zo blijven ontwerpen, omdat ik denk dat we hier echt iets moois hebben gecreëerd.”