Vergaderruimtes in het moderne kantoor

Hybride, digitaal, fysiek, lang, kort, spontaan, geboekt, formeel en informeel. Op een werkplek ontmoeten mensen elkaar op veel verschillende manieren. Het moderne kantoor moet nieuwe manieren van werken en interactie ondersteunen door verschillende soorten vergaderruimtes aan te bieden die specifiek zijn ontworpen om productiviteit, efficiëntie en creativiteit te stimuleren.

Hoe vergadert u (of hoe wilt u vergaderen)?

Om de ideale vergaderruimtes voor je organisatie te kunnen ontwerpen, is het essentieel om eerst te bepalen welk soort vergaderingen je daadwerkelijk houdt en wat je nodig hebt voor jouw toekomstige vergaderingen. Denk na over hoe verschillende ruimtes worden gebruikt, de grootte en duur van de vergaderingen die daar plaatsvinden en de mate van concentratie die nodig is – voldoen de bestaande ruimtes aan je behoeften? Die informatie is waardevol voor het ontwerpproces en maakt het eenvoudiger om vergaderruimtes op maat te creëren die de manier van werken van jouw organisatie ondersteunen. Door beter te begrijpen hoe medewerkers en teams willen samenwerken en welk type vergaderruimtes waarde toevoegen, leg je de basis voor een effectieve optimalisatie van je kantoorruimte.

12,9%

Uit een uitgebreide enquête van het Nationaal Bureau voor Economisch Onderzoek blijkt dat het aantal vergaderingen onder kantoormedewerkers na de pandemie met 12,9% is toegenomen. De algemene duur van de vergaderingen is met 20,1% afgenomen.

Optimaliseer je kantoorruimte

De klassieke vergaderruimte moet worden aangevuld met een verscheidenheid aan vergaderruimtes en ontmoetingsplekken in het moderne kantoor. Informele vergaderingen kunnen idealiter plaatsvinden in open ruimtes die zijn onderverdeeld aan de hand van meubilair met een hoge rugleuning, scheidingswanden, opbergoplossingen of textiel dat aan het plafond hangt – room-in-a-room-oplossingen. Korte vergaderingen, creatieve vergaderingen, projectvergaderingen of werkvergaderingen zonder vertrouwelijke informatie zijn voorbeelden van vergaderingen die goed werken in een open ruimte met het juiste interieurontwerp en de juiste technologie.

Praat over ruimte in plaats van kamer

Praten over 'ruimte' in plaats van 'kamer' is dus een illustratieve manier om te beschrijven hoe de vergaderruimtes van het kantoor op een meer flexibele manier kunnen worden ontworpen om nieuwe manieren van werken te ondersteunen. Als je aan het werk gaat, is het veel aantrekkelijker om je collega's te zien dan dat iedereen in aparte ruimtes is verstopt. Open ruimtes maken het voor de verschillende afdelingen van de organisatie ook mogelijk om vrijer met elkaar te communiceren, wat kan bijdragen aan een inclusievere werkplek. Het biedt ook de mogelijkheid om ruimtes aan te passen aan snelle veranderingen in de dagelijkse activiteiten.

3 ergonomische factoren om rekening mee te houden

AKOESTIEK. Akoestiek is belangrijk voor de concentratie en productiviteit van de deelnemers. Harde oppervlakken, zoals kale muren, glazen scheidingswanden, schermen en whiteboards zoals we die vaak vinden in vergaderruimtes, creëren een oncomfortabele akoestische omgeving met luide geluiden en echo's. Geluidsabsorbeerders en textiel zorgen voor een warm gevoel en dragen bij aan een goede akoestische omgeving.

KLEUR. Kies een kleurenschema met het soort vergadering in gedachten – houd geen rekening met persoonlijke smaak of trends. Verschillende kleuren stimuleren en nodigen uit tot verschillende soorten activiteiten. Gele tinten stimuleren creativiteit, terwijl blauw een kalmerend effect heeft. De vergaderruimtes moeten opgaan in het kantoor als geheel, maar kunnen nog steeds verschillende expressies hebben – denk na over het gevoel dat je in elke vergaderruimte wilt creëren.

LUCHTKWALITEIT EN VENTILATIE. Een goed functionerend airconditioningsysteem is essentieel, vooral in kleinere ruimtes zonder ramen, om concentratieverlies en slaperigheid te voorkomen.

In creatieve vergaderingen of brainstormsessies is het belangrijk om vrij te kunnen bewegen in de omgeving om energie en tempo te behouden. In hoogte verstelbare vergadertafels zijn eenvoudig aan te passen aan uw behoeften – dankzij een hogere tafel met barkrukken kunnen deelnemers actiever te zijn, makkelijk opstaan en deelnemen aan gesprekken.

In het moderne kantoor wordt steeds vaker een entree gecombineerd met een werklounge. Hier nodigen loungehoekjes, projecttafels en bureaus in verschillende hoogtes je uit om even te gaan zitten voor een kop koffie, om bij te praten met een collega of om even te werken.

Vergaderingen die je zo kort mogelijk wilt houden, kan je het beste houden in ruimtes met bv. hogere tafels en krukken, waarbij de deelnemers kunnen kiezen tussen zitten of staan. Langere vergaderingen hebben daarentegen een ruimte nodig die is ingericht met comfortabele vergaderstoelen.

Creëer zones met verschillende concentratieniveaus

Bij het ontwerpen van een kantoor is het belangrijk om na te denken over hoe verschillende ruimtes ten opzichte van elkaar zijn gepositioneerd. Ruimtes voor werk dat een hoge mate van concentratie vereist, bijvoorbeeld, moet worden gescheiden van plekken waar veel beweging en interactie tussen mensen plaatsvindt. Een goede manier om te beginnen is het kantoor in verschillende zones op te delen, bv. een actieve zone met meer energie en beweging; een semi-concentratiezone waar je je kunt concentreren op je werk, maar met wat over en weer gebabbel; en een hoge-concentratiezone waar je ongestoord en zonder praten werkt. Zo kan iedereen zijn taken de hele dag optimaal uitvoeren.

"Het ontwerp van vergaderruimtes in het kantoor hangt af van het soort vergadering dat wordt gehouden en de mate van concentratie die nodig is. Dit bepaalt of de plaats zich in een open of gesloten ruimte en in een actieve zone, semi-concentratiezone of hoge-concentratiezone moet bevinden."

Henrik Axell, Workplace Strategist, Kinnarps

Technologie hand in hand met interieurontwerp

Met de juiste technologie hebben we meer keuze over hoe en waar we werken – zelfs binnen de fysieke omgeving van het kantoor. De behoefte aan technologie speelt daarom een rol in de manier waarop vergaderruimtes in het kantoor moeten worden ontworpen. Moeten alle vergaderruimtes de mogelijkheid bieden voor iemand buiten het kantoor om digitaal verbinding te maken? Dit kan vanuit een satellietkantoor, een hotellounge, een koffiebar, een trein of van thuis. Of is het beter voor je organisatie om goed functionerende vergaderruimtes te hebben voor digitale en hybride vergaderingen en om andere ruimtes te optimaliseren voor fysieke vergaderingen? Voordat je het kantoor aanpast, is het belangrijk om echt na te denken over welke vergaderingen goed werken als digitaal of hybride in uw organisatie – en welke fysiek moeten zijn. Bekijk ook welke vergaderruimtes gereserveerd moeten kunnen worden.

Inrichting voor spontane vergaderingen en sociale interactie

Hoewel digitale communicatie een lange weg heeft afgelegd, zijn fysieke vergaderingen nog steeds cruciaal voor het bevorderen van een sterke cultuur, het ontwikkelen van relaties en het creëren van betrokkenheid. Ondanks al onze technologische vooruitgang zijn mensen van nature sociaal en hebben ze het gezelschap van anderen nodig. Wanneer we elkaar persoonlijk ontmoeten, kunnen we elkaars lichaamstaal lezen en verbinding en empathie voelen op een manier die moeilijk virtueel te kopiëren is. Kleine veranderingen in onze gezichtsuitdrukking, de intonatie van onze stem, onze handbewegingen en oogcontact versterken de boodschap die we willen overbrengen.

Dagelijks vinden er op werkplekken spontane vergaderingen plaats. Collega's ontmoeten elkaar op de gang, aan het koffieapparaat of aan elkaars werkplek om iets te vragen en te brainstormen. Deze spontane ontmoetingen zijn niet alleen belangrijk voor de relaties met medewerkers, maar dragen ook bij aan samenwerking en probleemoplossing. Maak het voor werknemers gemakkelijk om even stil te staan en te praten dankzij open, comfortabele en gastvrije zit- of staplaatsen op geselecteerde locaties op kantoor. Denk na over hoe jouw organisatie mensen wil aanmoedigen om elkaar te ontmoeten en zorg ervoor dat dit weerspiegeld wordt in de kantoorindeling.

18%

In een enquête beantwoordden 5.000 kantoormedewerkers vragen over de soort vergaderingen die ze in de toekomst op kantoor zullen houden. Uit de geschatte verdeling blijkt dat spontane vergaderingen maar liefst 18% van alle vergaderingen uitmaken. Het resultaat is een belangrijk aspect om rekening mee te houden bij het ontwerpen van het kantoor van de toekomst.

Het is duidelijk dat inspirerende en functionele vergaderruimtes zorgen voor creatievere en effectievere vergaderingen. Waar we naar streven, zijn ruimtes die zo comfortabel, intuïtief en uitnodigend zijn dat ze de concentratie verscherpen en het welzijn tijdens de vergadering verbeteren. Ruimtes die zo goed gepland en functioneel zijn dat de deelnemers zich kunnen concentreren op hun eigen creatieve processen en zo goed mogelijk kunnen samenwerken.

Heb je hulp nodig bij het ontwerpen van jouw kantoorruimtes? Misschien is het tijd voor nieuwe, spannende vergaderplekken – naast de klassieke vergaderruimtes?

Neem gerust contact met ons op!