Van koffiehoek tot work lounge

Het begint bij de ingang, de eerste indruk en het gevoel van het kantoor. Iedereen die bij ons binnenkomt, moet onmiddellijk een idee krijgen van de visie van de organisatie. Het interieurontwerp moet ervoor zorgen dat iedereen zich welkom en betrokken voelt, en het moet duidelijk zijn hoe je verder moet navigeren in het kantoor. De ervaring wordt versterkt door een zorgvuldig doordacht kleurenschema, muziek en eventueel de geur van versgezette koffie en verse bloemen.
 
De ingang kan ook worden uitgebreid tot een werklounge, vergelijkbaar met een hotellobby. De ingang is samen met de werklounge een steeds belangrijkere en identiteitsdragende ruimte geworden voor organisaties in het moderne kantoor, vooral nu de strijd om talent toeneemt. Het gaat niet alleen om het aantrekken van nieuwe werknemers, maar ook om het behouden van bestaande werknemers. De werklounge, die ook centraal in het kantoor kan worden geplaatst, weerspiegelt het merk, het imago en de waarden van de organisatie het best.
 
Het dient ook als creatieve ruimte voor brainstormen, spontane gesprekken en samenwerking. Een informele en ontspannen ruimte zorgt ervoor dat mensen zich vrijer voelen om ideeën te delen en buiten de gebaande paden te denken. Dit stimuleert uiteraard innovatieve oplossingen en meer creativiteit. De ruimte ontwikkelt zich tot zoveel meer dan alleen een doorgang – het wordt een levendige, energieke en sociale hub waar je kan wachten, ontmoeten, netwerken, genieten van een koffietje of werken. Hier bloeit de cultuur van de organisatie.

Het interieurontwerp in de werklounge heeft een grote invloed op hoe de ruimte wordt ervaren en waartoe ze uitnodigt. Om dynamiek en functionaliteit te creëren voor een breed scala aan activiteiten, heb je variatie nodig in de hoogte van zitmeubilair en tafels. Sofa's en ander loungemeubilair hebben bij voorkeur een iets hogere zithoogte (45 cm) en een iets stevigere zitting, zodat je actiever en toch comfortabel en ontspannen kan zitten. Hogere tafels met krukken maken het gemakkelijk om even te gaan zitten om op je laptop te werken. Tafels en de onderstellen van loungemeubels kunnen worden uitgerust met de toch wel belangrijke contactdozen voor het opladen van verschillende apparaten. Een langere tafel in een groter formaat kan een centraal element zijn in een werklounge, met veel ruimte zodat je een zitplaats kan kiezen zo dicht bij of zo ver weg van de mensen die er al zitten. Een lange en diepe tafel die in het midden is opgedeeld met akoestische schermen of planten en voorzien is van meerdere contactdozen, creëert het gevoel van persoonlijke ruimte in een groepssetting.
 
De grootte van de werklounge kan variëren, maar omdat het meestal een grotere ruimte is, is het bijzonder belangrijk om na te denken over een inrichting voor een goede akoestiek. Scheidingswanden op wielen kunnen geluid absorberen en kunnen ook als ruimteverdeler fungeren om een rustigere ruimte te creëren met minder visuele indrukken. Sofa's of fauteuils met een hoge rug tegenover elkaar geplaatst, creëren een natuurlijke ruimte in een ruimte waar je met een collega kunt praten, terwijl ze tegelijkertijd bijdragen aan een goede akoestische omgeving. Over het algemeen draagt bekleed meubilair altijd bij aan een betere akoestiek.
 
Binnenplanten zijn een ander belangrijk kenmerk, niet alleen omdat ze het welzijn bevorderen, maar ook omdat hun gebladerte geluid verspreidt en zo een aangenamere akoestische omgeving creëert. Plantenbakken zijn ook een goede manier om een deel van de werklounge af te scheiden en bureaus te plaatsen voor individueel werk.
 
Met de juiste technologie en een flexibel interieurontwerp kan de werklounge ook worden omgetoverd tot de ideale plek voor grotere presentaties en evenementen, een slimme manier om kantoorruimte te optimaliseren. Nu grotere vergaderzalen en auditoria grotendeels zijn uitgefaseerd uit moderne kantoren, heb je nog steeds een plek nodig om presentaties voor een groot publiek te houden. De werklounge kan een goed alternatief zijn! Stapelbare krukken en tafels op wielen die gemakkelijk kunnen worden opgeborgen, en dropdown technologie zijn slechts enkele van de kenmerken die dit mogelijk maken.

Steeds meer organisaties zien waarde in het aanbieden van plekken om ook informeel samen te komen. Persoonlijke vergaderingen hebben veel voordelen voor de werkplek. Ze creëren betrokkenheid, ontwikkelen relaties en versterken uiteindelijk de bedrijfscultuur. Uit onderzoek* blijkt dat persoonlijke verzoeken meer dan 30 keer effectiever zijn dan die per e-mail.
 
Hoewel digitale communicatie een lange weg heeft afgelegd, zijn fysieke vergaderingen nog steeds cruciaal voor het ontwikkelen van relaties, en het aanmoedigen van probleemoplossing en innovatie. Ondanks al onze technologische vooruitgang zijn mensen van nature sociaal en hebben ze gezelschap nodig. Wanneer we elkaar persoonlijk ontmoeten, kunnen we elkaars lichaamstaal lezen en verbinding en empathie voelen op een manier die moeilijk virtueel te kopiëren is. Kleine veranderingen in onze gezichtsuitdrukking, hoe we onze stem gebruiken, onze handen bewegen en oogcontact maken, helpen allemaal om onze boodschap over te brengen.
 
Deze trend heeft invloed op de functionaliteit en het ontwerp van het kantoor in het algemeen. Naarmate het belang van fysieke vergaderingen duidelijker is geworden, neemt de focus op sociale ruimtes en meer huiselijke kantoorruimtes toe. De werklounge is een levendige ruimte en hub, waar je alleen kan werken, met je collega's kan praten in een meer informele ruimte, collega's van andere afdelingen kan ontmoeten of gewoon kan genieten van een kopje koffie. Niettemin kan een kantoor niet alleen bestaan uit sociale ruimtes: ruimtes voor geconcentreerd, solowerk of samenwerking zijn uiterst belangrijk. Een werkplekanalyse helpt je om je activiteiten en behoeften in kaart te brengen en te analyseren om de verdeling en grootte van de ruimtes in je kantoor te bepalen.

Bronnen

* Washington Post – The science of being there.