Case: Puls & Träning

Efficiënter en tevredener in het bestaande kantoor

De sportschoolketen Puls & Träning had zijn kantoor al eens veranderd en stond op het punt om dat weer te doen. Ze vonden hun kantoorruimte krap en inefficiënt, en de mensen werden er niet gelukkig van. Deze keer wilde het management het vanaf het begin goed aanpakken. Daarom werd de hulp van Kinnarps ingeroepen om een Next Office®-werkplekanalyse uit te voeren. Het bedrijf heeft nu niet alleen een nieuw interieurontwerp, maar ook een nieuwe, betere manier van werken – in het bestaande kantoor.

Puls & Träning is opgericht in 2006. Tegenwoordig heeft het bedrijf ongeveer 90 sportscholen in heel Zweden. Het hoofdkantoor is gevestigd in Stockholm en telt ongeveer 40 medewerkers. De laatste paar jaar leek het kantoor te krap. Bovendien hadden het management en de medewerkers het gevoel dat het kantoor niet bevorderlijk was voor de efficiëntie en dat mensen er niet zo gelukkig van werden als ze wilden.

Oprichter en mede-eigenaar Karin Sager denkt terug:
"We hadden een relatief nieuw kantoor, maar waren nog steeds niet erg gelukkig. We kregen het idee dat we naar een groter kantoor zouden moeten verhuizen, maar na overleg met Kinnarps zijn we gaan onderzoeken of we onze omgeving misschien verkeerd gebruikten en of we dat wat we hebben, zouden kunnen verbeteren."

Behoeften in kaart brengen en analyse

De sleutel tot succes was Next Office®, de werkplekanalyse van Kinnarps voor het ontwikkelen van werkomgevingen die zijn aangepast aan de activiteiten. Bij deze methode wordt het bedrijf in kaart gebracht en geanalyseerd, en worden het managementteam en de medewerkers betrokken bij het veranderproces. Op basis van die kennis worden duurzame werkomgevingen voor de lange termijn gecreëerd.

"Kinnarps heeft ons geholpen om vanuit een ander perspectief naar onze activiteiten te kijken en ons kritisch laten kijken naar wat wij als vanzelfsprekende absolute waarheden beschouwden. We hebben vooral geleerd dat we bij nul moesten beginnen en vanaf het begin alles goed moesten doen. Het was duidelijk dat we niet zomaar ons meubilair konden omwisselen. We moesten onze manier van werken veranderen."

Door middel van een lezing, workshop, online enquête en evaluatie van de visie en doelen van Puls & Träning analyseerde Kinnarps de behoeften van het bedrijf. Die analyse leidde tot de conclusie dat de efficiëntie moest worden verbeterd en dat de omgeving prettiger en slimmer moesten worden met behulp van digitale oplossingen. Daarnaast moest er meer aandacht komen voor milieu en gezondheid, betere communicatie en een sterkere teamgeest.

"Uit onze analyse bleek bovendien dat Puls & Träning niet naar een groter kantoor hoefde te verhuizen. Met het juiste interieurontwerp, aangepast aan hun activiteiten, waren de beschikbare vierkante meters in het kantoor ruim voldoende. Een bijkomend voordeel hiervan was dat het project economisch duurzaam werd door elke vierkante meter efficiënter te gebruiken", aldus Henrik Axell, Concept Manager voor Kinnarps Next Office® in Zweden.

Van krap naar prettig

De transformatie van een traditioneel landschapskantoor naar een aan de activiteiten aangepast kantoor was in veel opzichten een interessant proces. Karin Sager benadrukt dat de inspanningen van Kinnarps om het personeel erbij te betrekken belangrijk en noodzakelijk waren om deze waardecreërende verandering te realiseren.

"In het begin begrepen veel mensen het project verkeerd en was er veel wantrouwen, wat alleen maar logisch is. Daarom is het zo belangrijk dat het personeel wordt gevraagd mee te doen en dat het management altijd beschikbaar is, altijd luistert en transparant is. Het eindresultaat is in veel opzichten een prettige verrassing", vertelt Karin Sager.

De grootste verrassing is dat het kantoor dat eerst zo verstikkend leek, nu ruimtelijk, inspirerend en prettig aanvoelt, ondanks een toename van het aantal medewerkers en werkplekken in de organisatie. Een van de redenen hiervoor is de ontwikkeling van digitale oplossingen.

"Het had voor ons hoge prioriteit om onze digitale omgeving op orde te krijgen voordat we aan iets anders begonnen. Hierdoor werd niet alleen ons werk efficiënter, maar printen we nu ook ongeveer 60 procent minder. Goed voor het milieu en goed voor onze economie", stelt Karin Sager.

Het verbaast haar ook dat de stille zones, waar aan het begin van het project zo sterk op werd aangedrongen, nu niet de werkplekken zijn die de meeste mensen aantrekken.

"Het zijn juist de rustige zones met een gemiddeld concentratieniveau die het meest worden gebruikt. Ik denk dat mensen op basis van hun ervaring met het oude kantoor het idee hadden dat ze meer afgezonderd wilden zitten. Maar nu de hele omgeving beter is ingericht, kun je overal efficiënter werken en is er minder behoefte aan stille zones.

Een sterker werkgeversimago

De werkplekanalyse die Kinnarps in het kader van Next Office® heeft uitgevoerd, vormde de basis van het voorstel voor het interieurontwerp dat nu de dagelijkse werkelijkheid is voor Puls & Träning. Wat het ontwerp betreft wilden ze graag een stijlvol kantoor dat hun activiteiten weerspiegelt zonder dat het te "sportief" is. Karin Sager vertelt dat hun vorige kantoor ook visueel aantrekkelijk was, maar dat het nieuwe kantoor een diepere dimensie heeft.

"We krijgen veel complimenten van partners en andere bezoekers. Ze zijn er duidelijk van onder de indruk dat we ons zo sterk hebben ingezet voor ons interieurontwerp. Ik merk bovendien dat we ons werkgeversimago hebben versterkt en als werkgever aantrekkelijker zijn geworden. We kunnen nu dus niet alleen makkelijker personeel behouden, maar ook aanwerven", vertelt Karin Sager.

Deze indruk werd ook bevestigd in de follow-up die bij de werkplekanalyse van Kinnarps hoort. Daaruit blijkt dat de gemiddelde score van werknemers voor de werkplek enorm is gestegen. Gemiddeld met meer dan 50 procent en in veel gevallen met meer dan 100 procent. Uitschieters in positieve zin zijn bijvoorbeeld de antwoorden op de vraag hoe goed de werkomgeving zowel individueel geconcentreerd werk als creatieve samenwerking ondersteunt.

"Zo zie je maar hoe belangrijk het is om de werkplek te analyseren voordat je een kantoor gaat veranderen. Door maatoplossingen te creëren op basis van een gedegen inventarisatie en kennis, creëren we waarde voor de organisatie en wordt het interieurontwerp een duurzame investering voor de lange termijn", zegt Henrik Axell.