Case: Almi Jönköping

Toen Almi Sverige aan een transformatieproject begon om hun strategie en merk te herzien en aan te passen, besloot Almi Jönköping binnen dit project ook zijn kantoorruimte opnieuw te bekijken. Met behulp van het Kinnarps Next Office-proces creëerden ze een werkomgeving die zowel de medewerkers als het nieuw gedefinieerde merk ondersteunt.

HOE DE RENOVATIE EEN VERANDERINGSPROJECT WERD

Het begon allemaal met de verhuizing van Almi naar een nieuwe kantoorruimte. Jarenlang had Almi ruimte in gebruik in een van de kenmerkende gebouwen van Jönköping, het zogenaamde 'Öriket', prachtig gelegen aan het meer Munksjö in het centrum van Jönköping. Maar het contract liep bijna af en de verhuurder bood als alternatief een nieuwe kantoorruimte aan in hetzelfde gebouw, met de mogelijkheid om die te renoveren en verbouwen zoals Almi wilde. Wat dus als een renovatie begon, ontwikkelde zich tot een veranderingsproces, verklaart Johanna Donker, de projectmanager voor de transformatie.

"Tegelijkertijd met de op handen zijnde verhuizing naar de nieuwe kantoorruimte kregen we van het groepsmanagement te horen dat de gehele Almi Group een nieuwe strategie zou gaan doorvoeren. We zouden onze merkpositie gaan veranderen, zodat Almi zich in de toekomst voornamelijk op zakelijke klanten zou gaan richten met de intentie en de mogelijkheid om te groeien, en zich proactiever zou gaan opstellen. De veranderingen van het merk zouden een volledig nieuw grafisch profiel opleveren met een nieuwe uitstraling en nieuwe kleuren. Dat ging allemaal hand in hand met onze plannen om tot een modernere manier van werken te komen, die onze werktaken en activiteiten ondersteunt. Als we dan toch dit omvangrijke kantoortraject zouden ondernemen, wilden we dat doen met de positieverandering als kompas. We zagen de kans om de transformatie te gebruiken voor de implementatie van het nieuwe Almi. We wilden dat onze nieuwe kantoorruimte een afspiegeling zou zijn van het nieuwe Almi, waarbij we de daad bij het woord voegen."

AFTRAP MET WORKSHOP EN 'SPELREGELS'

Het project werd in de loop van 2017 uitgevoerd en de nieuwe kantoorruimte was in november van dat jaar klaar voor de verhuizing. Toen Kinnarps bij het project betrokken raakte, was er al een proefonderzoek uitgevoerd en lag er al een eerste voorstel voor de indeling van de zones. De samenwerking met Kinnarps begon met een aftrap op het hoofdkantoor van Kinnarps, waar de projectgroep van Almi informatie kreeg over inspirerende kantooromgevingen, sprak over visie, doelen, bedreigingen en kansen, en overlegde over de verschillende zones waarin het kantoor was verdeeld. Dat werd gevolgd door een workshop voor de medewerkers, die werd gehouden bij Kinnarps in Jönköping. De Next Office Concept Manager van Kinnarps, Henrik Axell, gaf een lezing over de werkomgevingen en werkmethoden van de toekomst, zodat de deelnemers anders zouden gaan denken en werden geïnspireerd om op nieuwe manieren te werken.

"Het bedrijf heeft medewerkers met veel uiteenlopende functies – sommige houden zich bezig met financiële zaken en andere zijn sterk extern gericht bij ontmoetingen met klanten, wat betekent dat ze verschillende behoeften hebben. Een andere uitdaging was vertrouwelijkheid. We hebben dit allemaal doorgenomen en vervolgens een gids voor de omgangsvormen gemaakt, waarin wordt beschreven welk gemeenschappelijk gedrag volgens de medewerkers in de verschillende zones van toepassing is. We hebben ook de ergonomie op de werkplek besproken, met het accent op beweging, gevarieerde omgevingen en akoestische oplossingen", vertelt Henrik Axell.

INTERIEURONTWERP MET HERGEBRUIK

Op basis van de uitkomsten van de workshop werden verschillende zones ingericht met producten en oplossingen ter ondersteuning van de behoeften van het personeel. Nieuw en bestaand meubilair werd gecombineerd om tegemoet te komen aan de wens van Almi om aandacht te besteden aan hergebruik en recyclage.

VOORTDURENDE FOLLOW-UP

De nieuwe kantoorruimte is ruim. De totale ruimte is 640 vierkante meter groot en wordt gedeeld door 25-30 medewerkers. Als je berekent hoeveel werkplekken er zijn, van bureaus tot vergaderruimtes en andere opstellingen, dan heeft iedere werknemer vijf plekken tot zijn beschikking. Dit was een strategische zet om eenvoudig en flexibel te kunnen groeien met meer medewerkers.      

"We vinden dat alles echt goed werkt. We kunnen zien dat deze manier van werken een methode is die het management in staat stelt het nieuwe Almi sneller te implementeren. Maar tegelijkertijd hebben we de muren afgebroken en de rollen van de medewerkers veranderd. We hebben alle respect voor het feit dat dit een veranderingsproces is dat voortdurende follow-up vereist", zegt Johanna Donker.

Follow-up vindt elke maand plaats om na te gaan hoe de veranderingen functioneren en of er oplossingen in het kantoor zijn die moeten worden aangepast.

"Het is belangrijk dat we er duidelijk over zijn of het echt een bepaalde stoel is die een probleem vormt, of dat we ons gedrag moeten veranderen. Het is gemakkelijk om terug te vallen in je oude manieren en gewoonten. Daarom zijn we constant bezig met het bespreken, aanpassen en toevoegen van dingen."

In samenwerking met Kinnarps is er ook een follow-upworkshop geweest, waar de medewerkers en Next Office Concept Manager Henrik Axell de verwachtingen hebben vergeleken, verbeteringen hebben voorgesteld en de gids voor de omgangsvormen van het bedrijf hebben aangepast.

Almi heeft ook een raad, de ENAS-raad, die managementondersteuning biedt.

"Middels een enquête evalueren we regelmatig de arbeidstevredenheid en de werkomgeving van de medewerkers. We scoorden altijd hoog bij de vragen over arbeidstevredenheid – de medewerkers zijn ook echt trots op hun werkomgeving. Het is natuurlijk moeilijker om verbeteringen op het gebied van efficiëntie en productiviteit te meten, maar ik denk dat we vooruitgang hebben geboekt en dat er ruimte is voor verdere verbetering", aldus Carl Nyström, CEO van Almi Jönköping.

"Tijdens de follow-upworkshop met Kinnarps hebben we ons op twee vragen geconcentreerd: wat kunnen we nog beter doen om de klantervaring te verbeteren en hoe kunnen we in de bestaande omgeving nog efficiënter worden? Het was ook goed om de gids voor de omgangsvormen opnieuw te bekijken. We hebben onder andere de verschillende aandachtsgebieden bijgesteld en het evenwicht tussen een laag en een gemiddeld concentratieniveau afgestemd. Een van onze conclusies was dat het duidelijk moet zijn dat het prima is om zelfs in de zone met een gemiddeld concentratieniveau contact te hebben met elkaar en gesprekken te voeren, maar wel binnen bepaalde grenzen."

De resultaten van het veranderingsproject van Almi Jönköping hebben ook grote gevolgen gehad buiten de kantoormuren. Als projectmanager van het ENAS-project is aan Johanna Donker de prijs 'vernieuwer van het jaar' toegekend door de Almi Group. Het kantoor in Jönköping dient als voorbeeld voor de overige kantoren van Almi die dit traject willen doorlopen, aan de hand van het eindrapport van het project. De blijde boodschap verspreidt zich!