Zet de ruimte een domper op de vergadersfeer?
Zo doet u er iets aan
Samenwerken en samen creëren – overal, op elk moment, in kleine én grote bedrijven – is een natuurlijk onderdeel van het hedendaagse beroepsleven. We weten allemaal dat er geweldige dingen gebeuren wanneer we vergaderen, maar niet alle vergaderingen zijn even geweldig. 47% vindt vergaderingen zelfs de grootste tijdverspiller op kantoor. Er wordt veel gezegd over hoe we beter kunnen vergaderen, maar kunnen we vergaderingen ook waardevoller maken door na te gaan hoe het ontwerp van de vergaderruimte een rol kan spelen?
Als collega's en zakenpartners bevinden we ons vaak op uiteenlopende plaatsen. Vergaderingen en projecten zijn dan ook een steeds belangrijker onderdeel van ons beroepsleven geworden: gemiddeld 62 vergaderingen per maand voor kantoormedewerkers, en voor leidinggevenden zelfs nog meer. Dat is veel tijd en een groot deel daarvan wordt niet efficiënt besteed. Tot 25% van de vergadertijd wordt in beslag genomen door irrelevante zaken. We zijn ervan overtuigd dat vergader- en conferentieruimtes zodanig kunnen worden ontworpen dat ze het doel van de vergadering ondersteunen en leiden tot meer productiviteit, efficiëntie en creativiteit.
Hoe vergadert u (of wilt u vergaderen)?
Bij het creëren van vergaderruimtes die werken voor u, is het belangrijk om eerst te analyseren hoe u momenteel vergadert en wat uw behoeften voor de toekomst zijn. Denk na over het gebruik van de ruimtes, de omvang en de duur van de vergaderingen. Voldoen uw huidige ruimtes aan uw behoeften? Dat biedt input voor het ontwerpproces en helpt bij het creëren van ruimtes op maat die uw manier van werken ondersteunen.
"We weten dat onze klanten met veel uitdagingen worden geconfronteerd naarmate de technologie zich verder ontwikkelt en dat er veel behoefte is aan innovatieve en functionele vergaderruimtes die de nieuwe manier van werken ondersteunen. Met Kinnarps Next Office®* zien we dat als een inclusief proces waarmee we onze klanten creatieve, flexibele en efficiënte vergaderruimtes willen bieden. Het gaat erom het totaalbeeld te zien en over alles na te denken: de organisatie, de fysieke omgeving, de technologie en de individuele behoeften van de medewerkers."
*Kinnarps Next Office® is een resultaatgericht concept en proces waarbij de behoeften van elk individueel bedrijf als uitgangspunt worden genomen en waarin de medewerkers centraal staan. Next Office is gebaseerd op uitgebreid onderzoek samen met klanten, organisatieontwikkelaars en toekomstgerichte analisten.
In het moderne kantoor combineren we vaak fysieke en virtuele communicatie in dezelfde ruimte: we werken samen in gedeelde documenten, presenteren materialen op grotere schermen en nemen deel aan videoconferenties met mensen over de hele wereld. Rust uw vergaderruimtes uit met slimme technologie die zowel uw huidige manier van vergaderen ondersteunt als de manier waarop u in de toekomst zou willen vergaderen.
Hoe kunt u ervoor zorgen dat de ruimte werkt voor u?
Een vergaderruimte is niet zomaar een ruimte met een tafel en stoelen. Om ervoor te zorgen dat de ruimte werkt voor u, zijn er een paar dingen die u moet overwegen. Eerst en vooral beïnvloeden verschillende kleuren ons op verschillende manieren. Het is belangrijk daarmee rekening te houden bij het creëren van een vergaderruimte die het doel van uw vergadering moet ondersteunen. Geel is een goede kleur voor vergaderruimtes omdat ze de tongen losmaakt. Gebruik ze dus voor muren en meubilair in creatieve ruimtes waar u moet brainstormen en het gesprek op gang moet brengen. Blauw past ook goed in vergaderruimtes. Het creëert een gevoel van rust waardoor we ons beter kunnen concentreren en productiever kunnen zijn. Gebruik blauw in ruimtes waar u workshops organiseert en ideeën uitwerkt. Blauw staat ook voor vertrouwen, dus is het een goede kleur voor ruimtes waar u klanten ontvangt. In de videoconferentieruimte is het belangrijk een achtergrond te hebben die het voor de videoapparatuur gemakkelijker maakt om de deelnemers te herkennen en die comfortabel is voor degenen die de feed bekijken. Een rustgevende en neutrale kleur met een gemiddeld contrast is hier de beste keuze. Ga voor zachte aardekleuren zoals bruin, beige, grijs of grijsblauw. Felle kleuren, spierwit en donkere tinten creëren vaak visuele effecten die u niet wilt in uw videofeed. U kunt ze dus best vermijden op muren in conferentieruimtes met videoapparatuur.
Schermen worden tegenwoordig in de meeste vergaderruimtes gebruikt, en niet alleen tijdens videoconferenties. We delen en presenteren documenten en we willen dat alle deelnemers aan de vergadering ze goed kunnen zien. Daarom is het belangrijk rekening te houden met de zichtbaarheid van het scherm bij de inrichting van de ruimte. Kies een vergadertafel die even breed is als het scherm of voeg een V-vormige tafel toe om de zichtbaarheid voor alle deelnemers te vergroten. Met stoelen met wielen kunnen mensen zich gemakkelijker verplaatsen voor een beter zicht op het scherm.
Flexibele stoelen met wielen zijn ook ideaal voor vergaderingen waarbij u groepsgesprekken houdt of workshops waarbij u snel en stil moet kunnen bewegen. Uittrekbare vergadertafels of inklapbare mobiele tafels zijn ook een goede keuze voor ruimtes waar u flexibele en dynamische vergaderingen mogelijk wilt maken.
Voor creatieve vergaderingen of brainstormingsessies is beweging cruciaal om het energieniveau en het tempo hoog te houden. Met in de hoogte verstelbare vergadertafels kunt u de tafelhoogte gemakkelijk aanpassen aan uw behoeften. Een hogere tafel met barkrukken stimuleert een actievere vergadering waarbij mensen gemakkelijk kunnen opstaan, kunnen deelnemen aan gesprekken of de leiding kunnen nemen voor een schrijfbord of een scherm.
De akoestiek in de vergaderruimte is ook belangrijk om de concentratie en de productiviteit op peil te houden. Harde oppervlakken zoals kale muren, glazen scheidingswanden, schermen en schrijfborden die vaak worden gebruikt in vergaderruimtes, weerkaatsen het geluid sterk waardoor een oncomfortabele akoestische omgeving ontstaat. Door geluidsabsorberende of geluidsdempende akoestische muurpanelen en plafondtegels toe te voegen, krijgt u een evenwichtig geluidsniveau en wordt storend lawaai tot een minimum beperkt. Zorg er ook voor dat het geluid niet hoorbaar is buiten de vergaderruimte, het is immers niet de bedoeling dat u wordt afgeluisterd.
Vergeet geen plekken voor spontane vergaderingen te voorzien!
Op werkplekken vinden elke dag spontane vergaderingen plaats. Collega's ontmoeten elkaar in de gang, aan het koffieapparaat of aan elkaars bureau om vragen te stellen en te brainstormen. Dergelijke spontane vergaderingen zijn niet alleen belangrijk voor de relaties tussen de medewerkers, maar versterken ook de samenwerking en het vermogen om problemen op te lossen. Maak het voor uw medewerkers gemakkelijk om een pauze te nemen en een gesprek te voeren door comfortabele en open zitplekken te creëren.
Op basis van dit alles zien we dat de kans groter is dat we op een creatieve en efficiënte manier kunnen vergaderen als er inspirerende en functionele ruimtes beschikbaar zijn. We streven naar omgevingen die zo comfortabel, zo intuïtief en zo uitnodigend zijn dat ze zorgen voor meer concentratie en plezier bij een vergadering. Omgevingen die zo goed gepland en functioneel zijn dat de deelnemers zich kunnen concentreren op hun eigen creatieve processen en zo goed mogelijk kunnen samenwerken.
Hebt u hulp nodig om uw vergaderruimtes nieuw leven in te blazen? Of om boeiende nieuwe vergaderomgevingen te creëren die verder gaan dan traditionele ruimtes?
Citation
https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic
https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/
https://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/
