De snelle technologische ontwikkeling heeft niet alleen invloed op hoe we werken, maar zorgt ook dat we anders zijn gaan vergaderen. We gaan steeds minder vaak persoonlijk, met de auto of het vliegtuig, naar een vergadering of conferentie. In plaats daarvan vergaderen we steeds vaker vanop afstand, via videomeetings.

Virtuele realiteit zal binnenkort echter een extra dimensie aan onze vergaderingen op afstand toevoegen. Met behulp van virtuele realiteit kunnen we mensen en omgevingen beleven alsof we er echt zijn. Op termijn zult u in elke gewenste omgeving kunnen vergaderen: in een virtueel exemplaar van de directiekamer of de werkplaats van het bedrijf, of in een inspirerende omgeving op een paradijselijk eiland ... de mogelijkheden worden uitsluitend beperkt door onze verbeeldingskracht.

Uiteraard blijven we fysiek vergaderen als dat nodig is. Maar de nieuwe technologie biedt ons de mogelijkheid om duurzaam te denken en onze impact op het milieu in de vorm van reizen en CO2-uitstoot te verminderen. Vanuit zakelijk oogpunt is vergaderen op afstand ook kostenefficiënt, omdat hierdoor tijd en geld worden bespaard. Om goed te functioneren moeten de vergader- en conferentieruimtes van de toekomst van alle noodzakelijke technologie zijn voorzien, bij voorkeur geïntegreerd in het kantoormeubilair. 

Het is tegenwoordig heel normaal om in verschillende teams en aan verschillende projecten te werken. Dit brengt tevens met zich mee dat korte vergaderingen en gesprekken een natuurlijk en noodzakelijk deel van het werkproces uitmaken. Voor dit soort vergaderingen hebt u flexibele oplossingen nodig. U moet de werkplek gemakkelijk van individuele bureaus en benches naar een vergadertafel en weer terug kunnen veranderen.

Daarnaast hebt u vergader- en conferentieruimtes en omgevingen nodig die geschikt zijn voor spontane vergaderingen. Zodra u iets met een collega wilt bespreken, moet de kantooromgeving een aantal verschillende oplossingen kunnen bieden waar u kunt praten zonder anderen te storen. De omgevingen voor spontane vergaderingen moeten gemakkelijk kunnen worden aangepast aan de behoefte op dat moment. Tafels, bureaustoelen, stoelen, sofa's en ander zitmeubilair moeten flexibel en ergonomisch zijn en eenvoudig kunnen worden aangepast.

Voor geboekte vergaderingen moeten er vergaderruimtes van verschillende afmetingen beschikbaar zijn: kleine vergaderruimtes voor vier tot zes personen en grotere vergaderruimtes voor zes of meer personen. Voor directievergaderingen, workshops en algemene vergaderingen hebt u nog steeds een geschikte conferentieruimte nodig met een goed uitgeruste vergadertafel in het midden. Omdat dit soort bijeenkomsten best lang kunnen duren, is het belangrijk dat de vergaderruimte is voorzien van ergonomische conferentiestoelen. Met goede stoelen waarop u goed kunt zitten voorkomt u pijn en vermoeidheid, en is het gemakkelijker om gedurende de gehele vergadering te blijven opletten en alert te blijven. 

Er zijn veel overeenkomsten tussen het hedendaagse kantoor en ons eigen huis. We kunnen kiezen wat we willen doen en waar we dat willen doen. We kunnen ook veel verschillende activiteiten in dezelfde werkomgeving verrichten, niet veel anders dan hoe we thuis onze woonkamer gebruiken. 

In het flexibele kantoor worden we aangemoedigd om veel samen te werken en te vergaderen. Om te zorgen dat vergaderingen productief zijn, zonder dat we elkaar storen, moeten er regels zijn. Bepaal gezamenlijk waar en wanneer er kan worden vergaderd en overlegd. Dit is vooral belangrijk bij spontane vergaderingen. Als u bijvoorbeeld uw collega tegenkomt en bedenkt dat u een paar zaken wilt bespreken, vraag dan een korte vergadering aan in een van de omgevingen die voor dit soort vergaderingen zijn bedoeld. U kunt dan net zolang met elkaar praten als u wilt, zonder dat er iemand geïrriteerd raakt. Investeer voor geplande vergaderingen in een boekingssysteem. Hierdoor wordt de organisatie efficiënt en ontstaan er minder misverstanden.  

Een goed voorbeeld van een flexibele en aanpasbare vergadertafel: Nexus Meeting.

Neem contact met ons op