Vergaderruimtes voor de nieuwe manier van werken

Van conferentieruimtes naar vergaderingen in virtuele realiteit

Waar wilt u de volgende keer vergaderen?

OP EEN BOOT OP DE MIDDELLANDSE ZEE MISSCHIEN, OF OMRINGD DOOR KUNST IN HET LOUVRE? DANKZIJ NIEUWE TECHNOLOGIE KUNT U BINNENKORT KIEZEN. OF U NU EEN EXOTISCHE LOCATIE WILT OF LIEVER DE VERTROUWDE OMGEVING VAN UW EIGEN KANTOOR, U KUNT REKENEN OP VEEL INTERESSANTE VERANDERINGEN IN UW VERGADERROUTINES.

Vergaderingen en conferenties veranderen door nieuwe technologie

De snelle technologische ontwikkeling heeft niet alleen invloed op hoe we werken, maar zorgt ook dat we anders zijn gaan vergaderen. We gaan steeds minder vaak persoonlijk, met de auto of het vliegtuig, naar een vergadering of conferentie. In plaats daarvan vergaderen we steeds vaker vanop afstand, via videomeetings.

Virtuele realiteit zal binnenkort echter een extra dimensie aan onze vergaderingen op afstand toevoegen. Met behulp van virtuele realiteit kunnen we mensen en omgevingen beleven alsof we er echt zijn. Op termijn zult u in elke gewenste omgeving kunnen vergaderen: in een virtueel exemplaar van de directiekamer of de werkplaats van het bedrijf, of in een inspirerende omgeving op een paradijselijk eiland ... de mogelijkheden worden uitsluitend beperkt door onze verbeeldingskracht.

Uiteraard blijven we fysiek vergaderen als dat nodig is. Maar de nieuwe technologie biedt ons de mogelijkheid om duurzaam te denken en onze impact op het milieu in de vorm van reizen en CO2-uitstoot te verminderen. Vanuit zakelijk oogpunt is vergaderen op afstand ook kostenefficiënt, omdat hierdoor tijd en geld worden bespaard. Om goed te functioneren moeten de vergader- en conferentieruimtes van de toekomst van alle noodzakelijke technologie zijn voorzien, bij voorkeur geïntegreerd in het kantoormeubilair. 

Tafels voor projectwerk en flexibele vergaderingen

Het is tegenwoordig heel normaal om in verschillende teams en aan verschillende projecten te werken. Dit brengt tevens met zich mee dat korte vergaderingen en gesprekken een natuurlijk en noodzakelijk deel van het werkproces uitmaken. Voor dit soort vergaderingen hebt u flexibele oplossingen nodig. U moet de werkplek gemakkelijk van individuele bureaus en benches naar een vergadertafel en weer terug kunnen veranderen.

Daarnaast hebt u vergader- en conferentieruimtes en omgevingen nodig die geschikt zijn voor spontane vergaderingen. Zodra u iets met een collega wilt bespreken, moet de kantooromgeving een aantal verschillende oplossingen kunnen bieden waar u kunt praten zonder anderen te storen. De omgevingen voor spontane vergaderingen moeten gemakkelijk kunnen worden aangepast aan de behoefte op dat moment. Tafels, bureaustoelen, stoelen, sofa's en ander zitmeubilair moeten flexibel en ergonomisch zijn en eenvoudig kunnen worden aangepast.

Voor geboekte vergaderingen moeten er vergaderruimtes van verschillende afmetingen beschikbaar zijn: kleine vergaderruimtes voor vier tot zes personen en grotere vergaderruimtes voor zes of meer personen. Voor directievergaderingen, workshops en algemene vergaderingen hebt u nog steeds een geschikte conferentieruimte nodig met een goed uitgeruste vergadertafel in het midden. Omdat dit soort bijeenkomsten best lang kunnen duren, is het belangrijk dat de vergaderruimte is voorzien van ergonomische conferentiestoelen. Met goede stoelen waarop u goed kunt zitten voorkomt u pijn en vermoeidheid, en is het gemakkelijker om gedurende de gehele vergadering te blijven opletten en alert te blijven. 

Zes slimme oplossingen voor flexibele vergaderingen

1. Flexibele vergadertafels

Kies vergadertafels, benches of bureaus die aan elkaar gekoppeld kunnen worden, zodat u de tafelopstelling naar behoefte kunt veranderen.

2. Verschillende hoogtes voor verschillende soorten vergaderingen

Door vergadertafels in verschillende hoogtes aan te bieden, stimuleert u verschillende manieren van vergaderen op kantoor. 74 cm is een comfortabele hoogte voor zittend werk en langere vergaderingen. 90 cm stimuleert een actievere vergaderstijl waar u staan en zitten kunt afwisselen, zodat u gemakkelijk kunt samenwerken en verschillende soorten documenten kunt uitwisselen. 105 cm is de ideale stahoogte voor korte vergaderingen en updates tijdens de werkdag.

3. Wanden bieden meer vrijheid

Met opzetwanden kunt u op doeltreffende wijze een werkoppervlak omtoveren tot een flexibele vergaderruimte. Door wanden toe te voegen kunt u snel en eenvoudig het tafeloppervlak aanpassen aan de behoefte. Wanden kunnen zowel voor benches als voor bureaus worden gebruikt. 

4. Flexrail

Door een flexrail met verplaatsbare functies voor wanden, beeldschermen, contactdozen en USB- en netwerkaansluitingen toe te voegen, creëert u een nog flexibelere tafel.

5. Moderne vergadertechnologie

Omdat de nieuwe communicatietechnologie zo belangrijk is voor het nieuwe vergaderen, moet u ervoor zorgen dat uw vergaderruimte is voorzien van moderne, slimme technologie. U kunt tegenwoordig kiezen voor aansluitmodules met verwisselbare functies voor onder andere data en USB, waardoor u de technologie later, afhankelijk van de behoeftes, kunt veranderen en vernieuwen.

6. Boekingssysteem voor efficiënte vergaderingen

Een boekingssysteem voor de directiekamer, conferentieruimte en grotere en kleinere vergaderruimtes is een goede investering. Als de ruimtes kunnen worden geboekt, hebben de medewerkers een eenvoudig overzicht. Hierdoor ontstaat er minder stress en kunnen de ruimtes efficiënter worden gebruikt. 

Hé hallo, dit is je woonkamer niet!

Gedragscode voor vergaderingen in het activity-based kantoor

Er zijn veel overeenkomsten tussen het hedendaagse kantoor en ons eigen huis. We kunnen kiezen wat we willen doen en waar we dat willen doen. We kunnen ook veel verschillende activiteiten in dezelfde werkomgeving verrichten, niet veel anders dan hoe we thuis onze woonkamer gebruiken. 

In het flexibele kantoor worden we aangemoedigd om veel samen te werken en te vergaderen. Om te zorgen dat vergaderingen productief zijn, zonder dat we elkaar storen, moeten er regels zijn. Bepaal gezamenlijk waar en wanneer er kan worden vergaderd en overlegd. Dit is vooral belangrijk bij spontane vergaderingen. Als u bijvoorbeeld uw collega tegenkomt en bedenkt dat u een paar zaken wilt bespreken, vraag dan een korte vergadering aan in een van de omgevingen die voor dit soort vergaderingen zijn bedoeld. U kunt dan net zolang met elkaar praten als u wilt, zonder dat er iemand geïrriteerd raakt. Investeer voor geplande vergaderingen in een boekingssysteem. Hierdoor wordt de organisatie efficiënt en ontstaan er minder misverstanden.  

Een goed voorbeeld van een flexibele en aanpasbare vergadertafel: Nexus Meeting.

Neem contact met ons op