Van afleiding naar concentratie

Vindt u uw flow op het werk? De afgelopen jaren hebben creatieve en extraverte mensen die goed gedijen in landschapskantoren, de kans gehad om tot volle ontplooiing te komen. Dat heeft veel positieve effecten, maar in onze inclusieve samenleving is het ook belangrijk om tegemoet te komen aan de behoeften van de introverte mensen. Om ruimtes te creëren waar de veelzijdige medewerkers van vandaag allemaal een evenwicht kunnen vinden tussen afleiding en concentratie – voor een optimale productiviteit en creativiteit.

VOOR- EN NADELEN VAN LANDSCHAPSKANTOREN

Er ging iets verloren toen kantoorhokjes het veld moesten ruimen voor landschapskantoren. Werkomgevingen ontwerpen waar medewerkers niet voortdurend worden gestoord, is een grote uitdaging. Aanvankelijk leek het een ingenieus idee. Iedereen zou baat hebben bij het landschapskantoor: creatieve medewerkers die vrijelijk ideeën en gedachten met elkaar konden uitwisselen, managers die hun personeel goed in de gaten konden houden, en niet in het minst de financieel controleurs die meer medewerkers in dezelfde ruimte konden onderbrengen.

Er was alleen één probleem – of liever twee:

  • Sommige mensen vinden het moeilijk om zich volledig op hun werktaken te concentreren als ze hun collega's horen praten.
  • Bepaalde werktaken vergen volledige concentratie.

In de nieuwe denkeconomie is kennis niet langer de meest cruciale factor, het gaat er eerder om ogenschijnlijk verschillende ideeën te begrijpen en te combineren met nieuwe concepten en oplossingen die echt een verschil maken. Overleg, ervaringen delen en vergaderingen zullen een belangrijke rol blijven spelen, maar concentratie en een ongestoorde werkomgeving zullen belangrijker worden. Het wordt steeds moeilijker om de tijd en de ruimte daarvoor te vinden, met het pruttelende koffiezetapparaat, de ratelende printer, toiletdeuren die dichtklappen, een te luid rinkelende smartphone en het gekeuvel van collega's over een etentje van afgelopen weekend.

"Mensen willen zich concentreren op een taak of anderen ontmoeten om te communiceren. Akoestiek zal een belangrijk punt blijven bij het onderscheiden van die twee manieren van werken. Het is ook belangrijk om een 'niet storen'-cultuur te creëren zodat ieders behoefte aan privacy en concentratie beter kan worden gerespecteerd."

Beata Osiecka, Managing Director bij Kinnarps Polen

IN DE FLOW KOMEN

Volgens de vermaarde Hongaarse professor in de psychologie Mihaly Csikszentmihalyi moet iedere werkgever ernaar streven zijn medewerkers te helpen in de 'flow' te komen. Dat bereiken ze als ze zich volledig onderdompelen in hun activiteiten en er zich volledig aan overgeven zodat problemen kunnen worden opgelost en innovatieve ideeën kunnen worden gecreëerd. Maar daarvoor hebben de meeste mensen een bepaalde mate van rust en stilte op het werk, een structuur en duidelijke doelstellingen nodig. Het gaat erom een evenwicht te creëren tussen concentratie en creativiteit. Met te veel storende elementen verminderen de productiviteit, de motivatie en de voldoening over het geleverde werk. De meeste mensen gaan 's morgens naar hun werk met de bedoeling goed werk te leveren. Uit onderzoek blijkt nu dat net een groot deel van ons geluk voortkomt uit dat gevoel dat we goed werk hebben geleverd. Werk dat zinvol voelt en waaraan te zien is dat de geleverde inspanning een positief resultaat oplevert. Als we aan het einde van de werkdag steeds meer het gevoel krijgen dat we niet aan onze eigen verwachtingen en aan die van de mensen om ons heen voldoen, hebben we minder zin om te werken en zijn we minder gemotiveerd. 

De fysieke kantooromgeving beïnvloeden kan echter lastig zijn voor een individuele medewerker. Sommige medewerkers hebben geprobeerd om zelf een privéruimte te creëren door hun hoofdtelefoon op te zetten en naar muziek te luisteren of door simpelweg oordopjes te gebruiken. Dat geeft de mensen rondom hen ook het signaal dat ze met rust willen worden gelaten. Maar werkgevers die hun medewerkers niet willen aanmoedigen om hun toevlucht te zoeken buiten het kantoor of het risico niet willen lopen hen helemaal kwijt te raken, zouden eens moeten nadenken over hoe de kantoren van de toekomst moeten worden ontworpen. 

Wij geloven dat kantoren die de productiviteit en het welzijn bevorderen, moeten voldoen aan de behoeften van iedereen. Het is cruciaal om werkplekken te creëren waar medewerkers zich kunnen concentreren om in de flow te komen, maar ook deel kunnen uitmaken van de creatieve gemeenschap. Er moet rekening worden gehouden met de behoeften van zowel introverte als extraverte mensen. Dat wordt bereikt door verschillende opstellingen te creëren die ruimte bieden voor verschillende soorten concentratie en afleiding.

Een oplossing op maat

"We horen onze klanten vaak zeggen dat ze niet productief kunnen zijn vanwege hun kantoorontwerp. Het is niet ongebruikelijk dat dat komt door een gebrek aan stille plekken voor geconcentreerd werk. Wanneer we kantoren ontwerpen of renoveren, zien we dat het een hoofdprioriteit is om dergelijke stille ruimtes te creëren en te vrijwaren."

Henrik Axell, Next Office Concept Manager in Zweden

Bij ons Kinnarps Next Office®-concept ontwikkelen we holistische oplossingen op maat om onze klanten te helpen bij hun inspanningen op het gebied van kantoorontwerp en -renovatie. De klanten en hun activiteiten zijn ons uitgangspunt. Eerst kijken we naar hun huidige werkmethoden en hoe ze willen dat hun toekomst eruitziet. Dan begint het traject om een nieuw kantoor op maat te creëren. We zijn betrokken bij het hele proces, van visie en inspiratie tot uitvoering en opvolging.

Het is belangrijk voor ons dat we in de praktijk brengen wat we verkondigen. Daarom hebben we ervoor gekozen om ons Next Office-concept toe te passen in de gezamenlijke kantoor- en showroomruimte in ons hoofdkantoor in Kinnarp. Henrik Axell, Next Office Concept Manager in Zweden, had een groot aandeel in de creatie van die activity-based kantoorruimte. Het management en de medewerkers werden al vroeg betrokken bij het proces en hun input en standpunten werden verzameld. "Tenzij het management meewerkt, is het heel moeilijk om nieuwe ideeën uit te rollen in de organisatie. En zodra het management aan boord is, moet je ervoor zorgen dat ook de medewerkers betrokken raken – alle standpunten zijn waardevol", zegt Henrik Axell.

Om het beste van landschapskantoren te combineren met ruimtes waar medewerkers zich kunnen concentreren, werd het kantoor verdeeld in drie zones: hoog concentratieniveau, gemiddeld concentratieniveau en laag concentratieniveau.

Kinnarps-hoofdkantoor

Het hoofdkantoor van Kinnarps ligt op een steenworp afstand van de locatie waar het bedrijf meer dan 75 jaar geleden werd opgericht. Het wordt gekenmerkt door creativiteit en is een levende showroom gericht op duurzaamheid, welzijn, innovatie en ergonomie. Een unieke oplossing waarbij een activity-based werkplek wordt gecombineerd met een persoonlijke manier om de producten en het concept van het bedrijf te tonen aan bezoekers van over de hele wereld.

Hoog concentratieniveau

Ruimtes met een hoog concentratieniveau zijn bedoeld om ongestoord en geconcentreerd te werken. Het kan bijvoorbeeld gaan om grote en kleine geluidsdichte vergaderruimtes die ervoor zorgen dat gesprekken niet van buitenaf worden gehoord. De bibliotheek en individuele werkplekken met een hoog concentratieniveau zijn belangrijke aanvullingen van de stille vergaderruimtes. Die ruimtes zijn ideaal voor geconcentreerd werk zoals lezen en schrijven. 

Gemiddeld concentratieniveau

Ruimtes met een gemiddeld concentratieniveau zijn bedoeld voor mensen die enigszins geconcentreerd willen werken, maar niet in een stille of geïsoleerde omgeving. Voor dit concentratieniveau zijn ruimtes binnen ruimtes een goede oplossing. Dergelijke ruimtes kunnen eenvoudig worden gecreëerd met behulp van geluidsabsorberende of geluidsdempende schermen. Werk met een gemiddeld concentratieniveau wordt idealiter uitgevoerd in collaboratieve of creatieve ruimtes. Het zijn zones die bijzonder geschikt zijn voor spontane vergaderingen, briefings en workshops. Het is belangrijk dat het interieurontwerp de productiviteit en de creativiteit bevordert.

Laag concentratieniveau

Er zijn ook een aantal ruimtes die speciaal bedoeld zijn voor werk met een laag concentratieniveau. Voorbeelden daarvan zijn de lounge en de 'overloop' – twee plaatsen waar gesprekken en andere geluiden te verwachten zijn. Hier kunt u uw e-mails checken of spontane vergaderingen houden met collega's die u tegenkomt. Naast die zones is er een open ruimte met individuele werkplekken. Die werkplekken zijn uitgerust met alles wat u nodig hebt om gedurende een langere periode te werken. De kantine kan ook worden gebruikt voor werk met een laag concentratieniveau, maar over het algemeen wordt ze gebruikt als een plaats om even te pauzeren.

Zones en regels

Om ervoor te zorgen dat de concentratiezones echt werken, is het belangrijk dat ze van elkaar worden afgeschermd zodat bijvoorbeeld het geluid van de lounge mensen die in ruimtes met een hoog concentratieniveau werken, niet hindert. Door geluidsabsorberende schermen aan het plafond te hangen of op de vloer te plaatsen, worden zones van elkaar gescheiden. Opzetwanden kunnen ook worden gebruikt voor extra geluidsabsorptie in ruimtes met een hoog concentratieniveau.

Geluidsabsorptie is slechts één aspect van de concentratiezone. Het is ook essentieel om regels in verband met kantoorlawaai vast te stellen. Er moet een gemeenschappelijke visie zijn over wat is toegestaan in elke zone. Hoe duidelijker de regels, hoe gemakkelijker het is om een uiterst productief en aangenaam kantoor te creëren.

"Regels zijn een belangrijk stuk van de puzzel. Ze helpen medewerkers te weten hoe ze zich moeten gedragen in het kantoor en nieuwe gewoontes te creëren. Een vaste set van verwachte gedragingen draagt bij aan een goed werkend kantoor en tevreden medewerkers", zegt Henrik Axell. 

Vijf regels uit onze gedragscode

Elkaar respecteren

We respecteren elkaar en de verschillen die te vinden zijn op een werkplek, maar ook bij onze bezoekers.

Orde en netheid

We hebben een zogenaamd clean-deskbeleid, wat betekent dat we onze spullen altijd bij elkaar zoeken aan het einde van de werkdag en ze gezamenlijk of in een individueel opbergelement bewaren tot we ze weer nodig hebben.

Rust en stilte op het werk

Als u heel geconcentreerd moet kunnen werken, kiest u een zone met een hoog concentratieniveau. Hier vermijden we luide telefoongesprekken en spontane vergaderingen. Als de deur van een geïsoleerde ruimte gesloten is, verstoren we de rust en de stilte in die ruimte niet.

Geluidsniveau

We kiezen ervoor om naar de radio of muziek te luisteren via een headset of koptelefoon. We houden er ook rekening mee dat lange telefoongesprekken beter worden gevoerd in een geïsoleerde omgeving dan naast een collega die zich concentreert op zijn werk.

Nieuwe indrukken en ideeën

Om te zorgen voor mobiliteit in het kantoor en de omstandigheden voor spontane vergaderingen te creëren, kiezen we elke nieuwe werkdag een nieuwe plek. Een plek kan maximaal twee uur worden gereserveerd als u ze niet gebruikt.

Wilt u meer weten over het creëren van een productief en geslaagd kantoor?

Neem contact met ons op