Is het tijd voor verandering in jouw kantoor?
5 VRAGEN DIE ELK BEDRIJF ZICH MOET STELLEN
Heb je het gevoel dat de wereld snel verandert en dat het tijd is dat ook jouw kantoor mee evolueert? Bij Kinnarps hebben we regelmatig contact met klanten overal ter wereld die bezig zijn met dit veranderingsproces. We hebben ontdekt dat er een aantal sleuteldomeinen zijn die belangrijk zijn bij de creatie van een succesvol, nieuw kantoor. Dat hebben we teruggebracht tot de essentie, met 5 vragen die elk bedrijf en elke organisatie zich moet stellen. Daarom hebben we Next Office ontwikkeld, een proces waarbij we met jou samenwerken, en dankzij uitgebreid onderzoek, workshops en analyse je begeleiden naar je ideale kantoor - gebaseerd op feiten.
ONDERSTEUNING VOOR WERKPLEKDESIGN
Een werkplekanalyse brengt de noden en werkpatronen in kaart en analyseert ze voor we een nieuw kantoor ontwerpen. Dankzij specifieke tools en workshops wordt het personeel betrokken bij het hele proces, wat het engagement vergroot. Op basis van deze resultaten geven we aanbevelingen over de lay-out, spaceplanning en manier van werken. Lees hier meer over onze Next Office® werkplekanalyse.
1. Ben je productief en creatief in je kantoor?
Wat zorgt ervoor dat een werknemer zich productiever voelt en wat draagt bij tot een creatief klimaat? Efficiëntie en tijdsbesteding spelen hierbij een rol; maar daarnaast moeten we ook rekening houden met de flow van nieuwe ideeën en gedachten. Ons onderzoek1 toont aan dat de kantooromgeving een significante impact heeft op de jobtevredenheid van de werknemers, wat aantoont dat een werkomgeving die gericht is op de werknemer een bedrijf kan onderscheiden en een belangrijke rol kan spelen. In de werkplekken van vandaag hebben creatieve en extraverte mensen de mogelijkheid om goed te gedijen, dankzij de open concepten. Dit heeft veel positieve effecten, maar we moeten ook rekening houden met de noden van de meer introverte werknemers. We moeten ruimtes creëren waar het veelzijdige personeelsbestand van vandaag een balans kan vinden tussen afleiding en concentratie. Enkel zo bereiken we een maximale productiviteit en creativiteit.
2. BEMOEDIGT DE KANTOOROMGEVING SAMENWERKING?
We zien steeds meer dat samenwerking een natuurlijk onderdeel wordt van de werkdag. Wanneer we omgevingen voor samenwerking creëren die voor jou werken, is het belangrijk om te starten met een analyse van je huidige en toekomstige behoeftes. Het is belangrijk om de juiste functionaliteiten te kiezen en een creatief klimaat te promoten. De traditionele vergaderzaal kan worden aangevuld met informele meetingzones, projectruimtes die flexibel werken ondersteunen en sociale zones. Door elkaar in een andere setting te ontmoeten, tijdens spontane meetings of ad hoc samenkomsten, gebeuren creatieve dingen. Ons onderzoek1 toont aan dat mensen meer nood hebben aan vergaderruimtes voor 6 personen of minder, waarbij dat de nood aan grote vergaderzalen overtreft met 3:1. Bied verschillende opties aan om samen te werken, zoals room-in-room oplossingen of projectruimtes, en die ratio verdubbelt nog. Het tijdperk van de grote vergaderzaal is ten einde. Tijd voor het tijdperk van kleinere communicatie- en samenwerkingszones!
3. ONDERSTEUNT DE KANTOOROMGEVING JE GEZONDHEID EN WELZIJN?
Het gaat over het gevoel je krijgt wanneer je 's ochtends je werk binnenstapt. Voel je je welkom en enthousiast om de dag te starten? Gezondheid en welzijn worden gestimuleerd door verschillende factoren, waaronder interieurdesign, dat beweging kan bemoedigen, producten met ergonomische eigenschappen en het klimaat in het kantoor. Als je erin slaagt om een werkomgeving te creëren die focust op welzijn, krijg je gelukkigere collega's en verhoog je de productiviteit. De resultaten van ons onderzoek1 waren alarmerend. 59% van de respondenten gaf aan bijna de hele tijd te zitten tijdens het werk; slechts 8% staat meer dan zitten. Bovendien verlaat 60% zijn bureau slechts 3 keer of minder per dag. 16% verlaat nooit zijn werkplek. Wissel jij af tussen zittend en staand werken? Zitten gedurende lange periodes is niet goed voor ons lichaam en onze productiviteit. Het beïnvloedt onze houding en verhoogt het risico op ziektes, zoals hartziekten en diabetes. Met behulp van in hoogte verstelbare bureaus kan je je houding op het werk veranderen en je mobiliteit vergroten. Dat heeft dan weer een positieve invloed op je bloeddoorstroming.
4. Hoe beïnvloeden akoestiek, verlichting en luchtkwaliteit de kantooromgeving?
Welzijn en goede ergonomie zijn zo veel meer dan rechtstaan tijdens de dag of correct zitten. Er zijn veel andere factoren die onze gezondheid beïnvloeden, zoals geluidsniveau, verlichting en luchtkwaliteit. Licht heeft een grote invloed op ons en het is dan ook erg belangrijk als we efficiënt willen werken. Wat betreft geluid, toont onderzoek aan dat de akoestische omgeving niet alleen een invloed heeft op hoe we ons voelen, maar ook op onze productiviteit. Zelfs bij een niveau van 55dB hebben 40% van de kantoorwerkers het gevoel dat hun concentratie wordt verstoord2. Daarom is het belangrijk om rekening te houden met lawaai wanneer je een kantoor inricht, onafhankelijk van het type werkplek of de oplossing. Kantoren met een gebalanceerd geluidsniveau stimuleren welzijn en succes. Luchtkwaliteit is ook belangrijk, want een slechte ventilatie kan de productiviteit tot 15% doen dalen3. In welke mate kan je zelf de lucht, het geluid en de verlichting regelen op kantoor? We moeten kijken naar het volledige plaatje en een weldoordachte werkomgeving creëren.
5. Is jouw kantoor aangepast aan jouw manier van werken?
Ondersteunt jouw werkomgeving het werk dat je doet, de activiteiten die je uitvoert en de meetings waaraan je deelneemt? Hier is geen algemene oplossing voor, elk kantoor moet worden aangepast aan de specifieke organisatie, departement of bedrijf, afhankelijk van je noden en doelen. Het gaat erom de juiste oplossing te vinden, die rekening houdt met alle functies en waarbij verschillende settings worden aangeboden die de verschillende taken ondersteunen, zowel op individueel niveau, als binnen een team of voor groepsprojecten. De oplossing moet ruimte bieden voor concentratie en samenwerking? Kan jij voordeel halen uit activity-based werken? Weerspiegelt je kantoor je merk, je waarden en waarin je gelooft? Uit de ervaringen die we hebben verzameld in onze survey1 blijkt dat de respondenten dit bevestigen. We vroegen aan de mensen om zich in te beelden dat ze een volledige toolkit hadden, bestaande uit werkomgevingen waaruit ze kunnen kiezen. Daarna moesten ze de werkomgeving van hun voorkeur kiezen uit een selectie van 16 mogelijkheden. Hoewel de persoonlijke werkplek een populaire optie blijft, waren de resultaten toch niet zo sluitend als verwacht. Deze resultaten worden nog versterkt door de ervaringen van mensen in een flexibele werkomgeving: daar daalt de tijd gespendeerd aan een persoonlijke werkplek van 58% naar 18%. Wanneer er alternatieven beschikbaar zijn, maken mensen daar graag gebruik van. Vooral ruimtes voor samenwerking zijn erg gegeerd.
bronnen
1. The Kinnarps Agile Working Insight Reports 2018
2. Hedge, A. The open-plan office: A systematic investigation of employee reactions to their work environment
3. https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och-inspektioner/arbeta-med-arbetsmiljon/dolda-faror-i-arbetsmiljon/#nr1
