Hoe maakt u van activity-based werken een succes?
Trends zonder onderzoek
"Onder impuls van technologische ontwikkelingen is de trend geëvolueerd in de richting van het activity-based kantoor, maar er was nog geen onderzoek verricht op dat gebied. Grote bedrijven en overheden stapten massaal in het nieuwe kantoorverhaal zonder eigenlijk te weten welke invloed de trend zou hebben op de organisatie en de werknemers. Zonder te weten of het een goed of slecht idee was", zegt Falkman.
Zij en zes andere onderzoekers in verschillende disciplines onderzochten drie jaar lang de mogelijkheden en de uitdagingen van het activity-based kantoor. Het project met de titel 'Office of the Future' en het definitieve rapport zullen worden gepubliceerd in de herfst van 2018.
"We hopen een bijdrage te kunnen leveren aan een evenwichtiger en objectiever begrip van het activity-based kantoor. Het activity-based kantoor heeft duidelijke voordelen, maar ook nadelen."
”Het is belangrijk dat u weet waarom u voor activity-based werken kiest en dat u zich ervan bewust bent dat die manier van werken niet geschikt is voor alle organisaties. Activity-based is geen kant-en-klare oplossing die u snel kunt toepassen in de hoop dat ze een fantastisch resultaat zal opleveren. U moet een plan hebben."
Activity-based in verschillende omgevingen
Wat betekent activity-based werken?
"De sleutel tot een activity-based manier van werken is dat u begint met verschillende omgevingen, die zijn gecreëerd voor verschillende activiteiten. Als werknemer kunt u zitten waar u wilt en de omgeving kiezen die past bij uw werktaak. De voorwaarde voor succes is dat u de omgevingen hebt ontworpen voor en aangepast aan de behoeften van de organisatie en de werknemers, dat de omgevingen de diverse activiteiten echt ondersteunen en dat er voldoende verschillende omgevingen zijn. Anders kunt u terechtkomen in de nachtmerrie waarover u wel eens hoort: dat er niet genoeg werkplekken zijn en dat mensen dus vroeg naar kantoor moeten komen om er zeker van te zijn dat ze een plek hebben om te werken."
Volgens Falkman zijn sommige omgevingen in het activity-based kantoor belangrijker dan andere.
"Stille ruimtes waar u kunt zitten en zich kunt concentreren op uw werk zijn natuurlijk belangrijk, net als veel vergaderruimtes van diverse afmetingen waar u telefoongesprekken kunt voeren en verschillende soorten vergaderingen kunt houden. Sociale ruimtes – kantines, lounges en cafetaria's – zijn van cruciaal belang in het activity-based kantoor. Het zijn de plekken waar u collega's ontmoet, problemen oplost en uw batterijen oplaadt. Het Zweedse vastgoedbedrijf Vasakronan is volgens mij een uitstekend voorbeeld hiervan. In hun hoofdkantoor is er maar één plek waar de werknemers koffie kunnen halen. Iedereen moet naar daar gaan, wat ook betekent dat iedereen op één en dezelfde plek samenkomt, met elkaar praat en netwerkt. Het is net een oase in een savanne!"
Lena Lid Falkman is doctor in de economie en werkt aan de Handelshogeschool van Stockholm. Haar thesis ging over leiderschap en communicatie, en ze doet onder andere onderzoek naar nieuwe technologieën en hun invloed op samenwerking en communicatie op het werk.
Dit zijn haar beste tips en de vragen die u uzelf moet stellen om van activity-based werken een succes te maken:
Hebt u uw huiswerk gemaakt?
Hoe en wanneer werken de werknemers? Welke activiteitszones heeft uw kantoor nodig, hoeveel mensen zullen ze gebruiken, en wanneer? Op die manier kunt u ervoor zorgen dat het activity-based kantoor echt aan uw behoeften voldoet.
Doet iedereen mee?
Participatie is doorslaggevend voor een goed activity-based kantoor. Alle werknemers moeten worden betrokken en moeten hun mening geven.
Is de technologie beschikbaar?
Het activity-based kantoor heeft veel meer nodig dan 'alleen maar' wifi en draadloze verbindingen. U moet een slim kantoor hebben. Aangezien iedereen overal moet kunnen werken en de papieren nergens kunnen worden opgeborgen, moet het een papierloos kantoor zijn. De werknemers moeten ook weten hoe het digitale kantoor werkt. Dat is natuurlijk vooral belangrijk voor overheden en bedrijven met strenge eisen voor de verwerking van documenten. Als het digitale kantoor goed functioneert, kan het werk sneller en vlotter worden uitgevoerd en kunnen tegelijkertijd meer mensen toegang krijgen tot de documenten.
Is het functioneel?
Het maakt niet uit hoe mooi en leuk interieuroplossingen zijn, ze moeten ook functioneel zijn. Anders worden ze niet gebruikt.
Ruimte voor ontwikkeling op de werkplek
Het zijn met name de vele vergadermogelijkheden die een van de grootste voordelen van activity-based kantoren bleken te zijn.
"Het activity-based kantoor kan de samenwerking binnen de organisatie bevorderen. Werknemers leren elkaar kennen en communiceren op nieuwe manieren. Dat betekent dat u het zogenaamde silo-effect kunt vermijden, waarbij verschillende afdelingen van elkaar zijn geïsoleerd. Activity-based werken kan verschillende onderdelen van het bedrijf dichter bij elkaar brengen en de bedrijfscultuur versterken."
Een van de onderdelen van het onderzoeksproject was een uitgebreide vragenlijst waarbij werknemers van verschillende bedrijven vragen moesten beantwoorden over hun verwachtingen van het activity-based kantoor. De vragen werden zowel voor als na de implementatie gesteld.
"De werknemers vonden dat het activity-based kantoor een inspirerende werkomgeving was en dat de communicatie vlot verliep", zegt Falkman.
"Andere voordelen van het activity-based kantoor zijn de flexibiliteit en de vele mogelijkheden die het individuen biedt om zelf te beslissen waar ze willen werken. Over het algemeen kunnen we stellen dat de activity-based manier van werken past bij organisaties met een hoge mate van zelfleiderschap. Het is meer afgestemd op individuen die goed kunnen plannen en die hun dag graag in eigen handen hebben."
Ergonomische werkplekken
Een van de nadelen die de onderzoeksgroep heeft vastgesteld, is een verhoogd risico op concentratieproblemen.
"We hebben interviews afgenomen met een aantal verschillende focusgroepen en het was duidelijk dat de ondervraagden zich zorgen maakten dat ze zouden worden afgeleid tijdens hun werk. Het duurt een tijdje voordat de hersenen zich kunnen concentreren op een taak en als u voortdurend wordt gestoord, maakt dat uw werk moeilijker. Het is dus uitermate belangrijk dat activity-based werkomgevingen ruimtes voor geconcentreerd werk bieden en dat mensen die ruimtes ook echt gebruiken", zegt Falkman.
"In ons team zat ook een dokter die onderzocht hoe een activity-based omgeving werkt voor mensen die moeten worden gerehabiliteerd of opnieuw aan het werk gaan na een burn-out. Hier ontstaat een probleem – hoe zullen individuen die niet geschikt zijn voor de activity-based omgeving, hun eigen plek kunnen vinden?"
Werknemers waren ook vaak bezorgd over de manier waarop ze individueel aangepaste ergonomische hulpmiddelen zouden kunnen gebruiken in de activity-based omgeving.
"Uit de ervaring van bedrijven die dit soort kantoor introduceren, blijkt dat de werknemers gezonder zijn en zich beter voelen in de activity-based omgeving. En dat komt natuurlijk omdat ze meer bewegen dan vroeger."
"In een activity-based kantoor bepalen de werknemers in grote mate waar en hoe de werktaken worden uitgevoerd. Die invloed kan positieve effecten hebben op de gezondheid. Als een activity-based omgeving correct wordt gebruikt, leidt ze ook tot een gevarieerdere en actievere werkdag", zegt Anders Lundahl, ergonoom en fysiotherapeut bij Kinnarps. Ergonomie is vooral belangrijk bij nieuwe trends in het beroepsleven. Denk daar dus aan als u uw nieuwe activity-based kantoor plant.
1.
Met activity-based kantooroplossingen kunt u nieuwe mogelijkheden creëren om te bewegen tijdens de werkdag: bewegen tussen verschillende omgevingen en tussen verschillende activiteiten, bijvoorbeeld tussen staan en zitten.
2.
Vergeet niet dat er variatie moet zijn in de beweging. Zorg voor in de hoogte verstelbare bureaus en richt het kantoor in met tafels met verschillende hoogtes voor een actieve afwisseling tussen staand en zittend werk. Zitmeubilair en zitzakken vormen op zich geen ergonomische werkplekken.
3.
Zorg ervoor dat er veel goede werkplekken in het kantoor zijn. Als de werknemers gedurende lange periodes moeten werken, hebben ze een goed in de hoogte verstelbaar bureau met een dockingstation voor hun scherm nodig. Als u met een draagbare computer aan een bureau werkt dat niet kan worden versteld, kunt u zulke lange werkperiodes niet aan.
4.
Degelijke ergonomie is belangrijk. Zorg voor geluidsabsorberende meubels en materialen zodat het makkelijker wordt om zich te concentreren.
5.
Goede verlichting zorgt voor een goede visuele ergonomie en maakt werktaken gemakkelijker.
Kantoor van de toekomst
Lena Lid Falkman concludeert zelf dat het het beste is om kant-en-klare ideeën te negeren en in plaats daarvan de moed te hebben om naar het individu te luisteren.
"Volgens mij is het beste kantoor een kantoor waar alle werknemers zelf kunnen beslissen hoe ze willen werken. Ik heb niet veel voorbeelden gevonden van bedrijven die een aantal soorten kantoren combineren en de mensen het kantoor laten kiezen dat bij hen past."
"Het feit dat de organisatie verandert, dat er nieuwe werknemers komen en dat er andere weggaan, hoeft niet noodzakelijk een probleem te zijn", zegt Falkman.
"Als u aankomt op een nieuwe werkplek, zou u gewoon moeten kunnen kiezen. Hier zijn plekken waar u meer individueel kunt werken en hier is een alternatief waar u met meer mensen rondom u kunt werken. Het zou boeiend zijn om te zien wat er gebeurt als we het individu centraal durven te stellen."
Wilt u het individu centraal stellen en een kantoor creëren op maat van uw behoeftes?
Kinnarps Next Office® is een resultaatgericht concept en proces waarbij de behoeften van elk individueel bedrijf als uitgangspunt worden genomen en waarin de medewerkers centraal staan. Next Office® is gebaseerd op uitgebreid onderzoek samen met klanten, organisatieontwikkelaars en toekomstgerichte analisten.
