Alles wat u moet weten om uw nieuwe kantoor tot een succes te maken

Staat u voor een belangrijke verandering van uw werkplek? Om een kantoor te creëren dat welzijn en efficiëntie bevordert, is het belangrijk om werkomgevingen te ontwerpen die de werkmethoden en mensen van de organisatie ondersteunen. Om hierin te slagen, moet rekening worden gehouden met de behoeften van alle persoonlijkheidstypen en generaties. In ons Next Office proces voeren we een grondige werkplekanalyse uit om na te gaan hoe u op dit moment werkt en om uw verschillende behoeften in kaart te brengen, met ook aandacht voor de verschillende omgevingen die u in de toekomst nodig hebt. Hieronder hebben we acht vragen samengesteld die moeten worden beantwoord voordat u aan uw project begint.

Kent u de concepten?

Een reden waarom investeringen in nieuwe kantoren vaak mislukken, is dat concepten met elkaar worden verward en het niet duidelijk is wat de verandering precies inhoudt.  Het Next Office proces is niet bedoeld om uw organisatie in een specifieke vorm te dwingen. Het gaat erom de unieke werkomgeving te vinden die het best aansluit bij uw organisatie. Hieronder volgt een korte introductie van de vijf meest gangbare concepten met betrekking tot kantoren en werkmethoden.

Activity-based

Activity-based kantoren zijn opgebouwd rond de werkmethoden van uw organisatie, met een aantal activiteitenruimtes die ontworpen zijn met uw behoeften in gedachten. In plaats van een vaste plek waar diverse typen activiteiten plaats kunnen vinden, worden medewerkers gestimuleerd om de ruimte te vinden die het best aansluit bij de uit te voeren taak. Het kantoor is ontworpen om veel typen activiteiten te ondersteunen, variërend van taken die uiterste concentratie vereisen, tot samenwerking en informele bijeenkomsten. 

Flexkantoren

Flexkantoren kennen geen ruimtes met vaste bureaus en er zijn meestal minder bureaus dan medewerkers. In plaats van vaste werkplekken kunnen er bijvoorbeeld discussieruimtes, vergaderruimtes en ontmoetingsplekken worden gecreëerd. Flexikantoren worden vaak verward met activity-based kantoren omdat er veel ruimtes zijn waaruit kan worden gekozen, maar het positieve effect ontbreekt omdat het ontwerp van het kantoor niet specifiek is afgestemd op de manier waarop de organisatie werkt.

Desksharing

Zoals de naam al aangeeft, delen de medewerkers een aantal bureaus. Het aantal werkplekken wordt uitsluitend bepaald door de bezettingsgraad, wat betekent dat er op bepaalde dagen mogelijk geen bureau beschikbaar is voor elke persoon die op kantoor werkt. Desksharing houdt ook geen rekening met activiteiten. De belangrijkste focus ligt op het aantal bureaus. 

Cowerken

Cowerken is een collaboratieve, flexibele methode van werken, waarbij diverse organisaties en mensen één kantoorruimte delen. Het is een belangrijke opzet voor freelancers, kleine ondernemers en mensen die voor hun werk veel op reis zijn. Het biedt mensen die alleen werken, de mogelijkheid om een sociale ontmoetingsplek te hebben en te profiteren van synergieën die ontstaan door samen te werken. 

Agile werkmethoden

De principes van agile werken draaien om werken met een sterke focus op prestaties en resultaat. Het omvat factoren zoals wanneer u werkt, waar u werkt, hoe u werkt en wie het feitelijke werk doet. Het uiteindelijke doel is belangrijker dan het proces. Voor veel bedrijven is agile werken succesvol gebleken voor een snellere ontwikkeling en implementatie van nieuwe ideeën in diverse disciplines. 

Voelt iedereen zich betrokken bij de visie?

Om een nieuw kantoor te laten slagen, is het belangrijk om een visie en duidelijke doelen te hebben. En de betrokkenheid van het managementteam is essentieel! Zo wordt het signaal gegeven dat het welzijn van de medewerkers en het project belangrijk zijn. En succes hangt ervan af of het management de daad bij het woord voegt. Als van medewerkers wordt verwacht dat ze verschillende omgevingen delen en daartussen bewegen, moet het management dat ook doen. 

Participatie is de sleutel tot succes. Door uw medewerkers in een vroeg stadium bij de planning te betrekken, zal uw werk sneller en soepeler verlopen en betere resultaten opleveren! Leg het hoe en waarom uit, en welk effect u met de verandering wilt bewerkstelligen. Communiceer duidelijk en transparant: neem bezorgdheid en onzekerheid snel weg. Door ervoor te zorgen dat iedereen de kans heeft om zijn mening te geven en zijn werkmethoden en behoeften te beschrijven, zorgt u ervoor dat iedereen gelukkig zal zijn in het nieuwe kantoor en dat hun werkzaamheden efficiënter zullen worden. Maak gebruik van workshops, seminars en enquêtes om te achterhalen wat uw medewerkers denken en voelen. Het geheim is om uw vizier op de toekomst te richten en een gezamenlijke visie te schetsen, en niet te blijven kijken naar hoe het was. 

Hebt u nagedacht over functionaliteit?

Ruimte

Het ontwerp van de werkplek via Next Office is gericht op organisatorische behoeften en analysegegevens. Dit houdt in dat er altijd voldoende bureaus en werkomgevingen zullen zijn. Het is belangrijk dat mobiele medewerkers hun spullen meenemen als ze naar een andere omgeving gaan of een vergadering bijwonen. Het is ook goed om te investeren in een boekingssysteem voor vergaderruimtes en individuele bureaus. De efficiëntie van uw organisatie wordt daardoor verhoogd en de kans op misverstanden neemt af. 

Technologie

Voordat u besluit om de werkmethoden te veranderen, moet u rekening houden met de technologie. Beschikt u over de benodigde technische oplossingen om ervoor te zorgen dat uw medewerkers in een papierloze omgeving en onafhankelijk van de werkplek kunnen werken? Zo niet, bent u bereid daarin te investeren? Houd in gedachten dat de technologie moet worden bepaald door de behoeften van de medewerkers, en niet andersom!

Vertrouwelijkheid

Een vraag die vaak opdoemt als het werken in een open of mobiele kantooromgeving wordt overwogen, is hoe men de vertrouwelijkheid kan waarborgen. Een open kantooromgeving betekent niet per se dat alle informatie in het openbaar moet worden behandeld. Zorg dat u ook voorziet in werkomgevingen waar het mogelijk is om vertrouwelijke taken of privégesprekken achter gesloten deuren uit te voeren. Het is ook belangrijk om afsluitbare bergruimtes ter beschikking te hebben.

Zijn er geschikte ruimtes voor samenwerken en efficiënt vergaderen?

Vergaderingen en samenwerking zijn belangrijke aspecten van het werken in een kantoor. Investeer daarom in veel soorten ontmoetingsruimtes: van flexibele oplossingen voor kort overleg tot projectruimtes en vergaderruimtes. Het is belangrijk om ruimtes te creëren die de verschillende soorten bijeenkomsten binnen uw organisatie ondersteunen. Dat verhoogt de efficiëntie en de creativiteit. Een andere manier om vergaderingen efficiënter te maken, is om vaker gebruik te maken van videomeetings. Met de juiste technologie is het eenvoudig om face to face te vergaderen zonder te hoeven reizen met auto, trein of vliegtuig, wat zorgt voor een efficiënter gebruik van tijd en geld. 

Hebt u nagedacht over ergonomie?

Bij het inrichten van een activity-based kantoor ontstaan er natuurlijke kansen om tijdens de werkdag tussen verschillende activity-based omgevingen te wisselen. Maar in alle kantoren is ergonomisch kantoormeubilair vereist voor degenen die langdurig zitten en geconcentreerd werken! Investeer in zit-stabureaus en ergonomische stoelen om het aantal RSI-klachten te verminderen. En overweeg om te variëren tussen laag, hoog en zacht zitmeubilair in vergaderruimtes.

Hoeveel verplaatst u zich op het werk?

Beweging is van essentieel belang voor onze gezondheid en uit onderzoek blijkt dat het niet genoeg is om enkel in onze vrije tijd te bewegen. We moeten ook op het werk bewegen. Beweging is geïntegreerd in activity-based kantoren, aangezien u steeds tussen verschillende werkplekken wisselt. Ergonomisch kantoormeubilair, zoals zit-stabureaus en ergonomische stoelen, is ook bevorderlijk. Maar waarom zou u niet een stap verder gaan? Bied de mogelijkheid om tijdens het werk te bewegen en het evenwicht te verbeteren door op kantoor een fitnesszaal in te richten met fitnessballen, balance boards, trainingselastieken, loopbanden en hometrainers. 

Wat zijn uw gemeenschappelijke waarden?

Veilig en beveiligd

Een belangrijke uitdaging bij het creëren van open werkplekken is om iedereen het gevoel te geven dat men erbij hoort en veilig is. De oplossing kan zijn om te voorzien in ruimtes voor sociaal contact en individuele werkplekken met een deur die kan worden gesloten. Het is belangrijk om te voorzien in werkplekken voor het afhandelen van vertrouwelijke zaken, zodat iedereen de zekerheid heeft dat zijn persoonlijke gegevens niet openbaar worden gemaakt. Geluiddichte vergaderruimtes zijn ook goed voor privégesprekken.

Gedragscode

Het is een groot voorrecht om te kunnen kiezen waar en hoe u wilt werken in een kantoor. Als iedereen elkaar en elkaars verschillen op de werkplek respecteert, kunt u alle vruchten hiervan plukken en een positieve bedrijfscultuur opbouwen. Het kantoor kan worden verdeeld in zones voor lage, gemiddelde of hoge concentratie. Vervolgens kunt u gezamenlijk beslissen over welke gesprekken en activiteiten bij elke zone passen. Als iedereen de procedures naleeft en volgt, kunt u een stressvrije en creatieve omgeving creëren waarin iedereen gelukkig kan zijn. 

Samen creëren we uw ideale kantoor

Neem contact met ons op

Hoe staat u tegenover zelfleiderschap?

Met name organisaties waarvan de medewerkers over sterk zelfleiderschap beschikken, zijn goed uitgerust voor de kantoren van de toekomst. Sterk zelfleiderschap betekent niet alleen onafhankelijk de eigen doelen verwezenlijken en verantwoordelijkheid voor de eigen taken nemen, maar ook energie steken in dat waarop iemand invloed kan uitoefenen en om hulp vragen als dat nodig is. Door het zelfleiderschap van de organisatie te ontwikkelen, zal de fysieke verandering van het kantoor nog meer effect hebben. De werkomgeving is positief en oplossingsgericht, met collega's die elkaar stimuleren en tot ontwikkeling brengen. 

Wat motiveert u om naar het werk te gaan?

Vroeger moesten we naar een werkplek gaan omdat daar de apparatuur en computers stonden. Tegenwoordig kunnen we overal vandaan werken en gaan we mogelijk alleen naar de werkplek omdat we ons daartoe verplicht voelen. Het doel van Next Office is om de motivatie te laten uitgaan van het kantoor op zich. Om zulke inspirerende omgevingen te creëren dat we daar willen zijn. Waar we positieve, toegewijde collega's ontmoeten en ruimte hebben voor persoonlijke ontwikkeling. Een eenvoudige, maar voor de hand liggende manier om succesvolle organisaties en bedrijven tot stand te brengen.