Case: Almi Jönköping

Gegevens

Klant:
Almi Jönköping

Strategie Kinnarps:
Henrik Axell

Projectmanager Kinnarps:
Annelie Björklund

Werkplekken:
25-30 medewerkers, met voldoende ruimte om te groeien.

Voltooid:
november 2017

Toen Almi Sverige aan een transformatieproject begon om hun strategie en merk te herzien en aan te passen, besloot Almi Jönköping binnen dit project ook zijn kantoorruimte opnieuw te bekijken. Met behulp van het Kinnarps Next Office-proces creëerden ze een werkomgeving die zowel de medewerkers als het nieuw gedefinieerde merk ondersteunt.

HOE DE RENOVATIE EEN VERANDERINGSPROJECT WERD

Het begon allemaal met de verhuizing van Almi naar een nieuwe kantoorruimte. Jarenlang had Almi ruimte in gebruik in een van de kenmerkende gebouwen van Jönköping, het zogenaamde 'Öriket', prachtig gelegen aan het meer Munksjö in het centrum van Jönköping. Maar het contract liep bijna af en de verhuurder bood als alternatief een nieuwe kantoorruimte aan in hetzelfde gebouw, met de mogelijkheid om die te renoveren en verbouwen zoals Almi wilde. Wat dus als een renovatie begon, ontwikkelde zich tot een veranderingsproces, verklaart Johanna Donker, de projectmanager voor de transformatie.

"Tegelijkertijd met de op handen zijnde verhuizing naar de nieuwe kantoorruimte kregen we van het groepsmanagement te horen dat de gehele Almi Group een nieuwe strategie zou gaan doorvoeren. We zouden onze merkpositie gaan veranderen, zodat Almi zich in de toekomst voornamelijk op zakelijke klanten zou gaan richten met de intentie en de mogelijkheid om te groeien, en zich proactiever zou gaan opstellen. De veranderingen van het merk zouden een volledig nieuw grafisch profiel opleveren met een nieuwe uitstraling en nieuwe kleuren. Dat ging allemaal hand in hand met onze plannen om tot een modernere manier van werken te komen, die onze werktaken en activiteiten ondersteunt. Als we dan toch dit omvangrijke kantoortraject zouden ondernemen, wilden we dat doen met de positieverandering als kompas. We zagen de kans om de transformatie te gebruiken voor de implementatie van het nieuwe Almi. We wilden dat onze nieuwe kantoorruimte een afspiegeling zou zijn van het nieuwe Almi, waarbij we de daad bij het woord voegen."

KINNARPS NEXT OFFICE®

Onderzoek, strategie en advies om uw ideale kantoor te creëren

De werkplekanalyse van Kinnarps Next Office is een proces met zes stappen, waarbij de unieke behoeften van elke klant als uitgangspunt worden genomen en waarin de medewerkers centraal staan. Door gebruik te maken van specifieke hulpmiddelen, workshops en analyses creëren we een interieurontwerp op maat, dat de verschillende activiteiten die u gedurende de dag uitvoert, ondersteunt – en dat alles op basis van feiten.

Lees meer

"Kinnarps bevestigde meteen dat we op de goede weg waren en gaf ons de hulpmiddelen om verder te gaan in het proces. We stelden het op prijs dat Kinnarps zo transparant was en ons de mogelijkheid bood om met de stappen van het Next Office-proces te werken, waarin we geïnteresseerd waren. We merkten dat ze de beste oplossingen voor onze behoeften wilden creëren en niet alleen uit waren op het verkopen van hun eigen meubilair. We werkten samen op voet van gelijkheid."

Johanna Donker, bedrijfsadviseur en projectmanager voor de transformatie bij Almi Jönköping

AFTRAP MET WORKSHOP EN 'SPELREGELS'

Het project werd in de loop van 2017 uitgevoerd en de nieuwe kantoorruimte was in november van dat jaar klaar voor de verhuizing. Toen Kinnarps bij het project betrokken raakte, was er al een proefonderzoek uitgevoerd en lag er al een eerste voorstel voor de indeling van de zones. De samenwerking met Kinnarps begon met een aftrap op het hoofdkantoor van Kinnarps, waar de projectgroep van Almi informatie kreeg over inspirerende kantooromgevingen, sprak over visie, doelen, bedreigingen en kansen, en overlegde over de verschillende zones waarin het kantoor was verdeeld. Dat werd gevolgd door een workshop voor de medewerkers, die werd gehouden bij Kinnarps in Jönköping. De Next Office Concept Manager van Kinnarps, Henrik Axell, gaf een lezing over de werkomgevingen en werkmethoden van de toekomst, zodat de deelnemers anders zouden gaan denken en werden geïnspireerd om op nieuwe manieren te werken.

"Het bedrijf heeft medewerkers met veel uiteenlopende functies – sommige houden zich bezig met financiële zaken en andere zijn sterk extern gericht bij ontmoetingen met klanten, wat betekent dat ze verschillende behoeften hebben. Een andere uitdaging was vertrouwelijkheid. We hebben dit allemaal doorgenomen en vervolgens een gids voor de omgangsvormen gemaakt, waarin wordt beschreven welk gemeenschappelijk gedrag volgens de medewerkers in de verschillende zones van toepassing is. We hebben ook de ergonomie op de werkplek besproken, met het accent op beweging, gevarieerde omgevingen en akoestische oplossingen", vertelt Henrik Axell.

INTERIEURONTWERP MET HERGEBRUIK

Op basis van de uitkomsten van de workshop werden verschillende zones ingericht met producten en oplossingen ter ondersteuning van de behoeften van het personeel. Nieuw en bestaand meubilair werd gecombineerd om tegemoet te komen aan de wens van Almi om aandacht te besteden aan hergebruik en recyclage.

"We hebben besloten om alle kantoorstoelen, die in goede staat waren, de grote vergadertafel en veel ander meubilair dat goed bij de nieuwe artikelen past, te hergebruiken. Dat is vanuit duurzaamheidsoogpunt belangrijk voor ons, maar daarnaast speelt mee dat we overheidsgeld uitgeven en de verantwoordelijkheid hebben om dat verstandig te besteden."

Johanna Donker

"Almi wilde een open omgeving, maar toch is er altijd ruimte voor privacy in het kantoor. Het is belangrijk om te benadrukken dat activity-based niet noodzakelijkerwijs neerkomt op open omgevingen en landschapskantoren. De behoeften van de medewerkers geven altijd de doorslag!"

Henrik Axell, Next Office Concept Manager, Kinnarps Zweden

VERGADERRUIMTES VOOR ALLE VERGADERSTIJLEN

In het kantoor zijn verschillende vergaderruimtes die aansluiten bij alle behoeften. De vergaderruimtes voor externe vergaderingen hebben alles wat een traditionele vergaderruimte nodig heeft, met een vergadertafel en stoelen voor actieve vergaderingen. De ruimte waarin de in hoogte verstelbare vergadertafel Hal wordt gecombineerd met Frisbee-krukken is erg populair.

LAAG CONCENTRATIENIVEAU – DE MEEST GEBRUIKTE WERKPLEKKEN

De meest populaire werkplekken bevinden zich in de zone met een laag concentratieniveau met het in hoogte verstelbare bureau uit de [P]-serie, en die zone stroomt 's ochtends snel vol. Hier kunnen medewerkers net zo veel praten en overleggen als ze willen en volgens velen van hen is de samenwerking over de afdelingsgrenzen heen verbeterd. Voorafgaand aan de transformatie is er een uitgebreide analyse gemaakt van het documentbeheerproces van de organisatie. Er is zo veel mogelijk van de fysieke documentatie gedigitaliseerd. Naast de zone met een laag concentratieniveau zijn er ook kleine telefoonruimtes en vergaderruimtes voor maximaal twee personen.

"Ik voel me veel energieker op het werk sinds de transformatie. Dit is een geweldig kantoor en ik kom er graag. Door de indeling, met de verschillende zones, krijg je nieuwe gelegenheden om op het werk contacten te leggen – je belandt niet naast de mensen met wie je altijd werkt. We wisselen meer informatie uit over verschillende zaken en er wordt meer overlegd tussen de verschillende functies, omdat de plaats waar we zitten niet afhangt van de afdeling waar we bij horen. Ik denk dat dit zowel voor ons als voor de klanten zeer waardevol is. Het werk wordt sneller en efficiënter uitgevoerd, en we wisselen op een andere manier ideeën uit."

Markus Jonsson, Business Developer met internationale focus, Almi Jönköping

GEMIDDELD EN HOOG CONCENTRATIENIVEAU VOOR MEER CONCENTRATIE

Voor medewerkers die meer concentratie willen op het werk zijn er verschillende mogelijkheden. Ze kunnen in een open kantoorruimte met een gemiddeld concentratieniveau gaan zitten werken, of een van de ruimtes gebruiken die bedoeld zijn voor werk dat een hoog concentratieniveau vereist. Alle werkplekken zijn voorzien van ergonomische, in hoogte verstelbare bureaus uit de [P]-serie. Naast die ruimtes zijn er ook ruimtes voor teams en werkruimtes voor maximaal twee personen. In een van de werkruimtes staat bovendien een loopband voor diegenen die op een nieuwe manier wat beweging willen krijgen.

LOUNGE EN LUNCHRUIMTE

De lounge en de lunchruimte bevinden zich naast de ingang en de openbare ruimtes. Hier heeft Kinnarps, samen met Almi, functionele oplossingen bedacht die de verschillende activiteiten ondersteunen. Zo staan er een projector en een projectiescherm voor interne en externe presentaties en lezingen. Er zijn dichtbij ook verschillende vergaderruimtes die voor externe en interne vergaderingen worden gebruikt. De ingang had binnen het project een hoge prioriteit – er is een aangename oase gecreëerd, met muziek en aantrekkelijk zitmeubilair.

"Onze nieuwe kantoorruimtes ondersteunen mij in mijn leidersrol. We kunnen nu afhankelijk van de taak onze werkopstelling kiezen, maar velen van ons kiezen ervoor om in de open ruimtes te werken. Dat houdt in dat ik veel 'crosstalk' krijg bij alles wat ik doe, wat me de gelegenheid geeft om met mijn collega's in contact te komen en input te geven. Onze nieuwe kantooromgeving ondersteunt samenwerking en onze levertijden voor klanten worden erdoor verbeterd. Het is voor mij als manager ook gemakkelijker om feedback te krijgen over wat ik doe. Ik denk bovendien dat nieuwe medewerkers van een bedrijf in een omgeving als deze sneller voet aan de grond krijgen in de organisatie en het werk sneller onder de knie krijgen."

Carl Nyström, CEO van Almi Jönköping

VOORTDURENDE FOLLOW-UP

De nieuwe kantoorruimte is ruim. De totale ruimte is 640 vierkante meter groot en wordt gedeeld door 25-30 medewerkers. Als je berekent hoeveel werkplekken er zijn, van bureaus tot vergaderruimtes en andere opstellingen, dan heeft iedere werknemer vijf plekken tot zijn beschikking. Dit was een strategische zet om eenvoudig en flexibel te kunnen groeien met meer medewerkers.      

"We vinden dat alles echt goed werkt. We kunnen zien dat deze manier van werken een methode is die het management in staat stelt het nieuwe Almi sneller te implementeren. Maar tegelijkertijd hebben we de muren afgebroken en de rollen van de medewerkers veranderd. We hebben alle respect voor het feit dat dit een veranderingsproces is dat voortdurende follow-up vereist", zegt Johanna Donker.

Follow-up vindt elke maand plaats om na te gaan hoe de veranderingen functioneren en of er oplossingen in het kantoor zijn die moeten worden aangepast.

"Het is belangrijk dat we er duidelijk over zijn of het echt een bepaalde stoel is die een probleem vormt, of dat we ons gedrag moeten veranderen. Het is gemakkelijk om terug te vallen in je oude manieren en gewoonten. Daarom zijn we constant bezig met het bespreken, aanpassen en toevoegen van dingen."

In samenwerking met Kinnarps is er ook een follow-upworkshop geweest, waar de medewerkers en Next Office Concept Manager Henrik Axell de verwachtingen hebben vergeleken, verbeteringen hebben voorgesteld en de gids voor de omgangsvormen van het bedrijf hebben aangepast.

"Het is natuurlijk moeilijker om verbeteringen op het gebied van efficiëntie en productiviteit te meten, maar ik denk dat we vooruitgang hebben geboekt en dat er ruimte is voor verdere verbetering."

Carl Nyström

Almi heeft ook een raad, de ENAS-raad, die managementondersteuning biedt.

"Middels een enquête evalueren we regelmatig de arbeidstevredenheid en de werkomgeving van de medewerkers. We scoorden altijd hoog bij de vragen over arbeidstevredenheid – de medewerkers zijn ook echt trots op hun werkomgeving. Het is natuurlijk moeilijker om verbeteringen op het gebied van efficiëntie en productiviteit te meten, maar ik denk dat we vooruitgang hebben geboekt en dat er ruimte is voor verdere verbetering", aldus Carl Nyström, CEO van Almi Jönköping.

"Tijdens de follow-upworkshop met Kinnarps hebben we ons op twee vragen geconcentreerd: wat kunnen we nog beter doen om de klantervaring te verbeteren en hoe kunnen we in de bestaande omgeving nog efficiënter worden? Het was ook goed om de gids voor de omgangsvormen opnieuw te bekijken. We hebben onder andere de verschillende aandachtsgebieden bijgesteld en het evenwicht tussen een laag en een gemiddeld concentratieniveau afgestemd. Een van onze conclusies was dat het duidelijk moet zijn dat het prima is om zelfs in de zone met een gemiddeld concentratieniveau contact te hebben met elkaar en gesprekken te voeren, maar wel binnen bepaalde grenzen."

De resultaten van het veranderingsproject van Almi Jönköping hebben ook grote gevolgen gehad buiten de kantoormuren. Als projectmanager van het ENAS-project is aan Johanna Donker de prijs 'vernieuwer van het jaar' toegekend door de Almi Group. Het kantoor in Jönköping dient als voorbeeld voor de overige kantoren van Almi die dit traject willen doorlopen, aan de hand van het eindrapport van het project. De blijde boodschap verspreidt zich!

SAMENVATTING:

  • Almi Jönköping besloot de renovatie van zijn kantoorruimte te zien als onderdeel van een transformatieproject, waarbij het aanpassen van de werkmethoden en het interieurontwerp ter ondersteuning van het personeel deel uitmaakte van de veranderingen die binnen het bedrijf plaatsvonden.
  • De rode draad binnen het project was participatie. Alle medewerkers werden bij het proces betrokken en namen deel aan workshops en werkten mee aan het opstellen van de gids voor de omgangsvormen. Een projectgroep was verantwoordelijk voor het leiden en opvolgen van het project.
  • IT was een succesfactor en werd vanaf het begin van het project geïntegreerd. Het kantoor is papierloos, alle vergaderruimtes kunnen via Outlook worden gereserveerd en er wordt een app gebruikt om klanten welkom te heten en binnen te laten.

Valt deze case in de smaak? Benieuwd wat er mogelijk is in uw ruimte?

Contacteer ons