Commençons par le début.

Le terme « Environnement de travail basé sur l'activité » a été inventé il y a 20 ans par une société néerlandaise. Cette dernière souhaitait créer un bureau réellement adapté aux méthodes de travail de ses employés, afin que les employés n'aient pas à s'adapter à un bureau au mobilier traditionnel. Par conséquent, la base d'un bureau basé sur l'activité était le mode de travail, et non un concept de décoration d'intérieur préconçu.

Le développement technologique rapide au début du 21e siècle a introduit un changement de paradigme. Il était soudainement possible de travailler partout, autant au bureau qu'à l'extérieur. Aujourd'hui, votre travail n'est plus l'endroit où vous allez, mais votre métier. L'idée du bureau basé sur l'activité s'inscrit admirablement dans ce développement.

« Mais comme c'est toujours le cas avec les nouvelles tendances, beaucoup de personnes s'impliquent et développent leurs propres concepts. Cela signifie que de nombreuses idées ont germé autour du concept d'environnement basé sur l'activité. Certaines solutions ne correspondent pas du tout à l'idée fondamentale du bureau basé sur l'activité, à savoir de concevoir le bureau de façon à s'adapter au mode de travail, et dans ce cas, le travail risque d'être mauvais. Le partage de bureau et les bureaux flexibles en sont deux exemples classiques », raconte Henrik Axell.

CES SOLUTIONS NE SONT PAS BASÉES SUR L'ACTIVITÉ :

Partage de bureau
Ce concept fait simplement référence au taux d'occupation, dans le but de réduire au minimum la zone de bureaux. En général, les employés sont censés partager de nombreux bureaux ; ils n'ont pas d'autre choix. Les employés sont stressés de ne pas savoir s'ils auront un poste de travail et sont souvent sujets à des interruptions constantes par le biais de conversations et d'appels téléphoniques.

Bureaux flexibles
Avec les bureaux flexibles, les employés n'ont pas de poste de travail fixe. La zone réduite résultant de la réduction du nombre de bureaux par rapport au nombre d'employés est parfois exploitée pour créer des salles de conversation, des salles de réunion, des espaces de rencontre, etc. Les bureaux flexibles sont souvent confondus avec les bureaux basés sur l'activité, car les zones proposées sont nombreuses. Cependant, elles présentent peu d'effets positifs, puisque le bureau n'est pas fondamentalement conçu pour s'adapter au fonctionnement de l'organisation. À la place, le nouveau bureau risque de devenir un lieu de stress et d'insatisfaction.

L'un des prérequis fondamentaux pour la réussite d'un bureau basé sur l'activité est la préparation de l'organisation à cette méthode de travail. Et ce n'est pas toujours le cas.

« Tout dépend souvent de la culture de l'entreprise. Aux Pays-Bas et dans les pays nordiques, le mode de travail basé sur l'activité s'est rapidement imposé, alors que dans de nombreuses régions d'Europe, son développement est plus lent. Je pense que cela est dû au fait que, dans les pays nordiques, nous avons une organisation horizontale favorisant une transformation plus fluide. Mais ce qui est intéressant, c'est bien la culture d'entreprise. Dès que votre organisation est caractérisée par son self-leadership et des individus hautement capables de prendre leurs responsabilités, l'environnement basé sur l'activité devient une alternative », poursuit Henrik Axell, Responsable Concept chez Kinnarps.

Le bureau du futur

La leçon à en tirer est qu'il n'est pas possible d'obliger les organisations individuelles et les personnes qui les composent à adhérer à des concepts préconçus. Au contraire, nous devons revenir à l'idée d'origine : partir des méthodes de travail et des besoins. C'est pourquoi Kinnarps a développé Next Office®: un plan d'action spécifique dont le but est de créer le bureau idéal pour chaque organisation. Next Office vous emmène vers votre futur bureau en six étapes. Le point de départ est une analyse complète des méthodes de travail de l'organisation et des individus.

« Une bonne préparation est la clé du succès. Les étapes 1 à 3 sont une phase d'analyse durant laquelle nous renforçons ensemble les connaissances dont nous avons besoin. Les étapes 4 à 6 sont une phase de mise en application durant laquelle nous choisissons la solution adaptée à la société ou l'organisation spécifique », explique Henrik Axell.

Postes de travail ergonomiques

L'analyse constitue alors la base de la conception du bureau. Tout dépend des besoins et méthodes de travail des employés. S'ils utilisent beaucoup le téléphone, un espace important doit être libéré pour les appels. S'ils travaillent sur de nombreux projets, les zones de projets flexibles doivent être nombreuses. Tout est une question d'amélioration de l'ergonomie et de l'énergie, peu importe qu'il s'agisse d'une ergonomie de poste de travail classique avec du mobilier facile à ajuster à différents utilisateurs ou de la conception d'un environnement créatif avec une bonne ergonomie acoustique et une certaine liberté pour l'individu.

Next Office est fondé sur la motivation et la participation aussi bien de la part de la direction que des employés. Tout le monde est inclus dans le processus et les informations sont collectées grâce à des ateliers, des séminaires et des questionnaires en ligne.

Next Office étant basé sur l'organisation individuelle, la méthode convient également aux autorités municipales ou régionales, aux conseils régionaux ou aux sociétés. C'est la méthode de travail qui détermine l'environnement de travail physique.