Le développement rapide des technologies n'affecte pas seulement notre façon de travailler ; il modifie également notre façon de se réunir. Le nombre de réunions et de conférences en face à face, auxquelles nous devons nous rendre en voiture ou en avion, diminue de plus en plus. À la place, nous avons commencé à avoir de plus en plus recours aux visioconférences.

Mais la réalité virtuelle offrira bientôt une nouvelle dimension à nos réunions à distance. Elle nous permet d'interagir avec des personnes et des environnements comme si nous y étions. À long terme, il sera possible d'organiser des réunions dans n'importe quel environnement : dans une reproduction virtuelle de la salle du conseil d'administration ou de l'usine de production de la société, ou encore dans un cadre stimulant sur une île paradisiaque... Les seules véritables limites sont celles fixées par notre imagination.

Nous continuerons naturellement à tenir des réunions physiques en cas de besoin. Néanmoins, les nouvelles technologies nous offrent la possibilité de penser développement durable et de réduire l'impact que nous causons sur l'environnement à travers les déplacements et les émissions de CO². Du point de vue de l'entreprise, les réunions à distance sont en outre rentables étant donné qu'elles permettent de faire des économies de temps et d'argent. Afin qu'elles remplissent correctement leur fonction, ces futures salles de réunion et de conférence devront être bien équipées et devront disposer de toutes les technologies nécessaires, en étant, de préférence, intégrées au mobilier de bureau, telles les tables de réunion par exemple. 

Le travail au sein de différentes équipes et sur différents projets s'est largement répandu. Cela signifie également que les réunions et discussions courtes sont des composantes naturelles et nécessaires du processus de travail. Pour ce type de réunions, il vous faut des solutions flexibles. L'espace de travail doit pouvoir aisément passer de bureaux individuels et de tables avec banquette à une table de réunion, et inversement.

Par ailleurs, vous avez besoin de salles de réunion, de conférence et d'environnements adaptés aux réunions spontanées. Dès que vous ressentez le besoin de faire un suivi auprès d'un collègue, l'environnement de travail doit pouvoir donner accès à un certain nombre d'espaces différents où vous pouvez discuter sans déranger les autres. Les environnements destinés aux réunions spontanées doivent pouvoir être facilement adaptés au besoin du moment. Les tables, sièges de travail, chaises, canapés et autres sièges doivent être flexibles, ergonomiques et facilement personnalisables.

Les salles de réunion destinées aux réunions réservées à l'avance doivent être disponibles dans différentes configurations : petites salles de réunion conçues pour 4 à 6 personnes et salles plus grandes pour au moins 6 personnes. Pour les réunions du conseil d'administration, les ateliers et les assemblées générales, il vous faudra encore une salle de conférence appropriée pourvue d'une table de réunion bien équipée au centre. Étant donné que les séances de ce type peuvent durer longtemps, il est important que la salle de réunion soit équipée de sièges de réunion ergonomiques. Des chaises de qualité sur lesquelles on peut s'asseoir correctement évitent les douleurs et la fatigue, et permettent de rester plus facilement attentif et alerte pendant l'intégralité de la réunion. 

De nos jours, les bureaux ressemblent à nos maisons à bien des égards. Nous pouvons choisir ce que nous voulons faire et où nous voulons le faire. De plus, nous pouvons réaliser de nombreuses activités différentes dans un seul et même environnement de travail ; un peu comme la façon dont nous utilisons notre salon à la maison. 

Les bureaux flexibles nous encouragent à collaborer et à nous réunir souvent. Afin que vos réunions soient fructueuses, sans risque de déranger votre environnement proche, vous devez établir des règles. Décidez ensemble où et quand peuvent être tenues les réunions et discussions. Cela est particulièrement important pour les réunions spontanées. Par exemple, si vous croisez votre collègue et que vous réalisez que vous souhaiteriez discuter avec lui de certaines choses, sollicitez une réunion courte dans l'un des environnements conçus pour les réunions de ce type. Vous pourrez alors parler autant que vous le souhaitez sans déranger personne. Pour les réunions planifiées, investissez dans un système de réservation, qui permet d'optimiser l'organisation et de réduire le risque de malentendus.  

Nexus Meeting est un bon exemple de table de réunion flexible et adaptable.

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