Des salles de réunion pour de nouvelles façons de travailler

Des salles de conférence aux réunions en réalité virtuelle

Où souhaiteriez-vous que votre prochaine réunion se déroule ? 

SUR UN BATEAU EN MER MÉDITERRANÉE OU BIEN ENTOURÉ D'ŒUVRES D'ART AU LOUVRE ? GRÂCE AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES, VOUS AUREZ BIENTÔT LE CHOIX. QUE VOUS AIMIEZ LES LIEUX EXOTIQUES OU PRÉFÉRIEZ L'ENVIRONNEMENT FAMILIER DE VOTRE BUREAU, ATTENDEZ-VOUS À DE NOMBREUX CHANGEMENTS PASSIONNANTS QUANT À VOS HABITUDES EN MATIÈRE DE RÉUNIONS.

Les nouvelles technologies transforment réunions et conférences

Le développement rapide des technologies n'affecte pas seulement notre façon de travailler ; il modifie également notre façon de se réunir. Le nombre de réunions et de conférences en face à face, auxquelles nous devons nous rendre en voiture ou en avion, diminue de plus en plus. À la place, nous avons commencé à avoir de plus en plus recours aux visioconférences.

Mais la réalité virtuelle offrira bientôt une nouvelle dimension à nos réunions à distance. Elle nous permet d'interagir avec des personnes et des environnements comme si nous y étions. À long terme, il sera possible d'organiser des réunions dans n'importe quel environnement : dans une reproduction virtuelle de la salle du conseil d'administration ou de l'usine de production de la société, ou encore dans un cadre stimulant sur une île paradisiaque... Les seules véritables limites sont celles fixées par notre imagination.

Nous continuerons naturellement à tenir des réunions physiques en cas de besoin. Néanmoins, les nouvelles technologies nous offrent la possibilité de penser développement durable et de réduire l'impact que nous causons sur l'environnement à travers les déplacements et les émissions de CO2. Du point de vue de l'entreprise, les réunions à distance sont en outre rentables étant donné qu'elles permettent de faire des économies de temps et d'argent. Afin qu'elles remplissent correctement leur fonction, ces futures salles de réunion et de conférence devront être bien équipées et devront disposer de toutes les technologies nécessaires, en étant, de préférence, intégrées au mobilier de bureau, telles les tables de réunion par exemple. 

Des tables destinées au travail de projets et aux réunions flexibles

Le travail au sein de différentes équipes et sur différents projets s'est largement répandu. Cela signifie également que les réunions et discussions courtes sont des composantes naturelles et nécessaires du processus de travail. Pour ce type de réunions, il vous faut des solutions flexibles. L'espace de travail doit pouvoir aisément passer de bureaux individuels et de tables avec banquette à une table de réunion, et inversement.

Par ailleurs, vous avez besoin de salles de réunion, de conférence et d'environnements adaptés aux réunions spontanées. Dès que vous ressentez le besoin de faire un suivi auprès d'un collègue, l'environnement de travail doit pouvoir donner accès à un certain nombre d'espaces différents où vous pouvez discuter sans déranger les autres. Les environnements destinés aux réunions spontanées doivent pouvoir être facilement adaptés au besoin du moment. Les tables, sièges de travail, chaises, canapés et autres sièges doivent être flexibles, ergonomiques et facilement personnalisables.

Les salles de réunion destinées aux réunions réservées à l'avance doivent être disponibles dans différentes configurations : petites salles de réunion conçues pour 4 à 6 personnes et salles plus grandes pour au moins 6 personnes. Pour les réunions du conseil d'administration, les ateliers et les assemblées générales, il vous faudra encore une salle de conférence appropriée pourvue d'une table de réunion bien équipée au centre. Étant donné que les séances de ce type peuvent durer longtemps, il est important que la salle de réunion soit équipée de sièges de réunion ergonomiques. Des chaises de qualité sur lesquelles on peut s'asseoir correctement évitent les douleurs et la fatigue, et permettent de rester plus facilement attentif et alerte pendant l'intégralité de la réunion. 

1. Tables de réunion flexibles

Choisissez des tables de réunion, tables avec banquette ou bureaux qui peuvent être assemblés et modifiez l'aménagement en fonction de vos besoins.

2. Différentes hauteurs pour différents types de réunion

En proposant des tables de réunion de différentes hauteurs, vous permettez différentes formes de réunion au bureau. 74 cm est une hauteur confortable pour le travail assis et les réunions longues. Une hauteur de 90 cm favorise un type de réunion plus actif dans lequel on peut alterner entre le travail assis et le travail debout, facilitant la collaboration et le partage de différents types de matériel. 105 cm est quant à elle la hauteur debout idéale pour les réunions courtes et les concertations pendant la journée de travail.

3. Les cloisonnettes offrent davantage de liberté

Les cloisonnettes constituent une façon efficace de transformer une tablette de travail en un espace de réunion flexible. En installant des cloisonnettes, vous pouvez rapidement et aisément adapter l'aménagement de votre tablette de travail à la situation. Les cloisonnettes peuvent être utilisées à la fois pour les banquettes et les bureaux. 

4. Système flexrail

En ajoutant un système flexrail aux fonctions amovibles pour les cloisonnettes, écrans et prises électriques, USB et réseaux, vous obtiendrez une table encore plus flexible.

5. Technologies de pointe destinées aux réunions

Étant donné l'importance des nouvelles technologies de la communication dans la nouvelle forme de réunion, vous devez vous assurer que votre salle de réunion est équipée des technologies de pointe intelligentes. De nos jours, vous pouvez opter pour des modules de connexion dotés de fonctions interchangeables pour les réseaux et USB par exemple, qui permettent de changer et de mettre à jour les technologies ultérieurement, selon l'évolution des besoins.

6. Système de réservation pour des réunions efficaces

Un système de réservation destiné à la salle du conseil d'administration, à la salle de conférence ainsi qu'aux salles de réunion grandes et petites est un bon investissement. La possibilité de réserver les salles donne une vue d'ensemble simple aux employés, ce qui réduit le stress et permet également une utilisation plus efficace des espaces. 

Hé, vous là-bas ! Vous n'êtes pas dans votre salon !

Code de conduite pour les réunions dans les bureaux basés sur l'activité

De nos jours, les bureaux ressemblent à nos maisons à bien des égards. Nous pouvons choisir ce que nous voulons faire et où nous voulons le faire. De plus, nous pouvons réaliser de nombreuses activités différentes dans un seul et même environnement de travail ; un peu comme la façon dont nous utilisons notre salon à la maison. 

Les bureaux flexibles nous encouragent à collaborer et à nous réunir souvent. Afin que vos réunions soient fructueuses, sans risque de déranger votre environnement proche, vous devez établir des règles. Décidez ensemble où et quand peuvent être tenues les réunions et discussions. Cela est particulièrement important pour les réunions spontanées. Par exemple, si vous croisez votre collègue et que vous réalisez que vous souhaiteriez discuter avec lui de certaines choses, sollicitez une réunion courte dans l'un des environnements conçus pour les réunions de ce type. Vous pourrez alors parler autant que vous le souhaitez sans déranger personne. Pour les réunions planifiées, investissez dans un système de réservation, qui permet d'optimiser l'organisation et de réduire le risque de malentendus.  

Nexus Meeting est un bon exemple de table de réunion flexible et adaptable.

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