Référence: Puls & Träning

Une efficacité et une satisfaction accrues dans les bureaux existants

Puls & Träning est une chaîne de salles de sport qui avait déjà changé de bureaux par le passé et qui a eu l'opportunité de réitérer l'expérience. Le personnel trouvait que l'espace n'était pas optimisé et se sentait mécontent et à l'étroit dans l'environnement de bureaux. Soucieuse de bien faire les choses dès le départ cette fois-ci, la direction a fait appel à Kinnarps pour effectuer une analyse du lieu de travail Next Office®. Aujourd'hui, la société dispose non seulement d'une nouvelle décoration d'intérieur, mais aussi d'une nouvelle méthode de travail perfectionnée dans les bureaux au sein desquels elle exerçait déjà ses activités.

Puls & Träning a été fondée en 2006. La société compte aujourd'hui près de 90 salles de sport partout en Suède. Son siège social est établi à Stockholm et rassemble environ 40 collaborateurs. Ces dernières années, le personnel avait le sentiment d'être à l'étroit dans les bureaux. De plus, la direction et les collaborateurs estimaient que les bureaux ne favorisaient pas un travail efficace et n'apportaient pas à ses occupants le degré de satisfaction souhaité.

La fondatrice et copropriétaire de la société, Karin Sager, se souvient :
« Bien que nos bureaux soient relativement neufs, nous n'étions toujours pas satisfaits. Nous commencions à penser que nous devions déménager dans des bureaux plus grands, mais après avoir discuté avec l'équipe de Kinnarps, nous avons commencé à examiner si nous utilisions mal notre environnement et si nous pouvions améliorer ce que nous avions déjà. »

Identification et analyse des besoins

Le facteur déterminant du succès fut Next Office® l'analyse du lieu de travail réalisée par Kinnarps pour créer des environnements de travail personnalisés en fonction des activités. La méthode consiste à identifier et à analyser les besoins de la société, à impliquer l'équipe de direction et les collaborateurs dans le processus de changement, et à utiliser ces connaissances comme base pour donner vie à des environnements de travail viables sur le long terme.

« Kinnarps nous a aidés à examiner nos activités sous un autre angle et nous a poussés à remettre en question ce que nous tenions pour acquis et considérions comme des vérités absolues. Plus particulièrement, nous avons appris que nous devions partir de zéro et bien faire les choses dès le début. De toute évidence, nous ne pouvions pas nous contenter de changer notre mobilier. Il nous fallait aussi modifier notre méthode de travail. »

En s'appuyant sur un exposé, un atelier, une enquête en ligne et un examen de la vision et des objectifs de Puls & Träning, Kinnarps a analysé les besoins de la société. La conclusion de cette analyse était qu'il fallait, d'une part, apporter des améliorations afin de renforcer l'efficacité et, d'autre part, déployer des solutions numériques pour créer un environnement plus agréable et plus intelligent. L'analyse préconisait également de concentrer davantage l'attention sur les aspects environnementaux et de santé, d'améliorer la communication et de renforcer l'esprit d'équipe.

« Notre analyse a également démontré que Puls & Träning n'avait pas besoin de déménager dans des bureaux plus grands. Avec la décoration d'intérieur adaptée et personnalisée en fonction de leurs activités, la surface disponible dans les bureaux était amplement suffisante. Grâce à une utilisation plus efficace de chaque mètre carré, le projet était également viable sur le plan économique », explique Henrik Axell, directeur du concept Next Office® chez Kinnarps en Suède.

D'un espace exigu à un environnement agréable

La transformation des bureaux en open space classiques en des bureaux personnalisés en fonction des activités s'est révélée intéressante à bien des égards. Karin Sager souligne combien la démarche de Kinnarps visant à impliquer le personnel fut importante et nécessaire pour mener ces changements synonymes de création de valeur.

« Au départ, un grand nombre de personnes ont mal interprété le projet et éprouvé de la méfiance à son égard, ce qui est tout à fait naturel. C'est pourquoi il est si important que le personnel soit invité à s'impliquer et que la direction demeure toujours disponible, se montre à l'écoute et fasse preuve de transparence. De bien des façons, nous avons été agréablement surpris par le résultat final, affirme Karin Sager.

La plus grande surprise réside dans le fait que les bureaux qui autrefois paraissaient étroits offrent désormais un aspect aéré et agréable qui suscite l'inspiration, et ce, bien que le nombre de collaborateurs et d'espaces de travail a augmenté dans l'organisation. Cette évolution tient en partie au déploiement de solutions numériques.

« Il était primordial pour nous d'élucider notre environnement numérique avant d'entreprendre quoi que ce soit. Cette démarche a non seulement permis d'améliorer l'efficacité de notre travail, mais nous avons aussi réduit nos impressions papier de 60 %. Le résultat est bénéfique tant pour l'environnement que pour notre situation économique, commente Karin Sager.

Ce qui la surprend également, c'est que les zones silencieuses, dont la mise en place a été vigoureusement demandée au début du projet, ne sont pas les espaces de travail qui attirent le plus de personnes aujourd'hui.

« En réalité, ce sont les zones calmes se prêtant aux tâches nécessitant une concentration moyenne qui sont utilisées le plus. Je pense que nos expériences dans nos anciens bureaux ont amené les gens à penser qu'ils préféraient s'asseoir à des postes davantage isolés. Mais aujourd'hui que l'environnement complet est mieux adapté, chacun peut travailler plus efficacement de n'importe où, ce qui réduit la nécessité de prévoir des zones silencieuses. »

Une image d'employeur renforcée

L'analyse du lieu de travail réalisée par Kinnarps dans le cadre du concept Next Office® a constitué la base de la proposition de décoration d'intérieur qui fait aujourd'hui les beaux jours de Puls & Träning. Côté design, la société aspirait à des bureaux élégants qui refléteraient leurs activités sans pour autant prendre un aspect trop « sportif ». Karin Sager nous indique que, si les précédents bureaux de la société étaient aussi attrayants, les nouveaux bureaux ont quant à eux une dimension plus profonde.

« Nous recevons de nombreux avis positifs de partenaires et d'autres visiteurs visiblement impressionnés par les efforts considérables que nous avons déployés pour créer notre solution de décoration d'intérieur. Je remarque également que nous avons consolidé notre image d'employeur et sommes devenus plus attractifs, de sorte qu'il nous est aujourd'hui plus facile non seulement de conserver notre personnel, mais aussi de recruter », ajoute Karin Sager.

Cette impression a également été confirmée dans le cadre de l'étude de suivi incluse dans l'analyse du lieu de travail de Kinnarps. Cette étude de suivi montre que la note moyenne donnée par les collaborateurs au lieu de travail a fortement augmenté. En moyenne, la hausse s'élève à plus de 50 % et, dans de nombreux cas, elle atteint plus de 100 %. Par exemple, la question demandant avec quelle efficacité l'environnement de travail favorise tant les tâches nécessitant de se concentrer de façon autonome que la collaboration propice à la créativité a donné lieu à des réponses positives.

« Cela montre combien il est important de réaliser nos analyses du lieu de travail avant de changer de bureaux. En développant des solutions personnalisées en fonction d'une analyse rigoureuse des besoins et des connaissances acquises, nous créons de la valeur pour l'organisation et la décoration d'intérieur devient un investissement viable sur le long terme », déclare Henrik Axell.