Référence: Kontract

Taux de satisfaction élevés pour les nouvelles méthodes de travail et de réunion

La société Kontract se donne pour ambition de devenir le lieu de travail et de rencontre le plus attractif du secteur. Lorsque la société de conseil en informatique Kontract a dû changer de bureau, elle a fait appel à l'analyse du lieu de travail Next Office® de Kinnarps pour réaliser une évaluation approfondie de ses besoins et de ses opportunités.

Les anciens locaux devenaient exigus pour la société informatique en pleine croissance, mais surtout, ils manquaient de fonctions importantes. « Les aménagements très traditionnels de notre société ne convenaient pas à notre activité, puisque nos consultants passent beaucoup de temps à l'extérieur avec les clients. L'occupation des bureaux est très variable, et les anciens lieux ne répondaient pas à notre besoin de flexibilité », explique Lotta Grundin, Responsable de projet de Kontract pour le déménagement.

En plus d'être un défi pour l'efficacité et la satisfaction au travail, cette lacune a également soulevé des questions sur la façon dont elle affectait la communauté, la collaboration et le partage des connaissances au sein de l'organisation. « Notre bureau doit être à la fois un lieu de travail efficace et un lieu de rencontre attrayant qui apporte clairement une valeur ajoutée à nos employés. Il doit offrir des espaces pour différentes activités, mais aussi contribuer à créer un sentiment d'appartenance et générer de l'énergie », poursuit-elle. La direction avait déjà abordé certaines de ces questions, mais elle a également admis qu'un changement réussi nécessiterait une vision holistique non seulement de la situation actuelle, mais aussi de la voie à suivre. « C'est là que nous avons entendu parler de l'analyse du lieu de travail Next Office® de Kinnarps et que nous avons réalisé que c'était exactement ce dont nous avions besoin », explique Mme Grundin.

À travers des conférences, des ateliers et une enquête en ligne, Kinnarps a identifié les besoins du personnel de Kontract ainsi que les méthodes de travail de l’organisation. L'analyse du contexte actuel reposait sur les facteurs de productivité et de créativité, de collaboration, de santé et de bien-être, d'acoustique, d'éclairage et de qualité de l'air. En outre, ils ont reçu un soutien pour le processus de changement et la planification des espaces du bureau.

Il en résulte désormais un environnement basé sur l’activité, dans lequel les collaborateurs peuvent choisir leur poste de travail en fonction de leur mission, de leur activité ou de leur humeur actuelle, avec par exemple des zones claires pour une concentration faible, moyenne ou élevée. Il y a aussi des espaces plus ludiques et agréables, comme une salle de midi avec une ambiance agréable de café, une salle d’accueil qui accueille les collaborateurs et les clients, et un espace de ping-pong pour ceux qui ont besoin de faire autre chose pendant un certain temps.

« L'un des plus grands atouts tient désormais à nos salles d'accueil. Elles sont fréquemment sollicitées, dans la mesure où les réunions à distance sont de plus en plus fréquentes. Et bien sûr, le coin repas, le cœur vivant du bureau, où nous nous retrouvons pour le petit-déjeuner et le déjeuner », explique Mme Grundin.

La vision qui a été développée au cours du processus avec l'aide de Kinnarps indique que Kontract devrait être :
Le poste de travail et le lieu de rencontre les plus attractifs du secteur de l’informatique et d'Örebro, où les gens sont heureux, inspirés et grandissent afin de prospérer et d’obtenir la meilleure réussite possible.

Marie Oscarsson, architecte d’intérieur chez Mom Designstudio, s’est également penchée sur ce sujet en utilisant Kinnarps et l’étude de Kontract pour créer une décoration d’intérieur tangible. « Nous avons non seulement examiné les fonctions et les produits, mais nous avons également travaillé pour mettre en valeur l’identité et la marque. L’environnement lui-même ne doit pas être la seule raison de venir au bureau, il doit également refléter les valeurs fondamentales, la vision et les objectifs de Kontract », explique-t-elle avant de poursuivre : « Par exemple, nous avons mis l’accent sur la palette de couleurs qui rassemble tout. En optant pour une teinte homogène, il est plus facile de changer la décoration d’intérieur lorsque l’entreprise se développe, ce qui rend la solution plus durable à long terme. »

Le passage d’un bureau traditionnel à un bureau flexible et basé sur l’activité doit néanmoins avoir rencontré ses défis ? Lotta Grundin réagit très vite. « Non, cela a été en fait très facile. Cela s’explique en partie par le fait que nos collaborateurs ont l’habitude de travailler de cette manière, bien que l’ancien bureau ne les y aidait pas, et en partie par le fait qu’avec l’aide de Kinnarps, nous avons fait le travail de A à Z. Nous bénéficions également de notre Play Book, dans lequel nous avons rassemblé des directives, des informations concrètes et des explications sur le fonctionnement optimal de notre nouveau poste de travail, sur la base d’une analyse du lieu de travail. »

Les déclarations de Lotta Grundin ont été confirmées par l’évaluation réalisée par Kinnarps environ six mois après le déménagement de Kontract dans le nouveau bureau. Henrik Axell, stratège responsable du poste de travail chez Kinnarps, explique que les évaluations des employés par domaine (coopération, efficacité, créativité et bien-être) et la nouvelle méthode de travail ont explosé. Sur une échelle de notation à dix points, le résultat global passe d’un peu plus de cinq à presque neuf.

« Cela prouve à quel point il est crucial d’analyser le poste de travail lorsque vous êtes sur le point de changer de bureau. En nous basant sur la cartographie et le savoir-faire, nous pouvons créer des solutions sur mesure qui font de la décoration d’intérieur un investissement durable à long terme », déclare Henrik Axell.