Référence: Elgiganten
Un parcours de changement couronné de succès
Elgiganten Logistics voyait le nombre de ses employés augmenter, ce qui l’obligeait à recourir à des solutions de bureau temporaires qui nuisaient à l’efficacité et à la satisfaction au travail. Pour résoudre la situation, l’entreprise a fait appel à Kinnarps pour réaliser une analyse du lieu de travail Next Office®. « L’examen approfondi de nos besoins et de nos opportunités a été essentiel pour l’ensemble de notre parcours de changement », affirme Andreas Alm, directeur technique.
Basée à Jönköping, Elgiganten Logistics avait des effectifs répartis dans plusieurs locaux. Certains de ces locaux étaient exigus, d’autres vides. Il n’y avait aucune fonction importante, ni d’espaces de réunion formels ou informels réellement fonctionnels. « Ce n’était pas une bonne situation. Notre environnement de travail n’était pas agréable et constituait davantage un obstacle qu’un soutien pour nos employés. Malgré cela, nous pensions que les locaux avaient du potentiel, mais que nous aurions besoin d’aide pour en tirer le meilleur parti », explique Andreas Alm.
SOUTIEN À L'AMÉNAGEMENT DU LIEU DE TRAVAIL
L'analyse du lieu de travail
permet de cartographier et d'analyser les besoins et les schémas de travail avant de concevoir un nouveau bureau. Grâce à des outils et des ateliers spécifiques, le personnel est impliqué tout au long du parcours de changement pour créer un engagement et une participation. Sur la base des résultats, des recommandations sont données concernant l'aménagement, l'allocation de l'espace et les méthodes de travail. Pour en savoir plus sur notre analyse du lieu de travail Next Office®, cliquez ici.
L’aménagement de l’environnement était plutôt classique, avec des petites salles de bureaux et des open spaces. L’équipe de direction était installée loin du reste de l’organisation et les salles de conférence n’étaient pas adaptées aux méthodes de travail et aux modes de réunion d’aujourd’hui. « L’efficacité, la créativité et la satisfaction au travail étaient entravées, et nous déplorions également un manque de cohésion, de collaboration et de partage de connaissances entre les différents services. Du point de vue des ressources humaines, il est important que nous soyons un employeur attractif si nous voulons recruter du personnel et le conserver. L’environnement de travail est un facteur crucial pour veiller à ce que nos employés soient épanouis et en bonne santé », explique Marie-Louise Gotmark, directrice des ressources humaines chez Elgiganten Logistics.
Si l’entreprise possédait déjà la vision, elle avait néanmoins besoin de conseils pour la traduire en réalité. Dans ce contexte, l’équipe a réalisé qu’elle devrait partir de zéro. Andreas Alm a entendu parler de Next Office®, l’analyse du lieu de travail de Kinnarps qui permet de développer des environnements de travail adaptés aux entreprises. La méthode consiste à identifier et à analyser les besoins et les méthodes de travail de l’entreprise, à impliquer l’équipe de direction et les collaborateurs dans le processus de changement, et à utiliser ces connaissances comme base pour donner vie à des environnements de travail viables sur le long terme.
Le nouveau bureau dispose de plusieurs postes de travail installés dans des salles où il est possible de travailler individuellement avec un niveau élevé de concentration. Bureau de la Série[P] avec cloison Vibe et siège de travail Capella.
Un système de réservation numérique permet aux employés de trouver et de réserver facilement des espaces libres dans l’établissement.
« L’analyse du lieu de travail a posé les bases de l’ensemble du projet. Pour réussir, nous savions que nous devions entreprendre un parcours de changement et faire en sorte que tous nos employés le comprennent et y adhèrent. »
De l’analyse du lieu de travail jusqu’au suivi
L’analyse a été lancée au printemps 2020. En premier lieu, les experts en conception de lieux de travail de Kinnarps ont aidé l’équipe de direction à définir la vision, les objectifs et le cadre du projet. Ensuite, les besoins et les habitudes de travail ont été identifiés. Kinnarps a impliqué le personnel en le faisant participer à plusieurs conférences et ateliers ainsi qu’à une enquête en ligne. Cette collaboration a permis d’identifier les méthodes de travail de l’entreprise, de recueillir des idées, de déceler les défis et les opportunités et de définir un cap commun pour l’équipe entière.
Kinnarps a également réalisé une analyse de la situation actuelle du bureau basée sur divers facteurs comme la productivité et la créativité, la collaboration, le bien-être, l’acoustique, l’éclairage et la qualité de l’air. Les résultats ont été compilés et présentés à Elgiganten dans un rapport final à l’été 2020. « Nous avons obtenu des résultats plutôt mauvais, ce qui nous a d’autant plus convaincus du bien-fondé et de la nécessité de l’investissement. L’analyse a également fourni des informations importantes sur ce qui manquait aux employés et sur les fonctions que nous devions améliorer », explique Marie-Louise Gotmark.
À l’automne 2020, les experts de Kinnarps ont commencé à développer un concept de design et une solution d’aménagement intérieur reposant sur les résultats du rapport final et sur la vision, les objectifs et le cadre définis par la direction. En 2021, les locaux ont été reconstruits et au printemps 2022, Kinnarps a mis en œuvre la solution. Enfin, Kinnarps a effectué un suivi afin d’analyser les résultats du changement.
Chronologie – L’analyse montre la voie
2020
Été
Les résultats de l’analyse sont compilés et présentés à Elgiganten.
2020
Automne
Un concept de design et une solution d’aménagement intérieur sont développés sur la base des résultats du rapport final.
2021
Année entière
Les locaux sont reconstruits.
2022
Printemps
Kinnarps met en œuvre la solution dans les nouveaux locaux d’Elgiganten et effectue une évaluation.
Des sièges hauts et bas sont combinés dans le salon de travail. Ici, les employés peuvent partager un café, s’installer confortablement et consulter leurs e-mails ou mener une courte réunion. Table Vagabond, tabouret Motus, siège Motus, cloisons Vibe, canapé Point, table Matsumoto, poufs Fields, fauteuils Neo Lite.
Un bureau qui donne envie d’aller travailler
Les employés d’Elgiganten Logistics ont la possibilité de travailler à domicile deux jours par semaine et doivent se rendre au bureau trois jours par semaine. Andreas Alm ne pense pas que cet arrangement aurait fonctionné dans l’ancien bureau avec des postes de travail personnels. Dans le nouvel espace adapté à l’entreprise, le bureau est divisé en trois zones de travail adaptées à différents niveaux de concentration. Dans la zone réservée aux tâches exigeant une concentration élevée, les employés travaillent en toute tranquillité dans des pièces insonorisées. Pour les tâches nécessitant une concentration moyenne, ils peuvent s’installer dans des espaces quelque peu isolés, mais pas complètement silencieux et confinés. Dans la zone active, comprenant notamment le salon, ils tirent une énergie positive des conversations et autres bruits ambiants.
« Nous avons créé des espaces accueillants pour les réunions formelles et informelles. Compte tenu de l’essor du télétravail pendant et après la pandémie, le bureau doit désormais offrir plus qu’un simple poste de travail. Il faut qu’il incite les gens à venir travailler et à se retrouver avec leurs collègues. Je pense que tous les employés trouvent plus agréable de travailler au bureau aujourd’hui et que cela leur a permis de mieux se connaître. »
Un design inspiré du Småland
Développé en collaboration avec Kinnarps et inspiré des paysages de la province suédoise où se situe l’entreprise, le Småland, le thème de la décoration d’intérieur contribue également à créer une expérience positive. Les couleurs terreuses et les matériaux naturels reflètent le décor et créent un environnement personnalisé. Par exemple, les surfaces en bois pur et le choix des couleurs – mousse et pré, myrtilles et baies ou encore lacs et granit –font référence à la nature environnante. « Il était extrêmement important pour les employés d’éprouver un sentiment de fierté et d’appartenance. Nous sommes basés à Jönköping, dans la province du Småland, en Suède, et nous voulons mettre cette région en valeur dans nos locaux », explique Andreas Alm.
Une approche holistique de l’ergonomie
Le concept est articulé autour d’une solution complète de Kinnarps, qui tient compte de l’ergonomie globale du lieu de travail. Les bureaux réglables en hauteur dédiés aux espaces de travail et de réunion permettent d’alterner facilement entre la position assise et la position debout. Les postes de travail sont équipés de sièges de travail réglables parfaitement ergonomiques qui offrent à chacun une bonne position de travail. Les salles de réunion sont dotées de sièges rembourrés pour un confort optimal, même lors de longues réunions. Le mobilier inclut également des tabourets pour une assise plus active, et un espace de remise en forme a été aménagé dans le bureau avec des tapis de course et des vélos stationnaires.
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Des notes deux fois meilleures
L’analyse de suivi réalisée avec l’aide de Kinnarps environ six mois après l’installation du nouveau bureau révèle le changement positif généré par le projet. En effet, les notes attribuées par les employés au bureau et aux nouvelles méthodes de travail ont nettement augmenté. La note évaluant la capacité du bureau à favoriser les tâches exigeant de la concentration ou créatives a presque doublé, tandis que celle concernant la collaboration entre les services a augmenté de plus de 100 % !
« Cela prouve à quel point il est crucial d’analyser le lieu de travail lorsque vous êtes sur le point de changer de bureaux. Grâce à une analyse rigoureuse des besoins et aux connaissances acquises, nous pouvons créer des solutions sur mesure qui répondent aux besoins réels de l’entreprise. C’est un investissement rentable sur le long terme », explique Henrik Axell, directeur de la conception des lieux de travail et responsable du concept Next Office® de Kinnarps.
L’analyse de suivi montre que le taux de satisfaction à l’égard des bureaux est passé de 4,0 à 7,0. L’analyse du lieu de travail Next Office® de Kinnarps collecte des données qui permettent de suivre facilement la performance des différents espaces.
« Nous avons reçu une solution d’intérieur parfaitement adaptée à nos besoins et aux activités s’y déroulant, et nous savons que nous pourrons nous développer grâce à elle. Cela garantit un avenir durable à la fois pour notre entreprise et nos employés. Nous savons aussi que nous avons investi dans une solution de haute qualité, car la solution d’aménagement intérieur de Kinnarps peut être entretenue et remise au goût du jour pour prolonger sa durée de vie. L’investissement est donc également durable sur le plan économique et environnemental. »
L’ajout de textiles a permis de créer un espace de réunion dans un open space – un moyen efficace d’optimiser l’espace de manière flexible. Siège de réunion Fendo et cloison Vibe sur roulettes avec tableau blanc. À droite se trouve une zone de détente. Le fauteuil Fields avec son dossier haut vous invite à vous asseoir confortablement pour passer des appels téléphoniques, par exemple. Table Hopper, cloison Vibe sur roulettes avec tableau blanc.
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