Référence: Deutsche Bahn
La Deutsche Bahn s’installe dans un nouvel environnement de travail
Kinnarps a créé un concept de bureaux pour la Deutsche Bahn dans le bâtiment administratif « Baseler Arkaden », situé en plein cœur de Francfort. Cet environnement de travail innovant a été façonné principalement avec le concours des employés.
La Deutsche Bahn réfléchit à de nouveaux environnements de travail flexibles depuis déjà quelque temps. Il y a cinq ans, elle a initié le projet DB 2020, un processus complet englobant diverses initiatives destinées à faire de la Deutsche Bahn AG un employeur attractif. Le télétravail et les horaires flexibles y sont d’ores et déjà bien établis, en particulier depuis le printemps 2020. Pour augmenter le taux de satisfaction de ses collaborateurs, la Deutsche Bahn AG se concentre également sur leur bien-être et l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Elle a rapidement pris conscience du fait que les locaux et les aménagements de bureau classiques ne vont pas dans ce sens. Mais comment savoir et déterminer quand les personnes se sentent bien ? La Deutsche Bahn a décidé qu’il valait mieux interroger les collaborateurs et afin de créer les nouveaux bureaux de l’équipe Achats de Francfort-sur-le-Main, elle a lancé un processus d’analyse complet : Kinnarps Next Office®. Le résultat est un environnement de bureau innovant, diversifié et coloré.
« Les mots qui reviennent le plus souvent sont « excellent » et « super ». Je rééditerai sans hésiter ce processus de conception à l’avenir, car je pense que nous avons réellement créé quelque chose de génial ici. »
L’objectif
Auparavant, 144 collaborateurs de différents départements étaient répartis sur quatre sites à Francfort. Les structures vieillissantes aménagées en bureaux cellulaires, le fardeau des nombreuses archives au format papier et un manque évident d’espaces pour les réunions d’équipe et les activités de projet ont conduit à un taux de satisfaction des collaborateurs inférieur aux niveaux souhaités, ces conditions n’étant pas adaptées aux nouvelles formes de collaboration et de travail en équipe.
« En premier lieu, il a fallu trouver un immeuble bénéficiant d’une situation centrale pour accueillir sous un même toit tous les départements de la division », déclare Detlef Frank, Head of Facility Management and Environmental Services Procurement à la Deutsche Bahn. Ce lieu devait se prêter aux nouvelles méthodes de travail et intégrer davantage de technologies modernes et numériques dans les espaces de travail et pour les collaborateurs. Il s’agissait également de mettre en place des horaires de travail flexibles et de s’assurer que l’organisation ne paierait un loyer que pour louer un espace utilisé efficacement.
Kinnarps était déjà partenaire contractuel de la Deutsche Bahn AG depuis longtemps. Les deux sociétés avaient déjà travaillé main dans la main pour développer le concept de mobilier DB 2020, et désormais le processus d’analyse du lieu de travail Kinnarps Next Office® allait être mis en œuvre pour la première fois.
« Dans le cadre de ce projet, la Deutsche Bahn a utilisé l’ensemble des outils d’analyse du concept Next Office. Les exigences ont été définies et une étude du taux d’occupation a été menée en parallèle, ainsi qu’une évaluation des besoins et une analyse visant à identifier les modèles de travail. La participation des employés, notamment à travers divers ateliers de travail, a été la clé du succès. »
Le concept prévoyait un environnement de travail axé sur les besoins de l’activité exercée.
« Dans un espace de 2 039 mètres carrés, nous avons essayé d’aménager des postes de travail adaptés aux exigences de tâches très diverses », ajoute Detlef Frank.
Lean in et Amore
Lean in est un produit multifonctionnel qui sert à la fois d'absorbeur de
sons et également comme un moyen confortable de s'appuyer contre le mur lors de réunions informelles. La table Amore est l'endroit idéal pour l'ordinateur portable ou la tasse de café.
Pax et Fields
Les chaises moelleuses Pax et la table basse Fields ont créé un espace détendu
pour les conversations privées. Le papier peint photo soigneusement choisi contribue au sentiment d'apaisement.
Vagabond et Neo Lite
La table de projet flexible Vagabond à roulettes, est facilement placée là où on en a besoin.
Le dossier des tabourets de bar Neo Lite crée une assise haute et confortable.
Le processus de consultation
L’immeuble de bureaux Baseler Arkaden, achevé en 2000, se trouve à quelques minutes à pied de la gare principale. Les espaces de travail du département sont désormais répartis sur deux étages. L’étage supérieur n’est accessible qu’aux 144 collaborateurs du département, les visiteurs étant accueillis à l’étage inférieur, réservé aux conférences.
L’implication étroite des collaborateurs a permis à ces derniers de concevoir leur propre environnement de travail. L’organisation du projet et le développement du concept représentaient un sérieux défi. Ils ont été confiés à une équipe composée de personnels d’encadrement, d’employés, d’un comité d’entreprise et de conseillers en conduite de changements. « De nombreuses entreprises aimeraient lancer un tel processus de consultation, mais n’osent généralement pas aller au bout », déclare Peter Labohm.
Couleurs, matériaux, design des murs : outre l’équipement des espaces, les différents ateliers de travail suivis par les employés se sont concentrés aussi sur la décoration d’intérieur.
Plusieurs idées et demandes ont été présentées à l’architecte Jennifer Winkler (DB Immobilien) et aux décorateurs d’intérieur de l’équipe Interior Design de Kinnarps. Leur compilation, structuration et conversion en un concept à la fois tangible et professionnel ont constitué une entreprise commune : « Notre travail d’équipe a été très efficace, car nous parlons le même langage, et nous sommes parvenus à un accord très rapidement », indique Jennifer Winkler. Maritta Kavanozis ajoute :
« La coopération avec DB Immobilien et la Deutsche Bahn en général a été très positive. Elle repose sur la confiance mutuelle et une communication efficace. Ayant tous géré plusieurs projets communs au fil des ans, nous sommes conscients des tâches à accomplir et concevons les environnements en fonction des besoins identifiés. »
Pour aller plus loin, il était particulièrement utile de pouvoir visualiser le nouvel espace de travail en réalité virtuelle. « Une visite virtuelle des futurs nouveaux bureaux sur la base des plans de départ a été organisée au showroom de Kinnarps à Francfort et à l’occasion d’un salon dans le cadre d’une conférence pour les collaborateurs. Grâce à nos casques de RV, nous avons pu parcourir les différentes pièces, les comparer à notre vision et faire des ajustements », explique Peter Labohm, décrivant un autre aspect de la participation.
Le résultat
Au terme de l’ensemble des processus et des études menées, les sept unités organisationnelles disposent désormais de « zones de résidence » (home zones). Les différentes zones de bureaux ouverts, comprenant un maximum de huit postes de travail, sont utilisées de manière flexible en fonction des modèles de travail identifiés. Les équipements individuels (micro-casques, claviers et souris sans fil, ordinateurs portables, téléphone portable, casier et sacoche personnelle) sont à la pointe de la technologie. Les postes de travail de la série P sont réglables en hauteur et munis de deux écrans. Des postes de travail privés sont également disponibles et les méthodes de travail numériques ne sont plus une utopie, la dématérialisation étant en marche.
S’agissant des espaces de communication et de réunion, rien n’a été laissé au hasard : un large choix de salles de toutes tailles avec différents équipements est proposé, dont des espaces innovants équipés de systèmes de connexion informatiques et de technologies vidéo. Il suffit de les réserver via le nouveau système de réservation. Il existe également beaucoup de zones calmes et privées. Detlef Frank nous donne quelques chiffres : « Les sept zones de résidence offrent 88 postes de travail standard polyvalents, 14 postes de travail privés, 9 postes de travail rabattables, 22 salles de réunion et de travail créatif de toutes tailles, 8 espaces de communication et 4 petites cuisines avec des sièges. La capacité en termes de taux d’occupation est de 72,3 %. »
En parcourant les deux étages, on est frappé non seulement par l’étendue des environnements de travail, mais surtout par le design créatif et personnalisé des pièces, inspiré de la nature. De vastes murs accueillants, garnis de photos, transportent les occupants vers d’autres horizons, allant d’un paysage de dunes de Frise septentrionale à des champs d’automne, en passant par un ciel bleu émaillé de quelques nuages, comme dans le bureau de Ralf Lüthi, directeur du département Achats. Chaque service a choisi l’aménagement de ses propres espaces. Jennifer Winkler et Maritta Kavanozis ont compilé les souhaits exprimés et les ont intégrés dans un concept global cohérent. L’une des salles de conférence offre une vue sur un magnifique paysage de montagne tandis qu’une salle de réunion accueille les participants avec une orangeraie en toile de fond qui rappelle l’Italie.
Ces paysages sont agrémentés par des sièges et du mobilier Kinnarps couvrant une large palette de couleurs. Le concept Fields est disponible en jaune clair ou dans des combinaisons de mauve et de bleu. Le siège Fendo, avec son piétement bois caractéristique, est recouvert de tissu aux couleurs de la plage. Les chaises Pax sont disponibles en rouge vif, bleu clair et orange. Les chaises en bois des mini-cuisines, comme Neo Lite, sont également peintes dans des couleurs assorties. Rien n’est terne ici : l’ensemble de ce concept coloré est harmonieux et crée une véritable atmosphère de bien-être.
Les retours
De nombreux collaborateurs nous ont déjà indiqué, par écrit et oralement, qu’ils ne s’attendaient pas à un résultat aussi formidable, même après tous les travaux préliminaires. Detlef Frank déclare ainsi avec satisfaction : « Les mots qui reviennent le plus souvent sont « excellent » et « super ». Je rééditerai sans hésiter ce processus de conception à l’avenir, car je pense que nous avons réellement créé quelque chose de génial ici. »
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