Référence: Almi Jönköping
Lorsqu'Almi Sverige entreprit un projet de transformation afin de passer en revue et d'ajuster sa stratégie et sa marque, Almi Jönköping décida également d'examiner ses locaux dans le cadre du projet. Grâce au processus Next Office de Kinnarps, ils sont parvenus à créer un environnement de travail qui stimule les collaborateurs et met en avant le nouveau visage de la marque.
LA RÉNOVATION QUI A INSUFFLÉ UN VENT DE CHANGEMENT
Tout a commencé lors du déménagement d'Almi dans ses nouveaux locaux. Depuis de nombreuses années, Almi occupait des espaces de bureaux dans le bâtiment baptisé « Öriket », un emblème de Jönköping merveilleusement situé sur les rives du lac Munksjö, au cœur de la ville. Or, le contrat touchait à sa fin, et plutôt que de le renouveler, le propriétaire des lieux a proposé à Almi d'occuper de nouveaux locaux dans ce même bâtiment et lui a donné l'opportunité de les rénover et de les reconstruire selon ses envies. Ainsi, ce qui avait commencé comme une simple rénovation s'est métamorphosé en un véritable processus de changement, comme l'indique Johanna Donker, la responsable du projet de transformation :
« Alors que nous allions déménager dans nos nouveaux bureaux, nous avons été informés par la direction du groupe que le groupe Almi tout entier allait mettre en œuvre une nouvelle stratégie et procéder à une refonte de la marque. Notre position allait changer de sorte qu'à l'avenir Almi se concentre principalement sur les clients professionnels désireux et capables de se développer, tout en adoptant une démarche plus proactive. La mise à jour de la marque donnerait également lieu à une identité visuelle complètement repensée qui mêlerait nouveau look et nouvelles couleurs. Dans le même temps, nous avions dans l'idée de passer à des méthodes de travail plus modernes qui s'adapteraient à nos tâches et à nos activités. Puisque nous entamions un projet à grande échelle pour concevoir nos nouveaux bureaux, nous tenions à prendre le changement de position comme point de repère pour le mener à bien. Nous avons vu là une occasion de mettre à profit la transformation de nos méthodes de travail pour donner vie à Almi sous son nouveau jour. Nous voulions que nos nouveaux bureaux reflètent sa nouvelle identité et s'alignent sur notre philosophie. »
SOUTIEN À L'AMÉNAGEMENT DU LIEU DE TRAVAIL
L'analyse du lieu de travail
permet de cartographier et d'analyser les besoins et les schémas de travail avant de concevoir un nouveau bureau. Grâce à des outils et des ateliers spécifiques, le personnel est impliqué tout au long du parcours de changement pour créer un engagement et une participation. Sur la base des résultats, des recommandations sont données concernant l'aménagement, l'allocation de l'espace et les méthodes de travail. Pour en savoir plus sur notre analyse du lieu de travail Next Office®, cliquez ici.
« Kinnarps nous a tout de suite confirmé qui nous étions sur la bonne voie et nous a donné les outils pour poursuivre le processus. Nous avons particulièrement apprécié la grande transparence de l'équipe Kinnarps, qui nous a laissé la liberté de suivre le processus Next Office en passant par les étapes qui nous intéressaient. Nous avions vraiment le sentiment qu'elle avait à cœur de créer les meilleures solutions en fonction de nos besoins et que son intention ne se résumait pas à vendre ses propres meubles. Notre collaboration s'est déroulée sur un pied d'égalité. »
Johanna Donker, conseillère en affaires et responsable du projet de transformation chez Almi Jönköping
UN ATELIER ET UN « GUIDE DE SAVOIR-VIVRE » EN GUISE D'INTRODUCTION
Le projet a été mis en œuvre en 2017 et les nouveaux locaux étaient prêts au mois de novembre de cette même année. Au moment où Kinnarps s'est engagée dans le projet, une étude pilote avait déjà été réalisée et une première proposition de répartition des zones avait déjà été élaborée. Notre coopération avec Kinnarps a débuté au siège de Kinnarps, où le groupe responsable du projet d'Almi a découvert des environnements de bureaux stimulants, discuté de sa vision, de ses objectifs, des risques et des possibilités et présenté les différentes zones à mettre en place dans le bureau. S'ensuivit un atelier consacré aux collaborateurs, qui s'est tenu dans les locaux de Kinnarps à Jönköping. Henrik Axell, le responsable du concept Next Office de Kinnarps, a également présenté un exposé sur les environnements et les méthodes de travail du futur dans le but d'amener les participants à explorer de nouvelles pistes de réflexion et de les encourager à adopter de nouvelles méthodes.
« L'entreprise rassemble des collaborateurs aux rôles très variés, souligne Henrik Axell. Certains travaillent dans le domaine de la finance, d'autres font valoir leur ouverture à l'extérieur dans le cadre de rencontres avec les clients, ce qui signifie qu'ils n'ont pas les mêmes besoins. La confidentialité posait également un défi. Aussi, après avoir examiné tous ces aspects, nous avons créé un guide de savoir-vivre décrivant les comportements communs auxquels les collaborateurs avaient convenu d'adhérer dans les différentes zones. Nous avons également étudié l'ergonomie du lieu de travail en nous concentrant sur la liberté de mouvement des collaborateurs, sur la diversification des environnements et sur l'intégration de solutions acoustiques. »
LA RÉUTILISATION AU PREMIER PLAN
Sur la base des conclusions de l'atelier, différentes zones ont été aménagées avec des produits et des solutions adaptés aux besoins du personnel. Des meubles existants et neufs ont été combinés pour satisfaire le souhait d'Almi de mettre l'accent sur la réutilisation et le recyclage.
« Nous avons réutilisé toutes les chaises de bureau, qui étaient en bon état, ainsi que la grande table de réunion et de nombreux autres meubles qui se mariaient idéalement aux nouveaux articles. Cette approche est essentielle non seulement dans une perspective de durabilité, mais aussi parce que nous dépensons de l'argent public et qu'il est de notre responsabilité d'en faire bon usage. »
« Bien qu'Almi souhaitait un environnement ouvert, il est toujours possible de créer des zones procurant une certaine intimité dans les locaux. Il est important de souligner que les environnements basés sur les activités ne signifient pas nécessairement des environnements ouverts et des bureaux en espace ouvert. Le facteur déterminant réside toujours dans les besoins des collaborateurs ! »
Henrik Axell, responsable du concept Next Office chez Kinnarps en Suède
DES SALLES ADAPTÉES À TOUS LES TYPES DE RÉUNION
Les locaux comportent diverses salles de réunion conçues pour répondre à tous les besoins. Les salles adaptées aux rencontres externes comportent, entre autres, des éléments d'une salle de réunion classique, une table de réunion ainsi que des chaises adaptées aux réunions actives. La salle combinant la table réglable en hauteur Hal aux tabourets Frisbee a quant à elle conquis les collaborateurs.
PLEIN SUCCÈS POUR LES ESPACES DE TRAVAIL SE PRÊTANT À UN FAIBLE NIVEAU DE CONCENTRATION
Les postes de travail les plus appréciés se trouvent dans la zone adaptée aux tâches nécessitant peu de concentration et dotée de bureaux réglables en hauteur de la Série[P], qui se remplit rapidement le matin. Dans cette salle, les collaborateurs peuvent discuter autant qu'ils le souhaitent, et bon nombre d'entre eux ont constaté une amélioration de la coopération entre les différents services. Avant la transformation, une analyse complète du processus de gestion des documents de l'organisation a été réalisée. En outre, les documents papier ont été numérisés dans la mesure du possible. À côté de la salle se prêtant à un faible niveau de concentration se trouvent des petits espaces où passer des appels téléphoniques et des petites salles de réunions pour une à deux personnes.
« Je me sens plus énergique au travail depuis la transformation. Ces locaux sont fantastiques et j'aime beaucoup venir ici. La disposition articulée autour de différentes zones offre de nouvelles opportunités d'échange au travail. En effet, nous ne croisons pas toujours les personnes avec lesquelles nous travaillons jour après jour. Nous échangeons davantage sur les différents dossiers et entre les différents services, car l'endroit où nous nous asseyons ne dépend pas du service auquel nous appartenons. C'est selon moi un atout qui profite aussi bien à nous qu'aux clients. La réalisation des tâches est plus rapide et plus efficace, et l'échange d'idées se fait différemment. »
Markus Jonsson, responsable du développement commercial axé sur l'international chez Almi Jönköping
ESPACES SE PRÊTANT À UNE CONCENTRATION MOYENNE ET ÉLEVÉE POUR MIEUX CENTRER SON ATTENTION
Plusieurs options s'offrent aux collaborateurs qui nécessitent une concentration accrue au travail. Ceux-ci peuvent se rendre dans un espace de bureaux ouvert propice à une concentration moyenne ou dans l'une des salles réservées aux tâches exigeant une grande concentration. Tous les postes de travail sont équipés de bureaux réglables en hauteur et ergonomiques de la Série[P]. Ces espaces sont également accolés à des salles réservées au travail d'équipe et à des salles de travail pouvant accueillir une à deux personnes. Un tapis de course a notamment été installé dans l'une de ces salles de travail pour ceux qui souhaitent faire de l'exercice différemment.
SALON ET SALLE DE RESTAURATION
Le salon et la salle de restauration jouxtent l'entrée et les zones publiques. Ici, Kinnarps et Almi ont opté pour des solutions fonctionnelles qui favorisent la réalisation des diverses activités. On y trouve par exemple un projecteur et un écran rétroprojecteur pour les présentations et les conférences tant internes qu'externes. Non loin de là, il y a également plusieurs salles de réunion utilisées à la fois pour les réunions internes et externes. L'entrée, quant à elle, a fait l'objet d'une attention particulière et a été aménagée en un havre de paix chaleureux, bercé de musique et muni de sièges élégants.
« Notre nouvel espace de bureaux valorise mon rôle de leader. Nous pouvons désormais choisir notre cadre de travail en fonction de la tâche, mais la plupart d'entre nous optent pour les espaces ouverts. Ainsi, je me retrouve souvent au milieu de conversations informelles lorsque j'entreprends quelque chose, ce qui me permet d'échanger avec mes collègues et d'apporter ma contribution. Notre nouvel environnement de bureau favorise la coopération et contribue à améliorer les dates de livraison aux clients. Il m'est également plus facile de recevoir des commentaires sur mon travail en tant que directeur. De plus, je trouve que les nouveaux collaborateurs trouvent leurs repères et comprennent leur rôle plus rapidement dans ce type d'environnement. »
Carl Nyström, PDG d'Almi Jönköping
UN SUIVI CONTINU
Les nouveaux locaux ne manquent pas d'espace. Ceux-ci couvrent une superficie totale de 640 mètres carrés partagée par 25 à 30 collaborateurs. Si l'on calcule le nombre de postes de travail, des bureaux aux salles de réunions, en passant par les autres environnements, chaque collaborateur dispose de cinq espaces au choix. Cette décision stratégique a été prise pour faciliter une croissance flexible à mesure que le nombre de collaborateurs augmente.
« Tout fonctionne à merveille, apprécie Johanna Donker. Nous constatons que cette méthode de travail permet à la direction d'affirmer la nouvelle identité d'Almi plus rapidement. Dans le même temps, nous avons abattu les murs et transformé le rôle des collaborateurs. Nous reconnaissons parfaitement que ce processus de changement requiert un suivi continu. »
Un suivi mensuel a été mis en place pour vérifier les résultats des changements et déterminer si certaines des solutions installées dans le bureau nécessitent un ajustement.
« Il est essentiel de déterminer clairement si le problème provient réellement d'une chaise en particulier, par exemple, ou si nous devons modifier notre comportement. Il est facile de reprendre ses anciennes méthodes et habitudes. Pour éviter cela, nous discutons, ajustons et ajoutons des éléments en permanence. »
Dans le cadre d'un atelier de suivi organisé en collaboration avec Kinnarps, les collaborateurs et le responsable du concept Next Office Henrik Axell ont comparé les résultats par rapport aux attentes, formulé des suggestions d'amélioration et révisé le guide de savoir-vivre de l'entreprise.
« Bien entendu, il est plus difficile d'évaluer les gains d'efficacité et de productivité, mais j'ai le sentiment que nous avons progressé dans ces domaines et que nous pouvons encore nous améliorer davantage. »
Almi dispose également d'un conseil appelé ENAS qui remplit une fonction de soutien auprès de la direction.
« Nous évaluons régulièrement le taux de satisfaction au travail des collaborateurs et l'environnement de travail dans le cadre d'une enquête, explique Carl Nyström, PDF d'Almi Jönköping. Les collaborateurs ont toujours donné des notes élevées aux questions portant sur la satisfaction au travail et sont très fiers de leur environnement de travail. Bien entendu, il est plus difficile d'évaluer les gains d'efficacité et de productivité, mais j'ai le sentiment que nous avons progressé dans ces domaines et que nous pouvons encore nous améliorer davantage. »
« L'atelier de suivi que nous avons organisé avec Kinnarps était axé sur deux questions : que pouvons-nous encore perfectionner pour améliorer l'expérience du client, et comment pouvons-nous accroître davantage notre efficacité dans l'environnement existant ? La révision du guide de savoir-vivre s'est également révélée bénéfique. Entre autres choses, nous avons ajusté les diverses zones propices à la concentration et instauré un meilleur équilibre entre les espaces se prêtant à un niveau de concentration moyen ou élevé. Nous avons notamment conclu qu'il fallait indiquer clairement aux collaborateurs qu'ils pouvaient s'intégrer et discuter même dans les zones favorisant une concentration moyenne, à condition de respecter certaines limites. »
Les résultats du projet de transformation d'Almi Jönköping ont également eu une incidence notable au-delà des murs du bureau. Johanna Donker a reçu le prix de l'Innovatrice de l'année au sein du groupe Almi pour son rôle de responsable du projet ENAS. Le bureau de Jönköping joue un rôle modèle pour les autres bureaux d'Almi qui souhaitent mener à bien leur transformation sur la base du rapport final du projet. Ce projet suscite un immense écho !
SYNTHÈSE :
- Almi Jönköping a décidé de considérer la rénovation de ses locaux comme faisant partie intégrante d'un projet de transformation, en personnalisant les méthodes de travail et l'aménagement intérieur de façon à appuyer le personnel au fil des changements apportés en continu à l'entreprise.
- Le projet a reposé sur la participation de chacun. Tous les collaborateurs se sont impliqués dans le processus et ont pris part à des ateliers et à l'élaboration du guide de savoir-vivre. Un groupe de projet était chargé de diriger le projet et d'en assurer le suivi.
- L'application des technologies informatiques constituait un facteur de réussite et a été intégrée dès le début du projet. Le bureau fonctionne sans papier, toutes les salles de réunion peuvent être réservées via Outlook et l'utilisation d'une application permet d'accueillir et de laisser entrer les clients.
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